Saubere Buchhaltung ist alles! Was ist Asset-Management?

Mit einem Asset-Management weiß ein Unternehmen immer ganz genau, welche Hard- und Software und seit einiger Zeit auch Services sich in einem Rechenzentrum im Einsatz befinden. Spezielle Asset-Management-Tools erstellen komplette Listen über IT-Inventare und halten diese automatisch aktuell.

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Da die IT-Infrastrukturen in den Rechenzentren stets komplexer werden, fällt es zusehends schwerer, einen detaillierten Überblick über alle vorhandenen IT-Assets (Hard- und Software oder Peripherie) zu behalten. Vor allem im Hinblick auf laufende System-Upgrades und Rollouts neuer Technik.

Eine solche Transparenz ist nicht nur für Admins, Security- und sonstige IT-Manager von großer Bedeutung, sondern auch andere Abteilungen wie beispielsweise der Einkauf oder das Controlling sind auf verlässliche Informationen aus der IT angewiesen. Asset-Management ist daher eine klassische Schnittstellendisziplin, die Abläufe aus dem Business- und IT-Bereich miteinander verknüpft und so den Lebenszyklus eines IT-Assets von der Beschaffung bis zur Entsorgung abbildet.

IT ist Wettbewerbsfaktor

Die Bereitstellung einer leistungsstarken IT-Infrastruktur ist häufig mit hohen Kosten verbunden. Eine optimierte Auslastung der vorhandenen IT-Assets sowie eine sorgfältige Instandhaltung identifizieren Einsparpotentiale und tragen dazu bei, die IT-Kosten, zum Beispiel auch Lizenz- und Support-Kosten, nachhaltig zu reduzieren. Zudem kann das Asset-Management beispielsweise feststellen, ob ein Gerät neu hinzu gekommen ist oder das Unternehmen beziehungsweise Datacenter gerade verlassen hat.

Mithilfe eines IT-Asset-Managements erkennt ein modernes Security-System unerwünschte Eindringlinge sowie Schadsoftware und kann rechtzeitig Alarm auslösen. Indem eine gemanagte IT-Ausstattung in einem Datacenter nicht nur IT-Ausgaben optimieren und Risiken reduzieren hilft, kann es auch zu einem äußerst wichtigen Wettbewerbsfaktor werden.

Unternehmens- und IT-Ziele erreichen

IT-Beschaffungen, Wartungs-, Service- und Leasing-Verträge können durch genaue Kenntnisse der Bestands- und Bedarfszahlen optimiert werden. Detaillierte Bestandszahlen dienen unter anderem dazu, die Anlagebuchhaltung beziehungsweise die Steuerschuld und Kosten für Versicherungen zu reduzieren. Wenn bekannt ist, welcher Mitarbeiter welche IT-Assets benutzt, kann die IT-Security präzisere Regeln für die Nutzer definieren.

Einblicke zur Hardware

Verschiedene standardisierte Programme wie zum Beispiel Landesk, Sysaid, Manage Engine, MM Soft oder Asset Panda unterstützen die Bereitstellung von Daten für das Asset-Management. Eine solche Software sollte folgende Funktionen erfüllen:

• Angaben zum Hardware-Inventar für einzelne Rechner, Abteilungen, frei definierte Gruppen und das gesamte Unternehmen.

• Aktualisierungen der Inventarisierung in regelmäßigen Abständen.

• Spezifische, ganz individuelle Einstellungen hinsichtlich des Organigramms.

• Möglichst genaue Informationen zu den einzelnen Assets.

• Nähere Angaben zu verknüpften Objekten wie zum Beispiel PDAs oder Handys sollten manuell einzugeben sein.

• Möglichkeit der Betriebssystem-übergreifenden Unterstützung von Windows- und Linux-Systemen sowie mobilen Konsolen.

Inventarisierung der Software

Ebenso wichtig sind die Informationen zur installierten Software im Netzwerk. Analyse der installierten Software und Applikationen, um jene zu identifizieren, die nicht mehr oder fast nie verwendet werden. Zudem behält die IT-Abteilung einen guten Überblick bei den Lizenzierungen. Ein Asset-Management-Tool sollte auf jeden Fall nachfolgende Aufgaben umfassen:

• Eine Inventarisierung der Software muss alle installierten Programme und Anwendungen beinhalten.

• Berichte zur Inventarisierung von Software zu jedem PC, jeder Abteilung, einer definierten Gruppe oder für das gesamte Unternehmen.

• Betriebssystem-übergreifende Unterstützung von Windows- und Linux-Systemen.

• Der Anwender eines Asset-Management-Tools sollte auch Dateien scannen können, um die angegebenen Dateitypen auf den Rechnern zu identifizieren. So lassen sich Dateien erkennen, die nicht mehr benötigt werden.

Inventarisierung der Cloud-Services

Da der Trend zu Cloud-basierter Software stetig zunimmt, wird es von dieser Seite für Admins ebenfalls schwieriger, den Überblick über die Software zu behalten, die sich tatsächlich im Einsatz befindet. Untersuchungen von Gartner orakeln, dass im Jahr 2020 wohl fast 24 Prozent der gesamten IT-Ausgaben Cloud-Angeboten sein werden. Denn Unternehmen wollen dadurch ihre Verfügbarkeit und Performance optimieren und gleichzeitig die Kosten durch Pay-as-you-Use reduzieren. Jedoch ohne einen klaren Überblick erhöht sich das Gefahrenpotenzial hinsichtlich Sicherheit und unnötigen Kosten um ein Vielfaches. Zudem sollten die Unternehmen immer genau wissen, welche Mitarbeiter auf welche Services zu welchem Zweck zugreifen.

Last but not least

Neben der Inventarisierung aller Geräte, Komponenten und verfügbaren Systeme ist auch die Historie der einzelnen Installationen relevant. Diese sollte sich immer auf einen definierten Zeitrahmen erstrecken und alle festgestellten Veränderungen umfassen. Ein effizientes Asset-Management bietet ebenfalls eine Übersicht zur Software-Historie mit sämtlichen, innerhalb einer bestimmten Periode installierten, entfernten und aktualisierten Programmen und Anwendungen.

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