Praxistipps und ein Tool zur Erfassung von Cloud-Migrations-Kosten

Es braucht nur 4 Schritte zum erfolgreichen Hybrid-IT-Management

| Autor / Redakteur: Colin Rowland* / Ulrike Ostler

Vor einer Migration in Cloud-Umgebungen sollte eine Kostenanalyse stehen. Wie diese aussehen kann und was es sonst noch vorab zu beachten gilt, erläutert Colin Rowland von Apptio.
Vor einer Migration in Cloud-Umgebungen sollte eine Kostenanalyse stehen. Wie diese aussehen kann und was es sonst noch vorab zu beachten gilt, erläutert Colin Rowland von Apptio. (Bild: © phonlamaiphoto - stock.adobe.com)

Cloud-Migration durchläuft in der Regel vier Phasen: Kostentransparenz, Planung, Umsetzung und Optimierung. Diese Abfolge entspricht den wiederkehrenden Schritten von CIOs, um über das „Wo“ und „Wann“ des Cloud-Einsatzes zu entscheiden, Migration und Nachfrage zu planen, einzelne Geschäftsbereiche in die Cloud-Entscheidungen einzubinden sowie um Kosten und Leistung kontinuierlich zu optimieren.

Viele CIOs durchlaufen diesen Prozess bereits erfolgreich und profitieren von den Vorteilen einer Kombination aus On-Premise-, Public- und Private Cloud- sowie SaaS-Lösungen (Software-as-a-Service) in einer hybriden IT-Umgebung. Sie nutzen die Innovationskraft und finanzielle Flexibilität der Public Cloud und setzen gleichzeitig auf eigene IT-Infrastrukturen für Workloads, die für eine verbrauchsabhängige Cloud-Abrechnung nicht geeignet sind.

Für hybride IT braucht es zunächst die richtige Einstellung. In der Vergangenheit wurden CIOs zur Aufrechterhaltung des Betriebsablaufs durch kostspielige Maßnahmen ausgebremst, die mit bestehenden Unternehmenssoftware- und Servicemodellen nicht nachhaltig abgebildet werden können. Cloud erweitert die traditionellen Möglichkeiten der IT, um betriebswirtschaftliche Grundsätze zu unterstützen: agiler werden, Kosten flexibel gestalten und sich von lediglich „Run-the-Business“-Prozessen zu „Grow-the-Business“-Initiativen zu entwickeln.

Cloud bedeutet eine wesentliche Veränderung in den Betriebs- und Wirtschaftsmodellen einer Organisation. Die Flexibilität und das „Pay-as-you-go“-Format von Public Cloud ermöglichen es IT-Teams, ohne großen Kapitalaufwand neue Märkte und Ideen zu unterstützen bzw. zu testen. CIOs haben nun die Freiheit, diesen Ansatz voranzutreiben und entsprechend das passende Betriebsmodell zu definieren.

Allerdings: Vor dem Innovationsprozess gilt es, ein kontinuierliches Kostentreiber- und Wertemodell zu implementieren, um die tatsächlichen Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO), die Qualität und die Wertschöpfung einer hybriden IT-Umgebung zu erfassen.

Ein CIO hat in der Regel den besten Überblick über die IT im Unternehmen und verfügt über die Erfahrung (oder das erfahrene Team), um Technologie in einer Unternehmensumgebung zu verstehen und zu betreiben. Seine Aufgabe ist, das Team zu besseren Ergebnissen zu führen, Mittel für Innovationen freizusetzen und einen serviceorientierten Ansatz bzw. neue Prozesse einzusetzen, die strategische Ziele der Organisation unterstützen.

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Schritt 1: Transparenz für Cloud-Kosten

Obwohl in den meisten IT-Organisationen für Kostentransparenz gesorgt wird, bleibt das Verständnis für die Gesamtkosten von Cloud-Services eine Herausforderung. Denn allein die Migration von Workloads aus ihrer bestehenden Umgebung in die Cloud senkt nicht auf magische Weise die Kosten und macht auch nicht automatisch agiler. Um diese zu erreichen, müssen sowohl die Besonderheiten der einzelnen Workloads, etwa durchschnittliche Auslastung und Batch-Fähigkeit, als auch die Gesamtkosten der hybriden Umgebung berücksichtigt werden.

So verändern beispielsweise hyperkonvergente Infrastrukturen, also die softwarebasierte Kombination von Virtual Machines (VM), Containern und Storage in einem Stack, die Kostenerwartungen an die Hardware. Durch die Software-zentrierte Architektur können Infrastruktur-Kosten (aus Sicht der Kosten pro Einheit) durch Effizienzverbesserungen gesenkt werden – potenziell mit dem gleichen Hardware-Bestand wie bisher.

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Um Kosten- und Agilitätsvorteile auszuschöpfen, sollten nur solche Workloads in die Cloud verlagert werden, die dafür geeignet sind und nicht mehr Kosten verursachen als in der bestehenden Umgebung. Ein Beispiel dafür sind Archivspeicher. Die Auslastung der Backup-Speicher vor Ort kann variieren, aber es gibt keine finanziellen Auswirkungen – die 36-monatige Abschreibung auf das Hauptbuch ist vorhersehbar und unstrittig.

Nun dazu der Vergleich mit Public Cloud. Es gibt Standardraten pro GB Speicher, verschiedene Abrufoptionen, zum Beispiel Expedited, Standard und Bulk, sowie eine Rate pro Gigabyte Daten-Upload – jede Kombination davon könnte für das Unternehmen geeignet sein. Zudem müssen versteckte Kosten für Personalaufwand, Sicherheit und Disaster Recovery berücksichtigt werden. Es gehört daher zu den grundlegenden Entscheidungen, etwa : „On-Premise oder in der Cloud?“, „Welcher Cloud-Anbieter?“, „Feste oder variablen Instanzen?“, „Welches Maß an Rechenleistung?“, die bestimmen, wo die Workload liegen soll.

"Was-wäre-wenn"-Analysen mehrerer Alternativen sind daher wesentlich. Und Transparenz bei Cloud-Kosten ist die effektivste Grundlage, um solche Analysen zu ermöglichen und faktenbasiert entscheiden zu können.

Ein probater Weg detaillierte Einblicke in Cloud-Kosten zu schaffen ist Technology Business Management (TBM) – eine Disziplin zur Standardisierung der Art und Weise, wie Kosten, Verbrauch und Leistung verwaltet und kommuniziert werden. Die automatisierte Erfassung der Cloud-Abrechnungsdaten von Azure, AWS, Google und anderen sowie die Abbildung dieser Kosten nach einem Standardmodell verbessert maßgeblich die IT-Finanzberichterstattung.

Schritt 2: Planung

Cloud schafft zwar größere finanzielle Flexibilität bei der Verlagerung von Investitionskosten (CapEx) in OpEx-Ausgaben (Betriebskosten), führt aber auch zu einer potenziellen Volatilität der Ausgaben. Ein detailliertes Verständnis der IT-Kosten ist daher der Schlüssel, um Stabilität sicherzustellen.

Die Fähigkeit, die Auswirkungen von Cloud-Entscheidungen im Voraus zu verstehen und zu prognostizieren, rechtfertigt Upgrades, Cloud-Migrationen und Maßnahmen zur Standardisierung. Dies führt letztendlich zur Abstimmung und Priorisierung von IT-Ressourcen, Projekten und Services in einem Plan, der sowohl die Budgets für das laufende Geschäft, als auch Wachstums-Budgets steuert und verwalte. Dieser Plan sollte eine einheitliche Sicht auf die Cloud-Ausgaben schaffen:

  • Erfassung versteckter Kosten wie Mitarbeiter, Sicherheit und Disaster Recovery
  • Abbildung von Vertragsbedingungen wie Verlängerungen oder Tarifänderungen
  • Anpassung der Kapazitäten an die Unternehmensnachfrage
  • Integration der OpEx-Cloud-Kosten in Projektbudgets während der Entwicklungs- und Betriebs-Phase
  • Durchführung von „Was-wäre-wenn"-Szenarien, wie die Betrachtung von Fällen einer Verzögerung bei der Migration oder die Bewertung alternativer Anbieter
  • Prognosen, wie sich Nachfrage- oder Verbrauchsänderungen auswirken

Die Kosten einer Migration selbst müssen in einer 360- Grad-Ansicht der Cloud-Ausgaben gebündelt werden. Dazu gehören:

  • Personalkosten für Planung, Durchführung und Nachbetreuung
  • Verlorene, bereits getätigte Kosten zur Ermittlung von vorzeitigen Kündigungskosten aus stillgelegten Vor-Ort-Services.
  • Überlappende Kosten zur Unterstützung von Hybrid-Lösungen in der Übergangszeit, beispielsweise doppelte Umgebungen On-Premise und in der Public Cloud während der Migration

Verbrauchsbasierte Gebühren, die unerwartet hohe Kosten für Anwendungen verursachen aufgrund hoher CPU-Auslastung und Festplatten-I/O-Bedarf. Diese Kosten betreffen zwar nicht direkt die Durchführung einer Migration, aber für Unternehmen entstehen, möglicherweise ungeplante, Public Cloud-Gebühren, wenn zwei Anwendungsportfolios gleichzeitig bereitgestellt werden.

Für Anforderungen dieser Art wurde „Apptio Cost Transparency“ geschaffen. Die Lösung ermöglicht es, Cloud-Kosten, die aufgrund unterschiedlicher Einkaufsprozesse verteilt sind, auf einen Blick zusammen mit den On-Premise-Infrastrukturen zu erfassen. Dies ermöglicht auf vergleichbarer Basis eine Gegenüberstellung der Plattformen und Anforderungen der Geschäftsbereiche.

Schritt 3: Umsetzung

Während die Migration in die Cloud Gestalt annimmt, müssen die wichtigsten Kennzahlen beziehungsweise Key-Metriken regelmäßig erfasst werden, um Fragen zur Zielerreichung der in den Plänen festgelegten Ergebnisse zu beantworten und neue Möglichkeiten zu kommunizieren. Diese Metriken beginnen mit:

  • Varianz versus Budget: Stimmen die aktuellen Ausgaben mit dem Plan überein?
  • Prognose versus Budget: Sind die zukünftigen Ausgaben im Einklang mit dem Plan?
  • CapEx-to-OpEx-Kostenverhältnis: Erhöht sich die finanzielle Flexibilität?
  • Verhältnis der fixen zu den variablen Kosten: Auch hier gilt: Steigt die finanzielle Flexibilität?
  • Laufende Gesamtbetriebskosten der migrierten Anwendungen: Sinken die Kosten im Vergleich zu vor der Migration?

Die Kommunikation dieser Metriken ist entscheidend für die Akzeptanz. Wenn die Geschäftsbereiche die Vor- und Nachteile der Cloud-Migration verstehen, können sie auch fundierte und kosteneffiziente Entscheidungen darüber treffen, wie und wann sie Public Cloud-Dienste nutzen wollen. Die Transparenz der Cloud-Kosten trägt dazu bei, den Wert dieser Services im Vergleich zu anderen Optionen darzustellen und nachzuweisen.

Und der Weg in die Cloud entwickelt sich weiter. Das Nutzungsverhalten ändert sich, neue Dienste werden übernommen, Phase-2-Migrationen erfolgen. Wer diese Entwicklung erfasst, bestätigt den Erfolg und bereitet die nächste Stufe der Einführung von Public Cloud vor. Leistungskennzahlen verstärken eine positive Einstellung innerhalb der IT-Abteilung und bei den Entscheidern in den Geschäftsbereichen.

Schritt 4: Optimierung

Bei der Optimierung geht es um die kontinuierliche Weiterentwicklung der hybriden IT-Umgebung. Wer zu Beginn gute Cloud-Entscheidungen getroffen hat, konnte bereits Kosteneinsparungen erzielen und hat an Agilität gewonnen. Aber höchstwahrscheinlich ist noch nicht alles so, wie es sein könnte.

Eine vollständige Cloud-Migration erfordert Redundanz während der Übergangsphase, allein schon für Desaster- und Recovery-Anforderungen. Doch sobald die Migration abgeschlossen ist, sollte die On-Premise-Infrastruktur und der zugehörige Plattformeinsatz abgeschaltet und außer Betrieb genommen sein oder bis zum Ende der Lebensdauer neu genutzt und optimiert werden.

Dieser „Closed Loop“ - Aufbau der einen Lösung, Stilllegung der anderen - wird oft verpasst oder nicht so nachverfolgt, um die Fertigstellung messbar zu machen. Doch die Optimierung einer Hybrid-Umgebung erfordert die Optimierung aller Facetten der Infrastruktur. Daher ist Apptio ist darauf ausgerichtet, Kostentransparenz über die gesamte hybride IT-Landschaft zu schaffen, um doppelte Kapazitäten zu vermeiden und stillgelegte On-Premise-Systeme zu verifizieren.

Colin Rowland ist Vice President EMEA bei Apptio und Autor des Artikels.
Colin Rowland ist Vice President EMEA bei Apptio und Autor des Artikels. (Bild: Apptio)

Zur Feinabstimmung der Cloud-Investitionen braucht es einen tiefgreifenden Einblick in die Abrechnungs-, Nutzungs- und Verbrauchsdaten, um Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken. Dies erlaubt es:

  • Anwendungen zu überarbeiten, um Cloud-Eigenschaften wie ephemere beziehungsweise temporäre Instanzen, Server-lose Dienste …. effizient zu nutzen
  • mehrere Konten im Unternehmen für bessere Preise oder Konditionen zu konsolidieren
  • den fragmentierten Bezug von Diensten über mehrere Anbieter, die den gleichen Service anbieten, zu reduzieren
  • SaaS-Lizenzen zu prüfen, ob sie tatsächlich ausgeschöpft werden

* Colin Rowland ist Vice President EMEA bei Apptio.

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