Nicht wie die Lemminge!

Office 365 und Teams als Schritte ins Digital Office

| Autor / Redakteur: Jürgen Frisch / Ulrike Ostler

Lemminge, hier ein Berglemming, bewohnen die arktischen Tundren und sind für massenhafte Wanderungen bekannt aufgrund des periodisch auftretenden Populationsdrucks. Die Theorie des „Massenselbstmords“ ist falsch; doch wer in der IT jedem Trend hinterherläuft, ohne Mindset, Skillset und Toolset in Einklang zu bringen, darf Unheil fürchten.
Lemminge, hier ein Berglemming, bewohnen die arktischen Tundren und sind für massenhafte Wanderungen bekannt aufgrund des periodisch auftretenden Populationsdrucks. Die Theorie des „Massenselbstmords“ ist falsch; doch wer in der IT jedem Trend hinterherläuft, ohne Mindset, Skillset und Toolset in Einklang zu bringen, darf Unheil fürchten. (Bild: / CC BY-SA NaN)

Mit Tools und Mindset in die collaborative-Arbeitswelt – das haben sich viele Unternehmen vorgenommen. Das Sharepoint-Forum der Stuttgarter Hochschule der Medien zeigt die Schritte zu diesem Ziel auf.

Die Chat-Plattform „Microsoft Teams“ nimmt in den deutschen Unternehmen inzwischen eine große Bedeutung als Kommunikations-Tool ein. 68 Prozent der Befragten setzen Teams ein, das Enterprise Social Network „Yammer“ kommt auf 24 Prozent. Das sind die wichtigsten Ergebnisse der „Office 365-Studie 2019“, welche die Stuttgarter Hochschule der Medien gemeinsam mit dem Fachportal „Sharepoint360.de“ im September durchgeführt hat. Teilgenommen haben daran 275 Geschäftsanwender aus Deutschland.

Viele Anwender erhoffen sich durch die neuen Kommunikationswerkzeuge eine Verringerung des E-Mail-Verkehrs. 61 Prozent betrachten Teams als echte Alternative zu E-Mails. Social Networks wie Yammer gelten hierfür als weniger geeignet, aber immerhin 38 Prozent betrachten sie als wirksame Alternative. Die Frage, ob die neuen Tools dabei helfen, die Kommunikation besser zu strukturieren, bejahen 72 Prozent beim Einsatz von Chat-Tools wie Teams oder Slack, und 60 Prozent beim Einsatz von Enterprise Social Networks.

Dennoch hat für 94 Prozent der Befragten die E-Mail einen hohen Rang: 67 Prozent benennen sie als ‚sehr wichtig‘ und 27 Prozent als ‚wichtig‘. Allerdings steht dabei der externe Austausch mit Kunden und Partnern im Vordergrund, denn 73 Prozent der Mails betreffen dieses Segment. Auch mit der Wichtigkeit der Inhalte lässt sich das hohe Mail-Aufkommen begründen. Bei 42 Prozent der Befragten liegt der Anteil der Mails mit geschäftskritischen Inhalten wie Rechnungen, Angeboten oder Verträgen bei über 40 Prozent.

Unübersichtliche Tool-Vielfalt verunsichert Anwender

Ein neues Problemfeld, das sich beim Einsatz von Chat- und Social-Tools auftut, ist die organisierte Ablage von Dokumenten. So befürchten 45 Prozent der Befragten bei Yammer das Thema Dokumenten-Management als neue Herausforderung, bei Teams und „Slack“ sind es 25 Prozent.

„Die unübersichtliche Vielfalt und wechselnde Features in Microsofts Portfolio an Kommunikationswerkzeugen führen bei vielen Anwendern zu Unmut“, berichtet Professor Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien. „Sie fragen sich beispielsweise, wofür sie Teams einsetzen können und wo die Abgrenzung zu SharePoint Online liegt.“
„Die unübersichtliche Vielfalt und wechselnde Features in Microsofts Portfolio an Kommunikationswerkzeugen führen bei vielen Anwendern zu Unmut“, berichtet Professor Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien. „Sie fragen sich beispielsweise, wofür sie Teams einsetzen können und wo die Abgrenzung zu SharePoint Online liegt.“ (Bild: Hochscule der Medien)

„Die unübersichtliche Vielfalt und wechselnde Features in Microsofts Portfolio an Kommunikationswerkzeugen verunsichert viele Anwender“, berichtet Profesor Dr. Arno Hitzges von der Hochschule der Medien. „Insbesondere bei Office 365 fragen sich viele beispielsweise, wofür sie Teams einsetzen können, und wo die Abgrenzung zu `Sharepoint Online`` liegt.“

Erwartungen und Praxiserfahrungen zum Thema Digital Office haben rund 200 Teilnehmer drei Tage lang auf dem Stuttgarter Sharepoint Forum der Hochschule der Medien diskutiert. Am ersten Tag erläutern Microsoft-Partner und Branchenvertreter strategische Fragestellungen zu Sharepoint und „Office 365“. Im Vordergrund stehen dabei die Themen Digital Workplace, Workflows, Digitalisierung und Cloud-Transformation. Am zweiten und dritten Tag geht es um Erfahrungsberichte und Praxisbeispiele.

Digital Dexterity als Dreiklang aus Application, People und Content

Die übergreifenden Trends in Sachen Collaboration beim Arbeiten stellt Wolfgang Miedl, Betreiber des Portals Sharepoint360.de am ersten Konferenztag vor und referiert dabei Ergebnisse des diesjährigen „Digital Workplace Summit“ von Gartner. Applikationen für Enterprise Social Collaboration kommen laut Gartner zunehmend zum Steuern von Projekten zum Einsatz. Sie können nach Meinung der Analysten formale Projekt-Management-Tools ersetzen. Werkzeuge für kollaboratives Aufgaben-Management eröffneten neue Möglichkeiten, die Arbeit effizient zu organisieren.

Als Schlüssel für den Erfolg im Digital Business betrachtet Gartner die Digital Dexterity (zu deutsch: Digitale Gewandtheit, siehe Download), einen Dreiklang aus Application, People und Content. Im Management sollten die Unternehmen dafür zwei neue Rollen implementieren: den Cloud Office Program Manager und den Cloud Office Release Manager.

Die erste Rolle berichtet direkt an den IT-Leiter und formuliert eine übergreifende Strategie für Cloud Office Services. Der Cloud Office Release Coordinator überwacht die Update-Informationen und zeigt dem Cloud Office Manager funktionale Änderungen und neue Dienste auf, die für das Business interessant sein könnten.

Digitale Gewandtheit fördert Business-Erfolge

Auf den Geschäftserfolg hat die digitale Gewandtheit laut einer Prognose von Gartner großen Einfluss: Unternehmen, die bei ihren Mitarbeiter diese Fähigkeit mit erprobten Methoden der Verhaltensforschung weiterentwickeln, werden 2023 mit einer doppelt so hohen Wahrscheinlichkeit zu den Top-Performern zählen.

Auf dem Weg zur Digitalen Gewandtheit suchen die Unternehmen Orientierung im Dschungel der Collaborations-Werkzeuge, die von Business Chat Tools über Social Collaboration, Enterprise Social Networks, Workstream Collaboration, Collaborative Work Management bis hin zum klassischen Projekt-Management reichen. Die Begründung für den Einsatz eines bestimmten Werkzeugs ist oft schwer zu finden. „Es mag blamabel klingen, aber ich kann es nicht in einem Satz erklären“, antwortet Harald Schirmer, Manager Digital Transformation & Change bei Continental auf die Frage, was dem Unternehmen ein soziales Netzwerk eigentlich bringt.

Cloud Migration als erster Schritt zum Digital Workplace

Als Einstieg in den Digital Workplace betrachtet Gartner die Cloud-Migration. Die Erwartungen und die späteren Praxiserfahrungen der Unternehmen unterscheiden sich hierbei deutlich: Vor einer solchen Migration gehe das Management oft davon aus, dass es sich dabei nur um ein weiteres Update handle, dass die Mitarbeiter nur minimal betrifft und einen geringen Einfluss auf die IT hat. Vielerorts werde es daher wie ein übliches Change-Projekt behandelt.

Nach der Cloud-Migration ändert sich aber diese Sichtweise: „Wir waren überwältigt von der Kadenz der Veränderungen durch Cloud Office“ und „Wir waren nicht vorbereitet darauf, wie eng unterschiedliche IT-Bereiche jetzt zusammenarbeiten müssen“, berichten die Manager laut Gartner.

Collaborative Work Management definiert Gartner als eine Grauzone im Arbeits-Management zwischen der vollen Automatisierung von Routine-Tätigkeiten, vordefinierten Business Applikationen, individuell entwickelten Lösungen und formalen Projekten. Es gehe darum, nicht-technische Tätigkeiten zu planen und auszuführen. Zum Einsatz kämen hierbei das Management von Aufgaben und Ressourcen, Workflow, Projektplanung, Content Publishing Reporting, Analytics und Automatisierung.

Agiles Business braucht einen Kulturwandel

Fern aller theoretischen Erklärungen fragen sich Unternehmen, wie die neue Arbeitswelt in der Praxis aussehen kann. „Der Digital Workplace ist eine Geschäftsstrategie, die das Mitarbeiter-Engagement und die Agilität fördert – mit Hilfe einer konsumerisierten Arbeitsumgebung“, erläutert Robert Carr, CIO der Medivet Group. Unternehmen sollten eine Arbeitsumgebung schaffen, die Mitarbeiter dazu befähigt, Aufgaben effizienter zu erledigen.

Durch die Integration innovativer Technologien in bestehende IT-Architekturen werde der Arbeitsplatz neu definiert und dabei innovative Technologien in bestehende IT-Architekturen integriert. Die dazugehörigen Initiativen seien zu planen und zu steuern, um sicherzustellen, dass sie den Geschäftszielen nutzten.

Konkret zeige sich der Digitale Arbeitsplatz als Umsetzung der digitalen Transformation. Diese Transformation beinhalte die Evolution von Geschäftsmodellen auf Basis von IT. „Der Digital Workplace ist eine Umsetzung der digitalen Transformation auf der Ebene der Mitarbeiter“, berichtet Carr. „Die Akzeptanz und Umsetzung erfordert einen tiefgreifenden Wandel der Unternehmenskultur.“

Die IT-Perspektive reicht für Office 365 nicht aus

Auch die Einführung von Office 365 erfordert in Unternehmen einen Kulturwandel, wie Siegfried Lautenbacher erklärt, Geschäftsführer des Consulting-Hauses Beck et. al, das Unternehmen dabei berät, wie sie mit IT die Zusammenarbeit der Mitarbeiter verbessern. „Die Auswirkungen dieser Implementierung unterschätzen viele Unternehmen massiv. Oft treffen überbordende Erwartungshaltungen auf unzureichende Einführungsstrategien. Als Konsequenz daraus finden sich die Anwender im trüben Tal der Desillusionierung wieder.“

In Office-365-Projekten treffen oft überbordende Erwartungshaltungen auf unzureichende Einführungsstrategien“, erläutert der Consulter Siegfried Lautenbacher. „Als Konsequenz daraus finden sich die Anwender im trüben Tal der Desillusionierung wieder.“
In Office-365-Projekten treffen oft überbordende Erwartungshaltungen auf unzureichende Einführungsstrategien“, erläutert der Consulter Siegfried Lautenbacher. „Als Konsequenz daraus finden sich die Anwender im trüben Tal der Desillusionierung wieder.“ (Bild: Beck et al.)

Unternehmen sollten laut Lautenbacher ein Bewusstsein für die Wirkung und die kritischen Erfolgsfaktoren von Office 365 entwickeln. Im ersten Schritt gehe es darum, die unterschiedlichen Erwartungshaltungen von Fachabteilung, IT-Abteilung, Personalabteilung und Unternehmenskommunikation miteinander in Einklang zu bringen.

In Office-365-Projekten unterscheidet Lautenbacher drei Ebenen: das Upgrade von Technologie und Lizenzierung, neue Funktionen, die das Business profitabler machen und als oberste Stufe die digitale Transformation, die sich durch eine verbesserte IT-gestützte Kommunikation im gesamten Unternehmen auszeichnet.

Technologie alleine reiche hierfür nicht aus: „Die Transformation gelingt nur dann, wenn die Elemente Mindset, Skillset und Toolset zusammenwirken“, erklärt der Consulter. „Digitale Zusammenarbeit erfordert neue Fähigkeiten in der Belegschaft und im Management. Unternehmen sollten hierbei Soft Skills wie Dialog, Offenheit, Empathie, Respekt und Fairness in den Vordergrund stellen.“ Oberstes Ziel sei es, die Mitarbeiter zu befähigen, und dabei Vielfalt zuzulassen. „Standardisierung ist ein Rezept aus dem vergangenen Jahrhundert. In der digitalen Transformation kann man nicht mehr alles über einen Kamm scheren.“

* Jürgen Frisch in freier Autor in Stuttgart.

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