Die Vor- und Nachteile von Cloud- und integrierten Angeboten ERP-Systeme für Kleine und Mittelständler

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Ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning) ist eine Anwendersoftware, mit deren Hilfe Unternehmen Unterstützung zur Planung ihrer Ressourcen erhalten. Je nachdem, welche Anforderungen bestehen, können sie sich zwischen zwei verschiedenen Nutzungsmodellen entscheiden: dem klassischen on-premises-Modell oder dem on-demand-System in einer Cloud. Welche Vor- und Nachteile sich jeweils bieten, wird nachfolgend beschrieben.

Wird ein ERP-System von einem KMU on-premises genutzt, bedeutet dies, dass die Nutzungsrechte für dieses System erworben werden. Das Unternehmen kauft oder mietet also die Software und betreibt sie über sein eigenes Netzwerk und Rechenzentrum. Um das integrierte ERP-System verwenden zu können, muss es auf allen Endgeräten installiert und eingerichtet sein, auf denen es genutzt werden soll. Damit ist das Programm an die Hardware des Lizenznehmers gebunden.

Dontenwill-Checkliste - Das richtige ERP System finden

Die Dontenwill AG hat eine Checkliste mit dem Titel entwickelt: „Das richtige ERP System finden: Auf diese 4 Punkte sollten Sie achten“. Auf diese Zusatzinformation möchte die Redaktion von DataCenter-Insider aufmerksam machen. Hier die Einleitung:

„Durchschnittlich alle 10 bis 15 Jahre müssen sich kleine und mittlere Unternehmen nach einem neuen ERP-System umsehen und sich mit Auswahl eines neuen Anbieters und einer Software beschäftigen. Bei der schieren Menge und Komplexität der Softwareprodukte - die sich kaum voneinander unterscheiden lassen - ist das eine ziemlich harte Nuss zu knacken.

Da können die Balzrituale der Anbieter noch so ausgefallen sein. Das 'Ja, ich will' zum neuen ERP-Partner muss wohl überlegt sein, denn die neue ERP-Software wird den Arbeitsalltag der gesamten Belegschaft verändern. Mit dem ERP-Einführungsprojekt kommen hohe Investitionskosten und ein erheblicher organisatorischer Aufwand auf Geschäftsführung und Mitarbeiter zu: In kleinen und mittleren Unternehmen muss das ERP-Projekt meist zusätzlich zum Tagesgeschäft von Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen gestemmt werden, koordiniert von einer internen Projektleitungsperson.

Je nach Firmengröße und Komplexität müssen sechs Monate für die Auswahl und nochmal drei bis 18 Monate für die Implementierung eingerechnet werden: So viel steht fest, stellen Sie sich auf einen Marathon ein, keinen Sprint.“

On premises: Umfassende Kontrolle und vollständige Datenhoheit

Alle Daten befinden sich in den Räumlichkeiten des Kunden oder im Rechenzentrum, das er benutzt , aber auch ein Fremdrechenzentrum ist möglich.

Der Anbieter hat dagegen keinen Zugriff auf die Daten. Der Lizenznehmer ist somit allein verantwortlich für den Betrieb und die Sicherung des ERP-Systems. Über Dienstleistungsverträge können Wartung und Updates aber auch vom Anbieter übernommen werden.

Diese Vorteile besitzt ein on-premises-Nutzungsmodell:

• Eigenständige Erweiterung der Software

• Anpassung der Software an Einsatzgebiet und kundenspezifische Anforderungen

• Kontrolle über System, Datenverarbeitung und Sicherheit

• Datenhoheit liegt im Unternehmen

• Nur gering abhängig vom Internet-Zugang

Trotz der vielen Vorteile hat diese integrierte Lösung auch Nachteile. Dazu zählt einerseits der Kostenaufwand, der durch die Betriebs- und Anschaffungskosten entsteht sowie durch die Wartungsgebühren, die Aktualisierungen und Weiterentwicklungen des Systems. Außerdem bestehen Risiken für KMU, da sie selbst für die Sicherheit und den Betrieb des Systems verantwortlich sind. Des Weiteren sind die Sicherheitsstandards der Rechenzentren der ERP-Anbieter oft höher als die des eigenen Unternehmens, da sie strengeren Anforderungen unterliegen.

On-Demand: Flexibles und ortsunabhängiges ERP in der Cloud

Im Gegensatz zum on-premises-System wird die ERP-Software beim on-demand-Nutzungsmodell als Dienstleistung über eine Miete bezogen. Über eine Cloud-Umgebung wird die Software betrieben, so dass eine Installation auf der eigenen Hardware nicht nötig ist. Stattdessen wird das ERP-System auf den Servern des Anbieters gespeichert, genauso wie auch die Daten, die im ERP-System verarbeitet werden.

Das bedeutet, dass der Anbieter die Hardware verwaltet und betreibt. Über das Internet erhält der Kunde Zugriff auf das ERP-System und kann es ausführen. Für die Wartung und den Betrieb der ERP-Software ist jedoch ausschließlich der Anbieter verantwortlich. Lagern Unternehmen ihre ERP-Software in eine Cloud aus, spricht man auch von Sofware-as-a-Service (SaaS).

Diese Vorteile bringen ERP-Systeme in einer Cloud mit sich:

Entscheiden sich Unternehmen für eine On-Demand-Lösung, entstehen keine Investitionskosten für eigene Server oder Rechenzentren. Stattdessen werden die des Anbieters genutzt. Durch den Mietpreis, den der Nutzer zahlt, werden bereits alle Kosten abgedeckt. Diese umfassen:

• Hardware

• Betrieb

• Leitungskosten

• Wartung

Außerdem liegt die Verantwortung für den Betrieb sowie die Sicherheit durch die SaaS beim ERP-Anbieter, so dass KMU geringere Risiken tragen. Eine Cloud-Umgebung bietet zudem eine hohe Flexibilität. Sobald also beispielsweise Benutzeranzahl oder Speicherkapazität angepasst werden müssen, ist ein Upgrade jederzeit möglich.

Durch den Zugriff über eine stabile Internet-Verbindung kann das ERP-System von Unternehmen darüber hinaus ortsunabhängig und mobil genutzt werden. Updates werden automatisch vom Anbieter eingespielt, so dass der Nutzer keine Zeit verliert und das System stets auf dem neusten Stand ist.

Das sind die Vorteile auf einen Blick:

• Mietpreis umfasst alle Kosten

• Verantwortung für Sicherheit und Betrieb beim Anbieter

• Flexible Anpassung des Systems

• Ortsunabhängige und mobile Nutzung

• Zeitersparnis durch automatische Updates

Doch auch dieses Nutzungsmodell zeigt nicht nur durch Vorteile, auch die Nachteile sollten bedacht werden. Da die Daten auf dem Anbietersystem gespeichert werden, sind oft Auslagerungsverträge notwendig. Dabei müssen auch datenschutzrechtliche Aspekte berücksichtigt werden, sobald der Server im Ausland steht.

Außerdem kann hier ein Risiko für die Sicherheit entstehen, weil kritische und hochsensible Daten außerhalb des eigenen Unternehmens verarbeitet werden. Jedoch sind die Sicherheitsstandards vieler ERP-Anbieter, wie bereits beschrieben, sehr hoch. Zudem ist eine Cloud-Lösung immer verbunden mit der Abgabe von Kontrolle, die einerseits weniger Verantwortung mit sich bringt, andererseits aber auch mehr Vertrauen in den ERP-Anbieter erfordert. Ein weiterer möglicherweise nachteiliger Aspekt ist, dass On-Demand-Systeme abhängig von der Internet-Verfügbarkeit sind.

Welche ERP-Lösung ist die richtige für KMU?

Bevor sich KMU für ein ERP-Nutzungsmodell entscheiden, müssen sie für sich definieren, welche technischen und funktionalen Anforderungen an das ERP-System gestellt werden, welche finanziellen Investitionen getätigt werden können, wie viel Kontrolle das Unternehmen behalten will, welche Verantwortungen es abgeben und wie flexibel es arbeiten möchte. Das ist auch abhängig von den Aufgaben, die künftig auf die Firma zukommen und die die Software übernehmen soll. Die zwei unterschiedlichen Softwarenutzungsmodelle können durch individuelle Vorteile überzeugen, besitzen jedoch auch Nachteile, die ebenfalls stets einkalkuliert werden sollten.

*Der Autor des Haupttextes ist Tobias Ambrosch. Er arbeitet bei der Selectline Software GmbH

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