Aktendigitalisierung, Archivkonsolidierung und Prozessverschlankung Digital reicht nicht – die neuen HR-Services beim TÜV Rheinland

Auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz setzen heute Personalabteilungen auf Software-Anbieter, die mehrere HR-Services aus einer Hand liefern können. Auch TÜV Rheinland verfolgt diesen Ansatz: Mit der digitalen Personalakte, dem zugehörigen Scan-Modul und der automatischen Dokumentenerzeugung aus dem Hause Aconso implementiert der Prüfdienstleister eine neue Generation von digitalen HR-Tools.

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TÜV Rheinland – ein international führender unabhängiger Prüfdienstleister mit weltweit über 19.000 Beschäftigten – macht mit den digitalen Lösungen von Aconso einen großen Schritt in Richtung Digital Workplace, in dem Informationen schnell, unkompliziert und ortsunabhängig verfügbar sind. Mit der neuen digitalen Personalakte verwalten die Mitarbeiter der HR-Abteilung nun zirka 730.000 Dokumente über ein einziges Dashboard –vom Bürostuhl aus, im Home Office oder von unterwegs.

Dokumente, die trotzdem noch in Papierform anfallen – wie Verträge, die erst mit Unterschrift rechtskräftig werden – können über ein zugehöriges Scan-Modul unkompliziert ins System übertragen werden. Die automatische Dokumentenerzeugung läuft ging 2017 in Betrieb.

Die Entwicklung seit 2007

Bereits seit 2007 vertritt das Unternehmen ganz klar den Standpunkt, keine analogen Mitarbeiterdokumente mehr im HR-Archiv vorzuhalten. Denn bei deutschlandweit mehr als 10.000 Angestellten, mit teilweise langen Betriebszugehörigkeiten von 25 Jahren, nahmen die Papierdokumente immer mehr Platz ein, den TÜV Rheinland sinnvoller für zusätzliche Büroarbeitsplätze, Server- oder Konferenzräume nutzen wollte.

Zudem wurden die Unterlagen dezentral in den großen Standorten Köln, Berlin und Nürnberg sowie verschiedenen Außenstellen gelagert und mit unterschiedlichen, historisch gewachsenen Systemen verwaltet. Benötigten HR-Mitarbeiter eine bestimmte Akte – etwa für ein Firmenjubiläum – musste diese aufwendig per Post verschickt werden.

So entschied sich das Unternehmen bereits vor zehn Jahren dazu, alle vorhandenen Mitarbeiterdokumente elektronisch zu erfassen und in eine elektronische Personalakte eines anderen Anbieters zu überführen. Nach dem Scan-Prozess wurden die Papierdokumente entweder den Mitarbeitern zur Verfügung gestellt oder datenschutzkonform vernichtet.

„Natürlich wird unter Experten noch immer diskutiert, ob Originalunterlagen nach der Digitalisierung aufbewahrt werden sollen oder nicht. Wir haben damals aber ganz klar gesagt, dass wir keine Papierdokumente mehr vorhalten wollen“, erläutert Wolfgang Thomaschitz, Leiter Competence Center Personalbetreuung bei TÜV Rheinland.

Bisher Dokumentenablage mit 27 Klicks

Die 2007 eingeführte elektronische Personalakte war jedoch fast zehn Jahre später nicht mehr State-of-the-Art für das zukunftsorientierte Unternehmen. Einerseits gestaltete sich das Auffinden benötigter Unterlagen für HR-Mitarbeiter schwierig, denn die Akte war sehr kleinteilig in 17 Register mit bis zu vier Unterstrukturen aufgeschlüsselt. Hinzu kam, dass abteilungsintern keine einheitliche Vorgabe zur Benennung existierte und die Akte auch keine Preview anzeigen konnte. So mussten Personalmitarbeiter oft viele verschiedene Dateien öffnen, bis das richtige Schriftstück gefunden war.

Andererseits war auch die Erstellung und Ablage neuer Dokumente aufwendig: HR-Mitarbeiter fertigten neue Personalunterlagen zunächst per Serienbrieffunktion in Word an. Um sie anschließend in die digitale Personalakte zu überführen, musste das jeweilige Dokument ausgedruckt und mit einem Strichbarcode – erzeugt über ein separates System – beklebt werden. Dieser Barcode enthielt die Information an welcher Stelle im System es abgelegt werden sollte.

Am Ende scannten die HR-Mitarbeiter das Schriftstück mit speziellen Kofax-Scannern wieder ein, die den Barcode lesen konnten. „30.000 interne Schreiben haben wir auf diese Weise jährlich in das System überführt – hinzu kommen dann natürlich noch externe Dokumente wie Krankenkassen- oder Geburtsbescheinigungen. Das war extrem aufwendig“, erinnert sich Thomaschitz.

Insgesamt waren 27 Klicks nötig, um neue Dokumente an der richtigen Stelle in der elektronischen Akte abzulegen. „Letztendlicher Auslöser für die Suche nach einem neuen Anbieter war dann die Einführung des HCM-Systems von SAP.“. Denn um die bisher genutzte elektronische Personalakte auf das neue System anzupassen, wären beim ehemaligen Anbieter Kosten im hohen fünfstelligen Bereich angefallen. Daher beschlossen die Verantwortlichen sich nach einem neuen Partner umzusehen.

Das Herzstück Digitale Personalakte

Angesichts des bisher sehr umständlichen Prozesses zur Erstellung und Ablage neuer Dokumente in der elektronischen Akte, war den Verantwortlichen neben dem Kostenfaktor vor allem wichtig, dass der neue Dienstleister verschiedene HR-Services aus einer Hand bieten konnte – digitale Personalakte, automatische Dokumentenerzeugung und -ablage, Zeugnis-Generator und mehr. Zudem sollte es natürlich auch einen weniger aufwendigen Prozess zur Überführung externer Papierunterlagen in das System geben.

Eine intuitiv bedienbare Benutzeroberfläche war eine weitere Grundvoraussetzung. Um auch für kommende Herausforderungen im digitalen Zeitalter gerüstet zu sein, definierte TÜV Rheinland zusätzlich Webfähigkeit und mobilen Zugriff als Auswahlkriterien. Da der Prüfdienstleister weltweit agiert, sollte das Tool zudem in verschiedenen Sprachen verfügbar sein. Auch die Kompatibilität mit SAP war nach der Umstellung auf das HCM-System des Walldorfer Software-Unternehmens natürlich grundlegend.

„Als wir Aconso auf einer Messe kennengelernt haben, waren wir bereits mitten im Evaluationsprozess und hatten schon einige andere Lösungen gesehen“, berichtet Thomaschitz. „Der HR-Software-Anbieter hat uns von Anfang an mit seinem Konzept überzeugt. Hier ist die Digitale Personalakte sozusagen das Herzstück und nach und nach können dann weitere HR-Service-Module zugeschaltet werden. Daher fiel der Entschluss relativ schnell.“ Zusätzlich zur digitalen Personalakte entschied sich TÜV Rheinland auch für das Scan-Modul des Anbieters sowie das Tool zur automatischen Dokumentenerzeugung.

Datentransfer in neun Tagen abgeschlossen

Nach den Vertragsverhandlungen wurde die Akte innerhalb von zirka sechs Monaten reibungslos implementiert. Der Software-Hersteller fertigte dazu im Vorfeld einen Blue-Print mit klaren Angaben an, wie sich das neue System individuell auf die Bedürfnisse von TÜV Rheinland abstimmen lässt.

„Auf Vorschlag der Experten haben wir uns dann dazu entschieden, die bisher 17 Register auf sieben zu reduzieren, um die Akte übersichtlicher zu gestalten“, führt Thomaschitz aus. Dazu wurde eine Schnittstelle zwischen der alten und der neuen Lösung geschaffen, die die Dokumente nach einem vorgegebenen Intervall den neuen Registern zuordnete.

In diesem Zuge wurden alle Dokumente auch noch einmal daraufhin überprüft, ob sie in einem rechts- und revisionssicheren PDF-Format vorliegen – war dies nicht der Fall, wurden sie entsprechend umgewandelt. Die Transferierung der insgesamt knapp 730.000 Dokumente war innerhalb von nur neun Tagen – jeweils von acht Uhr abends bis vier Uhr morgens – abgeschlossen.

Mitarbeiterdaten bleiben in Köln

Heute haben die HR-Mitarbeiter von TÜV Rheinland über eine sichere Private Network-Verbindung (VPN) standortunabhängig Zugriff auf alle Personalinformation und können Akten je nach Berechtigung einsehen und bearbeiten. TÜV Rheinland entschied sich dafür, die Lösung in einer Private Cloud im eigenen Rechenzentrum in Köln zu betreiben.

„Ein wichtiges Kriterium für unseren Betriebsrat war, dass Mitarbeiterdaten das Unternehmen nicht verlassen. Auch hier sind wir sehr zufrieden mit der neuen Lösung. Der Provider hat zwar unsere digitale Personalakte individuell entwickelt und hält sie auch vor – die Daten bleiben aber in unserem eigenen Rechenzentrum.“

Auch die Reduzierung auf eine Struktur mit nur sieben anstatt 17 Registern hat sich gelohnt. Unterlagen sind dadurch – und dank einer übersichtlichen Vorschaufunktion – für HR-Mitarbeiter nun schnell und einfach auffindbar.

Das Scan-Modul stößt ebenfalls auf Akzeptanz. Papierdokumente können über das Tool digitalisiert und dann per Drag-and-Drop an die richtige Stelle im System gezogen werden – die zeitintensive Erstellung individueller Barcodes entfällt. Sind Dokumente bereits vorab über eine automatische Dokumentenerzeugung mit einem Barcode versehen, greift die integrierte Barcode-Erkennung des Moduls und legt sie automatisch an der richtigen Stelle ab. Zudem können Unterlagen über eine OCR-Texterkennung im Volltextmodus durchsucht werden.

Zum Schluss verdichtete ein Projektteam die ursprünglich zirka 320 Formschreiben auf nur noch 105. Anschließend wurden sie in das System implementiert.

Das papierloses Büro in Sichtweite

„Die neue digitale Personalakte genießt bei den Personalsachbearbeitern, die tagtäglich damit arbeiten, sowie bei den Führungskräften, den Personalleitern und den HR Businesspartnern eine hohe Akzeptanz. Personaldokumente sind nun an jedem unserer Standorte in Deutschland digital verfügbar – oder auch mobil über Smartphone und Tablet“, fasst Thomaschitz zusammen.

Doch er denk bereits weiter: „Wenn dann noch die automatische Dokumentenerzeugung startet, sind wir schon fast beim komplett papierlosen Büro angelangt.“ Als eines der nächsten Projekte möchte TÜV Rheinland daher auf jeden Fall die digitale Unterschrift angehen, denn dann müssen Dokumente wie Verträge überhaupt nicht mehr ausgedruckt werden. Zudem sind der Zeugnis-Generator, die Vertragsdatenbank und das Prozess-Management-System des Software-Providers im Gespräch. Ein effizienter Digital Workplace ohne Medienbrüche rückt damit für TÜV Rheinland in Sichtweite.

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