Vom SAP-ERP nach S/4 HANA Wie findet ein Unternehmen den passenden SAP-Migrationsdienstleister?

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Tool-gestützt den am besten passenden Dienstleister für eine Migration von „SAP ERP“ auf „S/4 HANA“ finden - das leistet die Online-Plattform „IT-Matchmaker“ des Aachener Consulting-Hauses Trovarit. Das strukturierte Vorgehen senkt das Projektrisiko.

Nicht nur beim Einführen betriebswirtschaftlicher Standardsoftware (ERP/Enterprise Resource Planning), sondern auch bei Release-Wechseln werden viele Projekte teurer und dauern länger als geplant. Die Gründe dafür sind vielfältig. Ein weitgehend unbeachteter Kostentreiber ist die Wahl des Implementierungspartners.

Volker Liestmann, der beim Aachener Consulting-Haus Trovarit als Vorstand für das Beratungsgeschäft verantwortlich ist, erläutert: „Im Rahmen einer wettbewerbsorientierten Sourcing-Strategie für eine SAP S/4 HANA-Migration sollte der Auftraggeber vor dem Projektstart den besten Dienstleister evaluieren, eine sichere vertragliche Vereinbarung erarbeiten und eine gute Ausgangsbasis für die kommerziellen Verhandlungen aufbauen.“ Er setzt hinzu: „Das senkt das Projektrisiko.“

Trovarit nutzt für die Auswahl des am besten passenden Migrationsdienstleisters das Portal IT-Matchmaker: „Den IT Matchmaker haben wir 2001 als Werkzeug entwickelt, um Marktrecherchen und Ausschreibungen für unternehmensweite Standardsoftware durchzuführen“, so Liestmann.

„In den vergangenen zehn Jahren sind Komponenten für agiles Projekt-Management und collaborative Aufgaben-Management hinzugekommen.“ Gesteuert hat Trovarit damit inzwischen mehrere hundert Projekte. Mit dem Portal IT-Matchmaker lässt sich nicht nur das zu einem Unternehmen passende ERP-System finden, sondern auch der geeignete Implementierungspartner für die Migration von SAP ERP auf SAP S/4 HANA.

SAP Partner Finder als erste Orientierung

Ein strukturiertes Auswahlverfahren führen die Unternehmen selten durch. „Gerade bei SAP S4/ HANA Migrationen ziehen Verantwortliche oft reflexartig das aktuelle SAP-Systemhaus in Betracht“, berichtet Liestmann aus der Praxis. Dabei ist der Markt an potenziellen Implementierungspartnern groß und heterogen. Genügend Systemhäuser verfügen über viel Erfahrung, oft jahrzehntelange Zusammenarbeit mit SAP, verschiedene Partnerrollen und unterschiedliche Partnerstatus und Zertifizierungslevels gemäß des 'SAP Partner-Edge'-Programms wie beispielsweise Silber-, Gold- und Platin-Partner.

Vor dem Einsatz des IT-Matchmaker-Portals erfolgt ein Blick auf den „Partner Finder“ auf der SAP-Homepage, der eine erste Orientierung über den SAP-Partnermarkt bietet. Mit Hilfe von Filtern lassen sich die im SAP Partner-Programm gelisteten SAP-Dienstleister selektieren.

Eine Suche nach Partnern, die ‚Project Services‘ für die Lösungen ‚SAP ERP‘ und ‚SAP S/4 HANA‘ anbieten, ergibt weltweit mehr als 1.550 Treffer. Für den deutschen Markt sind es etwas mehr als 230 Systemintegratoren.

Ein zusätzlicher Filter grenzt die Liste der Partner auf eine ‚Fokusbranche‘ ein. Wählt man beispielsweise ‚industrielle Fertigung“‘, hat die Liste etwa 160 Anbieter, für die Branche ‚Handel‘ sind es etwas mehr als 130 und für ‚Life Sciences‘ zirka 100 Anbieter.

Das ist wichtig

Eine professionelle SAP-Systemhausauswahl und Projektvergabe sollte aus Sicht von Trovarit sukzessive das Anbieterumfeld verkleinern und gut vergleichbare Informationen von den potenziellen SAP-Partnern liefern. Hierbei sind laut Liestmann mehrere Fragestellungen wichtig:

• Über welche SAP S/4 HANA-Zertifizierungen verfügt der Partner? Wie viele vergleichbare Migrationen hat der Dienstleister bereits im S/4 HANA-Umfeld durchgeführt?

• Welchen Projektansatz (Greenfield, Brownfield oder Selective Data Transition) empfiehlt der Migrationspartner?

• Wie sieht die projektspezifische Implementierungsmethodik aus, und mit welchen Werkzeugen und Vorlagen arbeitet der Dienstleister?

• Welches Betriebsmodell (Public Cloud, Private Cloud oder On-Premise) empfiehlt der Dienstleister?

Ein Online-Portal mit sieben Modulen

Nun ist das Portal IT-Matchmaker an der Reihe. Trovarit verfolgt damit im Auswahlprozess eine mehrstufige Vorgehensweise, die sieben Module enthält. Im ersten Modul ‚Start-up‘ definieren die Consulter gemeinsam mit dem Auftraggeber das Projekt. Hier werden die Zielsetzung, der Projektterminplan, die Projektdokumentation und das Projekt-Controlling vereinbart.

Im darauffolgenden Modul ‚Projektanfrage‘ wird ein so genannter Projektsteckbrief mit allen relevanten Informationen für einen 'Request for Information' zusammengetragen. Gleichzeitig entstehen die Inhalte der Anfrage und der Verteiler. Über den IT-Matchmaker wird die Projektanfrage an die potenziellen Systemhäuser versendet.

Mittels des Projekt-Chats können die Anfrageteilnehmer qualifizierende Fragen an den Auftraggeber stellen. „Über diesen kontextbezogenen Dialog lassen sich Unklarheiten in den versendeten Unterlagen effizient klären“, führt Liestmann aus. „Falls erforderlich können die entsprechenden Inhalte des Chat-Verlaufs per Knopfdruck allen angefragten Anbietern zur Verfügung gestellt werden.“ Basierend auf den Antworten der angefragten Systemhäuser werden die favorisierten Top-3-SAP-Partner für die später folgende Ausschreibung ermittelt.

Parallel dazu

Parallel zur Projektanfrage wird im Rahmen einer ‚Fit-Gap-Analyse“ der Projektumfang grob abgestimmt. Für das Sourcing im SAP-Umfeld hat es sich bewährt hierbei auf die von SAP bereitgestellte Liste der 'Scope Items' zurückzugreifen.

Scope Items sind einzeln aktivierbare Einheiten der SAP Best Practices. Die Best Practices wiederum sind vorkonfigurierte, integrierte und sofort verfügbare Geschäftsprozesse. Mit der Ausprägung, welche dieser rund 700 Elemente im Leistungsumfang der S/4 HANA Migration erforderlich sind, erhält man laut Liestmann einen ersten Indikator für die Projektkomplexität. Darüber hinaus sei es empfehlenswert, bei der Bewertung der Scope Items auch parallel zu ausgewählten Prozessen/Aufgaben, so genannte Fokusthemen aufzunehmen und diese zumindest stichpunktartig zu konkretisieren.

Ein Lastenheft steuert die Vorauswahl

Zur Vorbereitung der anschließenden Vorauswahl ist es erforderlich, ein Ausschreibungs- und Vergabedokument zu erstellen. Hierin wird der gesamte Vergabeprozess dargestellt, die Erwartungen an den Dienstleister beschrieben, die Anforderungen an die Projektmethodik gestellt und die vom Auftraggeber gewünschte Vertragsform konkretisiert. Im Rahmen der Ausschreibung, auch Request for Quotation genannt, bekommen die favorisierten Implementierungspartner den vorher aufgenommene Projektumfang (bewertete Scope Items) sowie die Aufgabenstellungen bezüglich der aufgenommenen Fokusthemen.

Nach der Ausschreibung werden die favorisierten SAP-Dienstleister zu zwei bis dreitägigen Workshops eingeladen. Zur Vorbereitung des Workshops erhalten die Dienstleister ein Drehbuch, das die Erwartungen an den Ablauf und die Aufgaben-/Fragestellungen für diesen Termin beschreibt.

Ausgehend von den bisherigen Vorarbeiten werden Lösungsansätze zu den Fokusthemen erwartet, die Darstellung der Projektmethodik behandelt, eine Empfehlung für den Projektansatz (Bownfield, Greenfield oder Selective Data Transition) sowie das Betriebsmodell abgefragt. Um die Schlüsselpersonen des Projektes kennen zu lernen, führt Trovarit Interviews mit dem designierten Projektleiter und Solution Architect und befragen darüber hinaus ausgewählte Referenzkunden telefonisch.

Eine Matrix beschreibt die Verantwortlichkeiten

Ergebnis der Ausschreibung und Endauswahl ist eine abschließende Gesamtbewertung. „Durch die strukturierte Vorgehensweise lassen sich alle vorliegenden Informationen sehr gut miteinander vergleichen und zu einem Gesamtwert je Anbieter und System verdichten“, erläutert Liestmann. „Die Gesamtbewertung berücksichtigt alle relevanten Bewertungsaspekte und stellt sie den Kostenangaben der Anbieter gegenüber.“

Als abschließender Schritt steht die Vertragsverhandlung mit dem Top-Anbieter an. Wesentlich für die vertragliche Vereinbarung ist neben den rechtlichen und kommerziellen Aspekten die Festlegung der Verantwortlichkeiten für alle relevanten Projektaufgaben in einer so genannten RACI-Matrix.

Der Name RACI leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consultet und Informed ab. Es entsteht ein detailliertes Lastenheft.

Trovarit nutzt hierzu die im IT-Matchmaker hinterlegte eigene Vorlage mit etwa 400 Projektaktivitäten. Als Vertragsform für SAP S/4 HANA Migrationen hat sich ein Modulvertrag bewährt. Über einen Rahmenvertrag werden alle phasenübergreifenden Themen festgelegt. Mit Abschluss einer Projektphase werden der Leistungsumfang und die zu liefernden Ergebnisse für die nächsten Projektphasen definiert und verbindlich in einem entsprechenden Einzelvertrag vereinbart.

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