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Was ist Robotic Process Automation (RPA)?

| Autor / Redakteur: Otto Geißler / Ulrike Ostler

Die RPA-Technologie imitiert einen Mitarbeiter, indem er sich in Anwendungen einloggt, Daten eingibt, Aufgaben erledigt, Berechnungen vornimmt und sich ebenso wieder ausloggt.
Die RPA-Technologie imitiert einen Mitarbeiter, indem er sich in Anwendungen einloggt, Daten eingibt, Aufgaben erledigt, Berechnungen vornimmt und sich ebenso wieder ausloggt. (Bild: © djama - stock.adob.com)

Robotic Process Automation (RPA) bezeichnet die vollautomatisierte Bearbeitung von strukturierten Arbeits- oder Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter, die auf Künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Physisch existente Roboter kommen hierbei jedoch nicht zum Einsatz.

Robotic Process Automation erlaubt die Automatisierung von sich ständig wiederholender Prozesse, die sonst von Menschen ausgeführt werden müssen. Software-Roboter (Bots) übernehmen die Aufgaben von Menschen und kommunizieren mit anderen Softwaresystemen.

Dabei hendelt es sich hierbei nicht um physische Roboter, wie sie in der Fertigungsindustrie anzutreffen sind, sondern um Software-Anwendungen, die eine menschliche Interaktion über User-Interfaces von IT-Systemen imitieren. Dafür kommen Software-Tools zum Einsatz, die definierte Prozesse komplett autonom steuern.

Historische Entwicklung

Der Begriff der RPA ist allerdings nichts Neues und kann bis in die frühen 2000er Jahre zurückverfolgt werden. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung entwickelte sich aus drei verschiedenen Schlüsseltechnologien: Screen Scraping, Workflow-Automatisierung und Künstliche Intelligenz (KI). Screen Scraping beschreibt beispielsweise die Erfassung dargestellter Daten auf Displays von Legacy-Anwendungen, um sie dann auf einer moderneren Benutzeroberfläche anzuzeigen.

Die zweite Schlüsseltechnologie, die Workflow-Automatisierungssoftware, ersetzt manuelle Dateneingaben durch Menschen. Auf diese Weise wird die Auftragserfüllungsrate, die Prozessgeschwindigkeit, die Effizienz als auch die Präzision erhöht. Mittels Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht es IT-Systeme Aufgaben zu realisieren, die normalerweise menschliche Intelligenz erfordern.

Unterschied zur herkömmlichen Automatisierung

RPA ist dank KI im Vergleich zu einer „regulären“ IT-Automatisierung in der Lage, sich an veränderte Umstände und neue Situationen anzupassen. Nach dem Training der RPA-Software zur Erfassung der Prozesse in bestehenden Software-Anwendungen, kann sie Daten verändern, reagieren, neue Aktionen starten und selbstständig mit anderen Systemen interagieren. Robotic Process Automation ist vor allem für Unternehmen nützlich, die viele verschiedene und komplizierte Systeme aufweisen sowie fließend miteinander kommunizieren müssen.

Wenn zum Beispiel in einem elektronischen Formular aus einem Adressfeld die Postleitzahl fehlt, müsste mit einer herkömmlichen Automatisierungssoftware das Formular von einem Mitarbeiter ergänzt werden, indem er die Postleitzahl heraussucht und dann in das Formular einträgt. Die RPA-Technologie ist jedoch dazu befähigt, selbst zu lernen und sich selbst zu korrigieren, indem es den Fall als Ausnahme behandelt und ohne menschliches Zutun die fehlenden Daten ergänzt.

Wesentliche Vorteile und mögliche Anwendungen

Eine robotergesteuerte Prozessautomatisierung arbeitet nicht nur rund um die Uhr, sondern auch noch fehlerfrei, kostengünstiger und wesentlich schneller als ein Mensch. Zudem dokumentiert die RPA lückenlos alle anfallenden Aufgaben. Ohne teure Schnittstellen lassen sich so auf ganz einfache Weise Medienbrüche überwinden. Damit können viele Prozesse in zwei bis sechs Wochen, also von der Planung bis zur Realisierung, automatisiert werden.

Robotic Process Automation kann den Kundenservice für Unternehmen optimieren, indem Aufgaben wie zum Beispiel Überprüfung von E-Signaturen oder Informationen für Genehmigungen oder Ablehnungen automatisiert werden. RPA kann bei wiederholenden Tätigkeiten im Rechnungswesen, Transaktionsberichtswesen und in der Budgetierung die Mitarbeiter unterstützen.

Funktionierende Beispiele

Finanzdienstleister können die RPA-Technologie für Devisenzahlungen, Kontoeröffnungen und -schließungen, Verwaltung von Prüfungsanträgen und Bearbeitung von Versicherungsfällen nutzen. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung kann ebenso bei der Automatisierung von Aufgaben im Personalwesen helfen. Dazu gehören Onboarding, Offboarding, Aktualisierung von Mitarbeiterinformationen und Zeiterfassung.

Im Supply Chain Management (SCM) kann RPA für die Automatisierung der Auftragsabwicklung, der Beschaffung, des Zahlungsverkehrs, die Überwachung der Lagerbestände und die Sendungsverfolgung zum Einsatz kommen. Medizinische Organisationen des Gesundheitswesens können RPA für die Bearbeitung von Patientenakten, Reklamationen, Patientenunterstützung, Kontoführung, Abrechnung, Reporting und Analysen verwenden.

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