Lizenzmanagement in der Praxis

SAM: auf Qualität zu setzen, lohnt sich

| Autor / Redakteur: Mathias Sellnow / Ulrike Ostler

Beim Software Asset Management (SAM) gibt es also einiges zu beachten. Wie setzen Unternehmen dieses in der Praxis um?
Beim Software Asset Management (SAM) gibt es also einiges zu beachten. Wie setzen Unternehmen dieses in der Praxis um? (Bild: gemeinfrei, geralt / Pixabay)

Mit seiner Software in die Cloud zu gehen, verspricht geringere Komplexität. Wenn dort Services auf einfache Weise und „Pay-as-you-go“ genutzt werden, möchte man glauben, es könne nicht mehr zu Fehllizenzierungen kommen. Doch dieser Eindruck täuscht, denn auch Anwendungen in der Cloud müssen kontrolliert und verwaltet werden.

Auch aus Kosten-Nutzen-Abwägungen lohnt es sich, Analysen durchzuführen und Prozesse im Bereich des Software Asset Managements – Erwerb, Bereitstellung, Administration sowie Ausmusterung – auf die veränderte Nutzung anzupassen. Beim Software Asset Management (SAM) gibt es also einiges zu beachten. Wie setzen Unternehmen dieses in der Praxis um?

Mathias Sellnow, Senior Consultant SAM & Leiter Competence Center SAM bei Axians IT Solutions
Mathias Sellnow, Senior Consultant SAM & Leiter Competence Center SAM bei Axians IT Solutions (Bild: Axians)

Die Nutzung von Cloud-Diensten ist im Geschäftsumfeld angekommen – Dreiviertel der deutschen Unternehmen nutzen sie derzeit und die Tendenz geht nach oben, so der aktuelle Cloud-Monitor des Digitalverbandes Bitkom. Die Services bieten Unternehmen viele Vorteile, doch ihr Betrieb ist nicht ganz ohne, gerade wenn es um das Lizenzmanagement geht – das unterschätzen viele Unternehmen. Die Konsequenz: Eine lücken- beziehungsweise fehlerhafte Lizenzbilanz führt zu Nach- oder im schlimmsten Fall Strafzahlungen, die sich wiederum auf die Gesamtbilanz und somit den Geschäftserfolg des Unternehmens auswirken.

Cloud und Prozesse sind untrennbar

Auch ändert die Einführung von Cloudprodukten Prozesse im Unternehmen grundlegend, wie etwa an der Beschaffung zu sehen ist. Bislang hat die Fachabteilung eine Anforderung gestellt, die der Vorgesetzte genehmigt hat. Daraufhin hat der Einkauf einen Angebotsvergleich durchgeführt und die Ware anschließend beschafft. Im Zeitalter der Cloud ändert sich das: Die berechtigte Person kann die Ware, also den virtuellen Server oder die Serversoftware direkt besorgen beziehungsweise bereitstellen. Bei einer Provisionierung im Azure Marketplace etwa kann die entsprechende Person ankreuzen, dass die Server unter Software Assurance stehen und somit 40 Prozent an Kosten sparen.

Wer aber weiß und kontrolliert, ob das stimmt? Mit dem selbstständigen Arbeiten, losgelöst von Abteilungen wie dem Einkauf, fehlen somit Kontrollinstanzen und der Überblick darüber, wer was wofür erstanden hat. Auch die dahinterliegenden Konditionen sind maximal intransparent. All diese Szenarien zeigen auf, dass Lizenzmanagement kein Randthema ist, sondern mit Sorgfalt und der nötigen Expertise angegangen werden muss.

Die Lizenzbilanz als Basis für strategisches SAM

Die Basis, um den Überblick zu behalten, bildet die Lizenzbilanz. Diese zu erstellen ist alles andere als trivial, ebenso wie etwaige Vertragsverhandlungen mit Herstellern, um geschickt kostensenkende Modelle zu finden. Hierfür ist neben der nötigen Expertise sowie ausführlichen Abstimmungen mit den SAM-Beratern und dem Account Team vor allem Sorgfalt gefragt – und das alles beansprucht die entsprechende Zeit. Denn Vollständigkeit und Korrektheit der Daten sind das A und O bei der Inventarisierung der Software-Lizenzen. Es müssen bei einem Audit alle Clients erfasst werden, also alle Endgeräte, Drucker, Server und so weiter. Nur so verschaffen sich Unternehmen eine Übersicht, wofür die Mitarbeiter diese nutzen, welche Anwendungen sich auf ihnen befinden und welche Lizenzen vorliegen.

Um diese Aspekte aus technischer sowie kaufmännischer Sicht zu beleuchten, ist eine Excel-Tabelle, die man dem Service Provider übergibt, nicht annähernd ausreichend. Doch tatsächlich ist das in vielen Unternehmen Usus, da Dienstleister mit günstigen Angeboten locken und eine Express-Abwicklung auf Basis dieser Daten versprechen. Nicht selten werden dabei versteckte Domains, Netzwerke oder Clients vernachlässigt und es entstehen gefährliche, folgenreiche Informationslücken. Man nehme einmal an, in einem Unternehmen mit 500 Geräten werden lediglich 400 erfasst oder andersrum einige sogar doppelt und am Ende führt die Auflistung 600 Assets auf. Die Lizenzbilanz stimmt also nicht und somit auch nicht die wirtschaftliche Bilanz. Alle weiteren von hier ausgehenden Entscheidungen basieren somit auf falschen Informationen.

Auf der Suche nach Lizenzmodellen mit Know-how und Kreativität

Beim Lizenzmanagement sollten Unternehmen also auf jeden Fall auf Qualität setzen, die natürlich ihren Preis hat. Doch diese Kosten amortisieren sich, denn erfahrungsgemäß können sich Unternehmen nach der Inventarisierung oft 20 bis 25 Prozent an Lizenzkosten sparen. Dabei spielt auch die Kreativität der SAM-Experten eine Rolle. Oft findet sich mit dem geschulten Blick ein passenderes und günstigeres Modell – etwa, wenn es für einen Client zwei unterschiedliche Lizenzen des Software-Herstellers gibt. Unternehmen sind sich oft nicht bewusst, dass sie entsprechend ihrer Arbeit für diverse Lizenzen berechtigt sind. So können Mitarbeiter aus den Abteilungen Verwaltung oder Ausbildung vergünstigte Lizenzen nutzen, da Hersteller diese im Rahmen von Paketen zur Verfügung stellen.

Das gilt auch für Angestellte, die Berührungspunkte zu diesen Bereichen haben, beispielsweise weil sie sich neben ihrer eigentlichen Tätigkeit im Unternehmen zusätzlich als Ausbilder der Nachwuchskräfte engagieren. Auch gelten für viele Branchen Sonderkonditionen, die Hersteller in Form von bestimmten Rahmenverträgen an Organisationen anbieten. Damit ist die Arbeit jedoch noch nicht getan: Sind einmal die passenden Lizenzmodelle gefunden, müssen diese unterschiedlichen jedoch auch in der weiteren Bilanzierung ordentlich getrennt dargestellt werden, zusätzlich zu der Gesamtbilanz für den Softwarehersteller. SAM-Experten richten dann spezielle Regeln ein, die die technischen Daten verifizieren, damit alle Sonderanforderungen automatisch verarbeitet, also beispielsweise den unterschiedlichen Lizenzbereichen korrekt zugewiesen werden können.

Mit der SAM-Datenbank zur technischen und kaufmännischen Übersicht

Zudem lohnt sich die Einführung einer Datenbank für das Lizenzmanagement, damit die Verantwortlichen stets den Überblick behalten, auch bereichsübergreifend. Die Datenbank konsolidiert alle Informationen zu Herstellern, Lizenzierungen sowie Rechten und macht diese auf Knopfdruck aufrufbar – auch für Geräte, bei denen das Betriebssystem aus dem Support gelaufen ist. Damit können sie den gesamten Lebenszyklus erworbener Lizenzen verwalten. So können die Verantwortlichen, etwa die IT-Leitung, auf Daten unterschiedlichster Quellen zugreifen, sei es die Finanzverwaltung, zu Personalabrechnungen oder das Mailsystem. In der Datenbank sieht der Zuständige, unter welcher Kostenstelle der jeweilige Nutzer aufgehängt ist. Sie bringt somit die technischen und kaufmännischen Daten des Unternehmens zusammen – und stellt damit weiter die Weichen für ein strategisches Software Asset Management.

Von der Strategie zum nachhaltigen Geschäftserfolg

Software Asset Management fängt mit der Lizenzbilanz an und hier scheinen günstige Angebote, die schnelle Ergebnisse versprechen, verlockend. Das rächt sich aber später, denn inkorrekte Bilanzierungen können zu hohen Nach- oder Strafzahlungen führen. Qualität kostet, aber diese lohnt sich gleich mehrfach: Denn eine ordentliche, saubere Inventarisierung zeigt Stellen auf, an denen Unternehmen Software-Kosten sparen können, sodass sich der Initialaufwand schnell ausgleicht. Statt SAM auf die leichte Schulter zu nehmen, sollten Organisationen daher auf die Meinung und den geschulten Blick von Experten vertrauen. Denn nur Sorgfalt und Expertise ebnen den Weg für ein strategisches Lizenzmanagement und nicht zuletzt den gesamten wirtschaftlichen Unternehmenserfolg.

Über den Autor

Mathias Sellnow ist Senior SAM Consultant und Competence Center Leiter des SAM Teams bei der Axians IT Solutions. Er ist seit über 20 Jahren in der IT tätig, 15 davon im Microsoft Lizenzgeschäft. Aktuell treibt er die Entwicklung von Managed Themen im SAM Bereich bei der Axians.

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