Wie man Software-Bau-Ruinen vermeidet Was bedeutet genau ERP und wie finde ich die richtige ERP-Software?

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Enterprise-Resource-Planning (ERP-)Software ist der informationstechnische Maschinenraum eines Unternehmens. Wenn dort etwas nicht rund läuft, kommt das ganze Unternehmen in Schieflage.

Die Abkürzung ERP (Enterprise Resource Planning) wird meist in der Zusammensetzung „ERP-Software“ benutzt. Das hat seinen guten Grund, denn die integrative Planung und Bewirtschaftung aller Unternehmensressourcen ist überhaupt erst mit einer breit umgesetzten Digitalisierung möglich geworden. Vorher wurde die Waren- und Personalwirtschaft entweder händisch abgewickelt oder mit digitalen Insellösungen für einzelne Bereiche wie Personal, Rechnungswesen, Finanzbuchhaltung oder Vertriebsaktivitäten.

Die eben genannten Sachgebiete gehören zu den Kernbereichen der Unternehmensressourcen, das heißt: Sie sind in Betrieben jeder Größe und Couleur vorhanden. Ansonsten variiert das, was zu den Ressourcen eines Unternehmens gehört, außerordentlich. Beispielsweise wird ein Chemie-Unternehmen viele Ressourcen-Module benötigen, die ein Finanzdienstleister nicht einsetzt und sicherlich gilt das auch umgekehrt.

Zwar führt die durch das Internet vorangetriebene digitale Transformation Unternehmen, die sich vor zehn Jahren in ihrem Selbstverständnis noch sehr fremd gewesen sind, mittlerweile oft eng zusammen – wer langfristig überleben will, wird sich beispielsweise der heute dominierenden Plattform-Ökonomie kaum verweigern können -, trotzdem benötigt ein Unternehmen, das Flugzeuge, Autos, Stadtbahnen oder Hochgeschwindigkeitszüge produziert, in Teilbereichen andere Module als eine Plattform für Mobilitäts-Dienstleistungen.

Gleichwohl gilt: wenn Autobauer und Carsharing-Anbieter oder Bahnbetreiber, Autobauer und Künstliche-Intelligenz-Software-Entwickler organisatorisch zusammenwachsen – was abzusehen ist - , dann werden sie wohl mit einem gemeinsamen Kern-ERP-Modul bedient werden wollen.

Friedliche Koexistenz durch Two-Tier-ERP-Konstellationen

Zusammenschlüsse von Unternehmen mit verschiedenen Kulturen und aus verschiedenen Branchen waren schon immer eine große Herausforderung für den Betrieb von ERP-Systemen. Wenn das eine Unternehmen ein SAP-System einsetzt und das andere die ERP-Suite von Oracle, oder wenn das eine Unternehmen schon lange mit integrierten ERP-Prozessen Erfahrung hat, das übernommene Unternehmen aber noch Insellösungen hat und an einigen Stellen noch mit Excel-Tabellen arbeitet, dann ist das Zusammenspiel nicht einfach. Man kann sich gerade bei weltweit ausgerichteten Firmen die verzwicktesten Konstellationen in Sachen „Enterprise-Resource-Planning“ vorstellen, sie werden oft durch die Realität übertroffen, die manchmal jede Vorstellungskraft übersteigen kann.

Bevor man in solchen scheinbaren Nicht-Kompatibilitäts-Konstellationen ein „ERP-Integrations-Projekt“ (mit ungewissem Ausgang) aufsetzt, tut man oft gut daran, eine möglichst „friedliche Koexistenz“ zweier ERP-Systeme beziehungsweise zweier ERP-Kulturen zu organisieren. Im IT-Jargon wird das „Two-Tier-Modell“ genannt. Ein solches Two-Tier-ERP-Modell hat seine eigenen Tücken, vor allem wenn die involvierten ERP-Kulturen sehr unterschiedlich sind und die eingesetzten Instrumente in ihrem Umfang weit auseinander klaffen, aber ein leidlich dahin ruckelndes Two-Tier-Modell ist immer noch besser als eine ewige weltweite ERP-Integrations-Baustelle.

Die Gesamtkosten einer Lösung im Blick haben

Der Funktionsumfang der heutigen ERP-Systeme ist einerseits dadurch geprägt, dass immer mehr Aufgabenbereiche, Organisationsformen und IT-Techniken durch entsprechende Software-Module abgebildet werden – Social Media-Module, Künstliche-Intelligenz-Module oder auch Mobile ERP sind dafür Beispiele -, dass andererseits und im Gegenzug aber auch immer mehr leichtgewichtige und (hoffentlich) entsprechend preiswertere Systeme auf den Markt kommen.

Gerade kleine und mittlere Unternehmen können sich die hohen Kosten der großen Systeme auch gar nicht leisten. Wobei die Kosten für den Kauf oder die monatliche Mietrate in der Regel nicht der eigentliche Stolperstein sind. Teuer wird es in der Regel bei der Umsetzung des Projekts in der betrieblichen Praxis. Wer da nicht aufgepasst und von vornherein eine effiziente Kostenkontrolle etabliert, gerät schnell auf die schiefe (Finanz-)Bahn.

Wie immer in der IT, sollte man nach dem altrömischen Grundsatz „Was immer du tust, bedenke das Ende“ die „Total Cost of Ownership“ (TCO), also die Gesamtkosten einer Lösung über einen plausiblen Zeitraum (zehn bis 15 Jahre zum Beispiel) als Richtwert nehmen. Mit dieser (an sich selbstverständlichen) Betrachtungsweise können sich dann Preisvorteile von Open Source Produkten (die es natürlich auch im ERP-Bereich gibt) relativieren, weil Beratungs-, Implementierungs- und Support-Kosten nicht vernünftig durchgerechnet worden sind. Um nicht missverstanden zu werden: Der Einsatz von ERP-Open-Source-Produkten kann oft durchaus sinnvoll und lohnend sein.

Auch bei den weiteren Preismodellen (Kauflizenz, monatliche Mietraten) sollte immer die jeweilige Unternehmens-Situation über eine Dekade oder länger analysiert und eine Prognose versucht werden. In vielen Fällen dürfte eine wie auch immer geartete Mietlösung keine schlechte Entscheidung sein; und Open Source dürfte vor allem in Fällen, in denen softwaretechnisch affines Personal zur Hand ist, eine attraktive Lösung sein.

Das ERP-Projekt als Bau-Ruine

ERP-Lösungen, ganz gleich für welche Unternehmensgröße, mit welcher Funktionsbreite und für welchem Einsatz-Zweck, gibt es in unterschiedlicher Gestalt: als Vor-Ort-Lösung für das eigene Rechenzentrum und den Betrieb in Eigenregie, als Managed-Service-Lösung im eigenen Rechenzentrum, als Cloud-Lösung in den Ausprägungen Public Cloud, Privat Cloud oder auch Hybrid Cloud oder als mobile ERP-Lösung. Die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen sind nicht ERP-spezifisch und sollen hier nicht diskutiert werden.

Zusammenfassend listen wir noch einmal die Parameter auf, die bei der Wahl eines ERP-Systems eine Rolle spielen (sollten):

• Soll das ERP-System mit einem oder mehreren anderen ERP-Systemen im Konzern zusammenspielen?

• Sollen die Social-Media-Aktivitäten in das System integriert werden?

• Sollen neue Techniken, zum Beispiel aus dem KI-Bereich, integriert werden?

• Soll die mobile Welt des Unternehmens integriert werden - und wenn ja, vielleicht sogar als zentrales Element?

• Will man ein Kauf- oder ein Mietmodell?

• Und falls man sich für ein Mietmodell entscheidet: Wie sollte dieses Mietmodell gestaltet sein?

Na ja, und dann sind da noch die Kosten. Da sollte man bei Preisvergleichen nicht oberflächlich rechnen, denn versteckte Kosten, die man nicht entdeckt hat, können einem sehr teuer zu stehen kommen.

Solche unvorhergesehenen, aber vorhersehbaren Kosten entstehen nicht selten dadurch, dass man das angestrebte System nie wirklich zum Laufen kriegt. Das ERP-Projekt als Bau-Ruine ist ein Albtraum, den schon viele IT-Leiter träumen mussten, obwohl sie ihn sich nicht träumen ließen.

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