Modernisierte IT-Infrastruktur bringt Limex Pflastersysteme auf Erfolgskurs

Was Scanner für Geschäftsprozesse bedeuten

| Autor / Redakteur: Sabine Holocher / Ludger Schmitz

Roboter in der Produktion bei Limex
Roboter in der Produktion bei Limex (Bild: Limex)

Ein angeschlagenes ostdeutsches Unternehmen schafft die Wende unter anderem durch eine tief greifende Erneuerung seiner IT. Eine wichtige Rolle in den heute modernen Prozessen spielt die Peripherie: Scanner.

Lange Zeit produzierte das 1992 im Erzgebirge gegründete Unternehmen Limex Pflastersysteme seine Standardprodukte in grau. Dazu gehörten beispielsweise Hohlblocksteine, Borten oder Pflanzkübel. Das Geschäft lief zunächst gut, weil nach dem Mauerfall die Bauwirtschaft in der Region florierte. Doch aufgrund der mangelnden Investitionsbereitschaft stand das mittelständische Unternehmen 2003 vor dem Aus: Die Anwohner beschwerten sich über den Lärm der veralteten Maschinen; Prozesse und IT-Infrastruktur waren nicht mehr zeitgemäß und für die Zusammenarbeit mit modernen Baustoffketten nicht geeignet. Die Belegschaft war von 15 auf sechs Mitarbeiter geschrumpft.

Der heutige Geschäftsführer Jens Weigelt erkannte das Potenzial und riss das Ruder noch einmal herum. Er investierte in hochmoderne Betonwerke mit Robotertechnik und erweiterte das Portfolio um hochwertige Steine für Haus und Garten. Inzwischen beschäftigt das Unternehmen in drei Standorten 70 Mitarbeiter, der Umsatz ist in den letzten fünf Jahren nahezu um das 50-fache gestiegen.

Erfolg durch neue IT-Infrastruktur

Zu den Bausteinen dieser Erfolgsgeschichte gehört die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit wichtigen Geschäftspartnern. Einer davon ist die ebenfalls im Erzgebirge ansässige QUIS AG. Sie fokussiert sich darauf, Mittelständlern nach Bedarf ein „Rundum-Sorglos-Paket“ für ihre IT-Infrastruktur zu liefern. Im Fall von Limex umfasste dieses Paket sowohl Beratung als auch Prozess- und Softwaredesign.

Die Spezialisten von QUIS trafen auf eine sehr heterogene IT-Struktur. Schnittstellen und durchgängige Lösungen für Finanzbuchhaltung, Produktionssteuerung oder Warenwirtschaft fehlten. Zudem galt es, die Logistikplanung für die Speditionen - insgesamt rund 100 Lastwagenfahrten pro Tag - in das IT-System zu integrieren. Besondere Herausforderungen beim Aufbau der Lösung stellten die unterschiedlichen Kundengruppen dar, vom Großhändler über den Einzelhändler bis zum Selbstabholer.

Mit Microsoft Dynamics AX bei Null angefangen

Das System- und Beratungshaus implementierte die ERP (Enterprise Resource Planning)-Lösung Microsoft Dynamics AX inklusive der von der QUIS AG entwickelten Erweiterung AX.ECM 2012. „Wir mussten zunächst etwa 15 neue Prozessbausteine, insbesondere in den Bereichen Vertrieb, Disposition und Finanzbuchhaltung definieren und softwareseitig umsetzen, um die neue Lösung Microsoft Dynamics AX überhaupt implementieren zu können,“ erinnert sich Riccardo Sachse, Vorstand und Senior Consultant bei der QUIS AG.

Das Gesamtkonzept brauchte für eine einheitliche Datenbasis leistungsstarke Scanner, die sämtliche Papierdokumente wie Lieferscheine, Tourenplanungen, Paletten-Rückmeldungen oder die Eingangspost digitalisieren. Dazu wurden Fujitsu-Scanner vom Typ fi-6110 eingeführt, die derzeit durch das Nachfolgemodell fi-7030 ersetzt werden, sowie weitere fi-Series-Modelle mit Imprinter.

Verbesserungen in allen Bereichen

Keine sechs Monate nach Projektstart schalteten die QUIS-Mitarbeiter die neue IT-Lösung live. In der Geschäftsleitung sowie in den Abteilungen Vertrieb, Personal, Finanzbuchhaltung, Produktion, Arbeitsvorbereitung, Einkauf und Logistik laufen seitdem alle Geschäftsprozesse über Microsoft Dynamics AX. Im zweiten Schritt begannen die IT-Spezialisten die Systeme externer Partner wie Speditionen und Fachhändler einzubinden.

In allen integrierten Bereichen bei Limex kommen der Arbeitsplatzscanner Fujitsu fi-6110 und künftig das Nachfolgemodell fi-7030 zum Einsatz. Am Posteingang an allen drei Standorten wird der größere Bruder fi-6130z mit Imprinter eingesetzt. Er kann bis zu vierzig frei definierbare alphanumerische Zeichen auf die Rückseite der gescannten Dokumente drucken und damit auch den Erfassungsnachweis der einzelnen Unterlagen erbringen.

Mit Hilfe der Volltextsuche lassen sich in AX.ECM die eingescannten durchsuchbaren PDF-Dateien über Stichworte schnell ausfindig machen. Anhand der aufgedruckten fortlaufenden Nummern, die in der Datei vermerkt und nach der die Dokumente im elektronischen Posteingangsordner chronologisch abgelegt sind, findet der Mitarbeiter dann innerhalb kurzer Zeit das gesuchte Dokument. Das von QUIS entwickelte Posteingangsmodul sorgt zudem dafür, dass Postsendungen vorsortiert, gescannt und an die zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Scanner stehen am Anfang der Prozesse

Der typische Arbeitsplatz eines Limex-Mitarbeiters ist mit zwei Bildschirmen ausgestattet. So kann ein Anwender beispielsweise ein Dokument per Drag & Drop in eine digitale Kundenakte integrieren. Das heißt er muss lediglich das Dokument mit der Maus in einen definierten Bereich auf dem anderen Bildschirm ziehen. Mittlerweile bearbeitet das Limex-Team alle Dokumente digital.

Dennoch, bei vielen Prozessen lassen sich Papierdokumente nicht vermeiden: Rechnungen, Warenbegleitscheine, Rahmenverträge, Lieferscheine, Tourenplanung, Besprechungs- oder Qualitätsprotokolle – die Liste ließe sich noch lange fortführen. Daher müssen die Mitarbeiter im ersten Bearbeitungsschritt die benötigten Unterlagen digitalisieren. An einem durchschnittlichen Arbeitstag fallen insgesamt zwischen 100 und 1000 Scans an.

Automatisierte Ausgangsrechnung spart Zeit und Kosten

Nach dem sich die Digitalisierung des Postein- und -ausgangs in der Praxis bewährt hatte, konnten weitere Prozessverbesserungen angegangen und umgesetzt werden. Durch zahlreiche Automatisierungen im Vertriebsprozess – vom Auftrag bis zur Ausgangsrechnung – wurden mögliche Fehlerquellen ausgemerzt und sowohl Zeitaufwand als auch Kosten reduziert. Mehrere Aufträge von verschiedenen Kunden werden in der Disposition zu einer Lieferung zusammengefasst, verladen und per LKW an die Kunden ausgeliefert. Der Fahrer erhält nun alle Lieferscheine sowie den Tourenplan inklusive aller Entladestellen ausgehändigt.

Neue Meilensteine

Limex ist es in einer wirtschaftlich schwierigen Zeit gelungen, nicht nur seine Produktpalette zu modernisieren, sondern auch die Geschäftsprozesse dahinter zu harmonisieren. Der Aufwand hat sich gelohnt: Das mittelständische Unternehmen erfüllt heute die Voraussetzungen für die Kooperation mit Großhändlern und Baumarkt-Ketten und spielt somit in der ersten Liga mit. Darüber hinaus ist der Pflasterstein-Anbieter in der Lage, jederzeit neue Dienstleister an sein System anzubinden und so das kontinuierliche Wachstum mit moderner IT zu unterstützen. Derzeit arbeitet das Projektteam daran, weitere Produktionsprozesse in das System zu integrieren. Ein Beispiel ist das Qualitätsmanagement: Die Mitarbeiter sollen zukünftig Qualitätsprotokolle einscannen und mit den Produktionsaufträgen digital erfassen können.

* Sabine Holocher ist Manager PR & Social Media EMEA bei PFU (EMEA) Limited in München.

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