Mehr Raum für Transparenz

Intelligente Grundrisse bereichern den VM.7 Facility Manager

| Redakteur: Ulrike Ostler

Computer Aided Facility Management muss mit einer leicht verständlichen Benutzerführung ausgestattet sein. Die Software „VM.7 Facility Manager“ von der AT+C EDV GmbH soll dem Rechnung tragen.
Computer Aided Facility Management muss mit einer leicht verständlichen Benutzerführung ausgestattet sein. Die Software „VM.7 Facility Manager“ von der AT+C EDV GmbH soll dem Rechnung tragen. (Bild: © Weissblick - stock.adobe.com)

Die Kosten eines Gebäudelebenszyklus sind immens hoch und entstehen zu 80 Prozent während der Gebäudenutzung. Optimierung kann sowohl unter ökonomischen und ökologischen Gesichtspunkten Einsparungen erzielen, wenn diese den Einsatz vorhandener Ressourcen und ortsunabhängige Verfügbarkeit relevanter Unternehmensdaten einbeziehen. Eine Facility Management Software kann helfen.

Doch um das Effizienzsteigerungspotential eines Computer-Aided Facility Management (CAFM) nutzen zu können, ist die Akzeptanz dieser Systeme bei den Anwendern ein kritischer Erfolgsfaktor. Deren Profile reichen vom Hausmeister bis zum studierten Facility Manager. Eine visuell ansprechende Aufbereitung und Benutzerfreundlichkeit sind also entscheidend.

Die CAFM-Software „VM.7 Facility Manager“ eignet sich für die Verwaltung von kleineren bis zu sehr umfangreichen Projekten über eine Vielzahl von Liegenschaften. die AT+C EDV GmbH hat bei der Entwicklung Wert auf eine grafische Oberfläche mit intelligenten Grundrissen gelegt. Sie bietet die Software nach Herstellerangaben eine leicht bedienbare „Windows“- oder Web-Oberfläche. Darüber hinaus verfüge sie über Schnittstellen zu angrenzenden Systemen und flexible Anpassungsmöglichkeiten der Objekt-Datenbank zu „überschaubaren Kosten“.

Automatisiertes Flächen-Management

Das allen Modulen übergeordnete Flächen-Management beginnt mit einem automatisierten Import von CAD-Grundriss-Zeichnungen. Dazu können BIM-strukturierte Daten (BIM 0 Building Information Management) im standardisierten ifc-Format gelesen werden. Flächen und übergeordnete Bereiche werden durch „intelligente“ Konturen visualisiert, die ihre Einordnung in eine Objektstruktur automatisch anhand der Position in der Grafik erhalten.

Veränderungen von Inventar oder anderen Objekten werden erkannt, grafische Darstellung und Informationen in der Datenbank sind zu jeder Zeit synchron. „Reibungsverluste“ durch Abweichungen von Plan und Dokumentation werden minimiert beziehungsweise gänzlich eliminiert.

Erfasste Rauminformationen und -daten sind nach DIN 277 in einem Raumdatensatz hinterlegt. Administratoren können das Raumbuch um beliebig viele Felder erweitern, so dass auch in unterschiedlichsten Einsatzformen alle relevanten Angaben gespeichert werden.

Das Farbenspiel

Die Flächen im Grundriss lassen sich anhand sämtlicher, auch individuell erstellter Felder in der Datenbank einfärben - nicht nur nach „Klassikern“ wie Nutzungsart (DIN277), Bodenbelag, Reinigungsrevier und Kostenstellen, sondern beispielsweise auch nach Belegungsgrad, eingestellter Raumtemperatur, Fensterfläche und Ausstattungsmerkmalen.

Zumeist steht am Anfang der Inventarverwaltung die Erfassung aller Objekte. Doch AT+C sorgt dafür gesorgt, dass der Aufwand für Kunden minimal ist. Sind CAD-Pläne mit den eingezeichneten Objekten vorhanden, können diese gelesen werden, so dass sie anschließend lagerichtig dargestellt sowie automatisch den Räumen zugeordnet werden. Wenn Listen der Inventarobjekte mit Raumangaben vorhanden sind, werden diese nach dem Import automatisch um den Raummittelpunkt gruppiert, um - bei Bedarf - anschließend in der grafischen Oberfläche per Drag & Drop noch fein-positioniert werden zu können.

Die raumweise Erfassung mittels Barcode oder RFID-Scanner wird ebenfalls unterstützt. Auch hier kommt der Vorteil der „intelligenten“ Raumkonturen zum Tragen. Beim grafischen Verschieben wird sofort erkannt, wenn ein Inventarobjekt in einem anderen Raum umzieht. Die Zuordnung aktualisiert sich.

Das Umzugs-Management

Aber auch beim datenbezogenen Ändern der Raum-Zuordnung des Möbelstücks, wird es unmittelbar im Grundriss des neuen Raums dargestellt und aus dem vorherigen Raum entfernt. Grundriss und Daten sind immer synchron.

Umzüge müssen gut geplant sein, damit die Ausführung den laufenden Geschäftsbetrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt. Im VM.7 Facility Manager werden Möbelstücke, Geräte und Mitarbeiter grafisch markiert und dann einfach im Grundriss an die neue Position gezogen.Es ist unmittelbar erkennbar, ob die neue Anordnung in den zur Verfügung stehenden Raum passt oder dieser sogar noch besser ausgenutzt werden kann.

Meist werden auch mehrere Varianten geplant und miteinander verglichen, grafisch mit Hervorhebung der Unterschiede. Hat man sich für die beste Variante entschieden, werden Umzugslisten für den Dienstleister automatisch erstellt. So machen Umzüge auch dem Facility Manager Spaß.

Pflichten der Betreiber

Der Informationsdienst REG-IS von Rödl & Partner hat mittlerweile mehr als 2.000 relevante Regelwerke für die Errichtung und den Betrieb von Immobilien mit deren Einrichtungen, Infrastruktur und Arbeitsplätze erfasst. Sich in diesem „Dschungel“ von Anforderungen zurechtzufinden und stets regelkonform zu bleiben, ist ohne softwaretechnische Hilfestellung fast ausgeschlossen.

Das Modul SPM des VM.7 Facility Managers sorgt dafür, dass Anwender den Überblick über alle anstehenden Arbeiten behalten, von einmaligen Reparaturen, Behebungen von Störungen bis zu wiederkehrenden Aufgaben. Sowohl an die koordinierenden Sachbearbeiter, wie auch an die beauftragten Dienstleister werden rechtzeitig Erinnerungen geschickt, damit keine Aufgabe vergessen wird.

Dank einer integrierten Typisierung aller Objekte und Anlagen lassen sich jederzeit die spezifisch relevanten Regelwerke, die daraus entstehenden Pflichten und die zu veranlassenden Tätigkeiten gezielt in der REG-IS-Datenbank abrufen. Dokumenten- und Vertragsverwaltung sind ebenso Bestandteil der Software, wie Möglichkeiten zur Erstellung von eigenen Aufgaben-Bibliotheken oder deren Import aus externen Quellen.

Der Informationsfluss

Damit Prozesse unternehmensweit reibungslos funktionieren, müssen Informationen über Systemgrenzen hinweg geteilt werden können und auch Nicht-Anwender der CAFM-Lösung kontrollierten Zugang zu ausgewählten Daten haben. Die Integrationsmöglichkeiten des von und zu anderen Systemen sind daher vielfältig. Sie reichen von einmaligen und zeitgesteuerten Import- und Export-Funktionen bis hin zu direkten Systemkopplungen in Echtzeit.

AT+C lege zudem Wert auf das Minimieren der Hürden für solche Verbindungen, teilt das Unternehmen mit. Zum einen seien die technischen Möglichkeiten für Kunden-Administratoren bis auf Datenbank-Ebene dokumentiert, zum anderen gebe es keine zusätzlichen Lizenzgebühren für individuelle Systemkopplungen, unabhängig von deren Anzahl oder Systemtiefe.

Über ein Web-basiertes Berichtsportal können Admins alle Informationen entweder als Standardauswertung oder auch in individuell aufbereiteter Form unternehmensweit einstellen und abrufen, einschließlich als Abonnements für die regelmäßige Zustellung. Zudem lassen sich die Daten und Grafiken zur Weiterverarbeitung in „Microsoft-Office“-Anwendungen übergeben.

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