Jetzt schon arbeiten wie morgen RPA, KI, Low Code und Automation transformieren die Geschäftsprozesse

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Unternehmen aller Größenordnungen durchlaufen einen digitalen Wandel. Sie nutzen Technologien, um sich neu zu erfinden, zu innovieren und zu expandieren. Mit dem Aufkommen von Low-Code-Automatisierungslösungen sind diese Technologien noch zugänglicher geworden.

Da sich die digitale Transformation auf das gesamte Unternehmen auswirkt, beschäftigen sich viele Organisationen derzeit damit, digitale Workflows zu transformieren. Sie wollen also die Art und Weise, wie Mitarbeiter Aufgaben und Arbeitsabläufe innerhalb komplexer Geschäftsprozesse ausführen, optimieren und automatisieren.

Mithilfe von Low-Code und Automatisierung können nun auch Mitarbeiter, die keine IT-Fachkenntnisse besitzen, die so genannten Citizen Developer, die Digitalisierung vorantreiben, da sie Systeme selbst entwickeln, ohne diese manuell programmieren zu müssen. Das bezieht sich auch auf Kundenprozesse. Um eine vollständige Automatisierung aller Workflows zu erreichen, sollten Unternehmen daher eine intelligente Automatisierungsstrategie wählen.

Was ist digitale Workflow-Transformation?

Bei digitaler Workflow-Transformation handelt es sich um die Automatisierung von Abläufen entlang des gesamten Geschäftsprozesses. Sie lässt sich umsetzen, in dem Unternehmen digitale- und Automatisierungstechnologien verwenden. Dadurch lassen sich sämtliche Daten erfassen, menschliche und digitale Mitarbeiter orchestrieren und verschiedenste Systeme innerhalb der IT-Infrastruktur miteinander verknüpfen. Unternehmen, die sich für eine digitale Workflow-Transformation entscheiden, sind zumindest theoretisch in der Lage:

• Innovation in der gesamten Organisation zu fördern,

• die Geschwindigkeit, mit der verschiedene Tätigkeiten durchgeführt werden, zu beschleunigen und somit die Produktivität zu erhöhen,

• Mehrwert aus strukturierten und unstrukturierten Daten zu ziehen,

• flexibler auf sich verändernde Kunden- und Marktanforderungen zu reagieren

• und wettbewerbsfähiger zu sein.

Um mit der Transformation von digitalen Workflows möglichst erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen zunächst diejenigen Abläufe identifizieren, die sich binnen kurzer Zeit automatisieren oder optimieren lassen. Daraus lassen sich mehr Effizienz und ein Return-on-Investment (ROI) ziehen.

Damit dies gelingt, benötigen Unternehmen eine intelligente Automatisierungsplattform. Sie beinhaltet eine Reihe von integrierten Anwendungen, Citizen Developer-Tools sowie leistungsstarke Funktionen von künstlicher Intelligenz. Die Technologie versetzt Unternehmen in die Lage, Geschäftsabläufe umzugestalten, leistungsfähige, effektive Kooperationen zwischen Mitarbeitern und digitalen Kollegen zu schaffen und darüber hinaus positive Customer Experiences zu kreieren.

Was bringt Intelligent Automation?

Die „Intelligent Automation-Plattform“ von Kofax beispielsweise automatisiert, optimiert und schafft innovative Lösungen für komplexe Geschäftsprozesse. Drei Funktionen sind dafür essentiell:

1. Dokumentenintelligenz:

Unternehmen müssen eine große Menge an Dokumenten und Daten verarbeiten, die sowohl in strukturierter als auch in unstrukturierter Form vorliegen. Meistens sind sogar bis zu 80 Prozent der vorliegenden oder eingehenden Informationen und Dokumente unstrukturiert. Da sich diese nicht gut verwalten lassen, führen sie zu ineffizienten, manuellen Verarbeitungsprozessen und Engpässen in Unternehmensabläufen.
Dokumentenintelligenz ist daher eine Grundvoraussetzung für die digitale Workflow-Transformation. Unternehmen können sie einsetzen, um selbst komplexe Geschäftsprozesse zu automatisieren, darunter Kreditanträge, Einarbeitung von Mitarbeitern, Recherchen, Aufnahme von Patienten, Auftragsabwicklung, Kundenservice und Vertragsmanagement.
Dafür ist es aber notwendig, über die bereits vielfach eingesetzte optische Zeichenerkennung (OCR, optical character recognition) hinauszugehen. Digitale Workflow-Transformation verlangt eine kognitive Erfassung, intelligente Dokumentenverarbeitungsfunktionen sowie künstliche Intelligenz, die im Zusammenspiel in der Lage sind, selbst komplexere Dokumente automatisiert zu erfassen und zu verarbeiten.
Cognitive Capture verwendet Machine Learning (ML), Natural Language Processing (NLP) und Workflow-Orchestrierung, um Dokumente zu klassifizieren, Informationen zu extrahieren und aus (un-)strukturierten Daten verwertbare Erkenntnisse zu gewinnen. Solche Daten sind beispielsweise Finanzdokumente, Verträge, Formulare, Bilder oder digitale Vermögenswerte. Unstrukturierte Informationen wandeln Unternehmen somit in verwertbare um, die dann schnell bereitstehen, um sie beispielsweise für wichtige Unternehmensentscheidungen heranzuziehen.

2. Prozessorchestrierung

Wer seine Workflows optimieren möchte, kommt nicht umhin, die Personalkapazität zu erhöhen. Digitale Kollegen, etwa Softwareroboter, können die Mitarbeiter bei ihren Tätigkeiten entlasten. Auf diese Weise maximieren Unternehmen ihre Agilität und bieten sowohl Kunden als auch Mitarbeitern ein angenehmes Erlebnis. Denn durch die Roboter entfallen vor allem unliebsame Aufgaben, wie das Kopieren und Ablegen von Daten aus einem Portal in ein anderes.
Diese sich wiederholenden To-dos lassen sich durch Robotic Process Automation (RPA) automatisieren. RPA ist ein wichtiges Puzzle der digitalen Workflow-Transformation. Zu bedenken ist, dass eine vollständige Automatisierung von Prozessen aber über klassisches RPA hinausgeht: Neben dieser ist eine Prozessorchestrierung notwendig, um die Automatisierung komplexer Aufgaben und tiefer Workflows innerhalb von End-to-End-Abläufen zu vereinen. Die Orchestrierung erleichtert es, umfassende Abläufe im großen Maßstab zu erstellen, auszuführen und zu verwalten, etwa:

• neuer Kunde an Bord,

• Anfragen bearbeiten,

• Lieferanten managen/steuern,

• sowie maßgeschneiderte Betriebsprozesse.

Prozessorchestrierung erlaubt es Unternehmen aber nicht nur, digitale Workflows zu erstellen, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen Benutzern, Systemen und Daten zu managen. So lassen sich beispielsweise durch eine einfache Skalierung digitale Arbeitskräfte bedarfsgerecht zu einem Prozess hinzufügen. Mitarbeiter hingegen haben mehr Zeit, sich hochwertigen, strategischen Aufgaben zu widmen. Das fördert ihre Zufriedenheit und Produktivität.

3. Verbundene Systeme

Integrierte Systeme sind die treibende Kraft hinter der Innovation: Sie schaffen mehr Produktivität, Erkenntnisse aus Daten und Agilität. Jede gelungene Automatisierung ist an Geschäftssysteme gebunden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen – über sämtliche Systeme und Tools hinweg – Daten vollumfänglich nutzen können.
Oftmals beinhalten diese Systeme kritische Informationen, es handelt sich zumeist um Legacy-Systeme. Möglich sind aber auch Chatbots oder ein Tool, in dem interne und externe Prozesse zusammenlaufen. Verknüpfen Unternehmen alle diese Lösungen, so können sie Daten rationalisieren und innovative Geschäftsmodelle schneller auf den Markt bringen.
Zudem lässt sich neben der beschleunigten Automatisierung auch ein schnellerer ROI erzielen. Intelligent Automation ermöglicht es, andere Technologien und Softwarelösungen zu verbinden, die Unternehmen bereits nutzen. Die Integration mit bestehenden Anwendungen, Datenbanken oder Webdiensten erlaubt es, Daten sicher zu nutzen. Low-Code und vorgefertigte Konnektor-Frameworks beschleunigen die Verbindung.

Jetzt schon wie morgen arbeiten

Die digitale Workflow-Transformation gibt Unternehmen einen gewaltigen Innovationsschub. Sie können nicht nur mehr Gewinn aus ihren Daten erzielen – und somit auf dem Markt wettbewerbsfähiger sein –, sondern profitieren darüber hinaus von verbundenen Systemen in ihrer IT-Infrastruktur. Für eine erfolgreiche, vollständige Prozessautomatisierung ist eine Automationsplattform nützlich, die die drei beschriebenen Funktionen beinhaltet. Nur dann lässt sich die Manpower von digitalen Kollegen und Mitarbeitern voll ausschöpfen – und das Arbeiten von morgen wird heute schon zur Wirklichkeit.

* Tyler Suss ist Product Marketing Director bei Kofax und verantwortlich für die globale Produktpositionierung, den Vertrieb, dem Partner Enablement sowie der Markteinführungsstrategie für die „Kofax Intelligent Automation Plattform“. Diese umfasst neben Funktionen wie Robotic Process Automation (RPA), kognitive Erfassung, Prozess-Orchestrierung, Advanced Analytics auch Mobilität und Engagement.

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