Fragen zu RPA? Keine Angst vor Robotic Process Automation!

Robotic Process Automation (RPA) gehört derzeit definitiv zu den IT-Buzzwords. Aber was genau hat es mit dieser Technologie eigentlich auf sich? Uipath, Anbieter für Enterprise Robotic Process Automation, beantwortet die wichtigsten Fragen.

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DataCore Software GmbH

Fujitsu Technology Solutions GmbH

„Nur keine Angst vor RPA!“, so Walter Obermeier, Managing Director & Vice President Sales DACH bei Uipath in München. „Sie ist keine Bedrohung, sondern ein Versprechen. Sie übergibt endlich die Aufgaben an Roboter, die von ihrer Natur her auch für Roboter gemacht sind. RPA befreit die Menschen von repetitiven und anspruchslosen Tätigkeiten und verschafft ihnen damit Freiraum für kreative Aufgaben.“ Das jetzt erst einmal der Reihe nach:

Was ist das? Die Arbeitsabläufe der meisten Mitarbeiter in Unternehmen sind heute IT-gestützt. Dennoch sind an vielen Stellen nach wie vor manuelle Eingriffe erforderlich, die völlig simpel sind und immer und immer wieder ausgeführt werden müssen. Die Mitarbeiter füllen Formulare händisch aus, lesen Daten aus einem bestimmten System ab und tippen sie in ein anderes ein, oder kopieren vorhandene Dokumente in andere Ordner. Durch RPA werden solche Tätigkeiten nun von Software-Robotern übernommen.

Wie arbeiten Software-Roboter? Die Software-Roboter machen im Prinzip genau dasselbe wie die Menschen. Sie öffnen etwa ein bestimmtes System, melden sich dort an, lesen benötigte Daten aus, melden sich in einem weiteren System an, und tragen die ausgelesenen Daten dort an den richtigen Stellen ein. Da sie dabei mit den Benutzerschnittstellen der Softwaresysteme arbeiten, muss nicht für jeden einzelnen Teilprozess eine aufwändige und teure Integration geschaffen werden. Die Roboter setzen einfach auf die vorhandene IT-Infrastruktur auf, wodurch eine unkomplizierte und kostengünstige Automatisierung im großen Stil möglich wird.

Was sind die Vorteile von RPA? Durch die Automatisierung bislang manuell ausgeführter Tätigkeiten hat RPA natürlich das Potenzial zu massiven Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen. Sie kann aber auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter enorm erhöhen, da sie von lästigen anspruchslosen Routinetätigkeiten befreit werden.
Durch die Reduzierung menschlicher Fehlerquellen steigt in der Regel die Qualität der Prozesse. Ähnliches gilt für die Compliance. Unternehmen haben die Sicherheit, dass die Prozesse genau so ablaufen, wie es durch ihre internen Richtlinien oder gesetzliche Regelungen vorgeschrieben ist.

Welche Prozesse eignen sich dafür? Prozesse, die auf klar strukturierten Informationen basieren und eindeutigen festen Regeln folgen, ließen sich mit RPA am besten und im Allgemeinen auch durchgängig automatisieren, so Uipath. Aber auch Abläufe, die komplexer sind oder hin und wieder Ausnahmen aufweisen, könnten von RPA profitieren, denn sie sind zumeist teilautomatisierbar. Da die bestehenden Prozesse im Laufe von RPA-Implementierungen genau analysiert werden, lassen sie sich außerdem häufig auch noch effizienter gestalten.

Wo liegen die Einsatzgebiete? Klar definierte, standardisierte und einfache Prozesse, die stark repetitiv sind, finden sich vor allem in branchenübergreifenden Funktionen wie Personalverwaltung, Finanzbuchhaltung oder IT-Administration. Aber auch viele branchenspezifische Prozesse erfüllen diese Kriterien. Dazu zählen etwa die Lagerbestandsführung in der Fertigungsindustrie und im Groß- und Einzelhandel, die Bonitätsbeurteilung im Finanzwesen oder die Änderung von Bürgerdaten in der öffentlichen Verwaltung.

Ist RPA eine künstliche Intelligenz? Diese Frage sei allein schon deshalb kaum zu beantworten, weil es keine allgemein anerkannte Definition von Künstlicher Intelligenz gibt, heißt es von Uipath. Fakt sei aber: RPA nutzt Technologien wie Machine Learning, die gemeinhin als typische KI-Technologien gelten. Sie ermöglichen den Software-Robotern, auch Prozesse zu übernehmen, in deren Verlauf Entscheidungen getroffen werden müssen. Sie könnten dann beispielsweise eingehende E-Mails thematisch klassifizieren und direkt weiterverarbeiten.

Zerstört sie Arbeitsplätze? RPA kostet laut Uipath keine Arbeitsplätze, sondern befreit die Menschen von stupiden Routinetätigkeiten, wodurch sie mehr Freiraum für kreative und anspruchsvolle Aufgaben gewinnen. Zudem könne sie die Antwort auf den demografischen Wandel geben. Schon bald gehen sehr viele Mitarbeiter in den Ruhestand und können wegen mangelndem Nachwuchs nicht einfach ersetzt werden. Durch RPA werden Unternehmen und Behörden in der Lage sein, ihre Aufgaben dennoch auch weiterhin zu erfüllen.

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