Output-Management im Datacenter

Das Kommunale Rechenzentrum Minden – Ravensberg/Lippe druckt und druckt und …

| Autor / Redakteur: Carsten Lüdtge* / Ulrike Ostler

Gut sortiert und kategorisiert: Output-Management senkt beim KRZ die Kosten und zugleich das Risiko, Sendungen falsch oder unvollständig zu verschicken.
Gut sortiert und kategorisiert: Output-Management senkt beim KRZ die Kosten und zugleich das Risiko, Sendungen falsch oder unvollständig zu verschicken. (Bild: gemeinfrei - AlexanderStein/Pixabay / CC0)

Aller Digitalisierung zum Trotz: In Deutschlands Kommunen gibt Papier den Ton an. Das Kommunale Rechenzentrum Minden – Ravensberg/Lippe (KRZ) verschickt im Auftrag der Landkreise Minden-Lübbecke, Herford und Lippe jährlich acht Millionen Sendungen auf dem klassischen Postweg. Da braucht es ein Output-Management mit einer automatisierten Vorsortierung.

Auch wenn seit Januar 2018 De-Mail für Deutschlands Verwaltungen gesetzlich vorgeschrieben ist: Es bleibt abzuwarten, ob und wie sich dieser elektronische Kanal als Alternative zum klassischen Postversand in der Kommunikation zwischen Bürger und Behörden durchsetzen wird.

Dirk Niemeyer vom Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe glaubt nicht, dass über Nacht „der Schalter umgelegt“ wird. „Secure-Mail-Lösungen wie E-Post und De-Mail wurden zwar intensiv und lange beworben, spielen aber heute nach wie vor keine große Rolle. Ob diese formatabhängigen Medien überhaupt geeignet sind, einen Umschwung hin zum elektronischen Versand zu erreichen, ist fraglich. Stattdessen scheint der Weg hin zu formatunabhängigen beziehungsweise inhaltsorientierten Medien wie HTML5 erfolgversprechender zu sein.“

Der Leiter des Geschäftsbereiches Produktion beim in Lemgo ansässigen Rechenzentrum ist sich sicher, dass die weitgreifende Umstellung auf digitale Kommunikation im öffentlichen Sektor noch einige Zeit in Anspruch nimmt. Dass sie kommt, daran zweifelt er nicht – schließlich verpflichtet das E-Government-Gesetz (EGovG) alle Städte und Kommunen ab 2020, von der papiergebunden auf die digitale Aktenführung umzusteigen.

Das Druckvolumen steigt – der Aufwand auch

Noch aber dominiert Papier das Output-Management im öffentlichen Sektor. So wie beim krz, das Dokumente überwiegend physisch versendet – auch wenn die Kommunikation über De-Mail und E-Post möglich ist. Rund 30 Millionen Dokumentseiten werden im hauseigenen Druck- und Versandzentrum jährlich produziert und zu acht Millionen Sendungen gebündelt und anschließend kuvertiert: Sozialhilfebescheide, Wahlbenachrichtigungen, Bußgeldbescheide, Verbrauchsabrechnungen, Grundbesitzabgabenbescheide, Rechnungen, Anmeldebestätigungen etc.

Den größten Anteil machen Gehaltsbescheide aus. Mehr als 180.000 Angestellte in Behörden und öffentlichen Einrichtungen bekommen ihre Lohnabrechnung heute aus Lemgo. Damit ist das krz der größte kommunale Druckdienstleister in Nordrhein-Westfalen.

Ergänzendes zum Thema
 
Über das Kommunale Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe

Und das Druckvolumen steigt weiter. Vor allem bei den Entgeltbescheiden ist ein deutlicher Zuwachs zu verzeichnen. Doch was zunächst erfreulich klingt, erwies sich in der Vergangenheit zunehmend als Hindernis. Auf Grund der Vielzahl an unterschiedlichen Kunden, die das Rechenzentrum bedient, nahm die Sortierung der Dokumente immer mehr Zeit in Anspruch. Es existierten sehr viele kleine Drucklisten pro Mandant, die sich für den Versand nur schwer zusammenführen ließen.

Benötigt: Die automatisierte Sortierung

Was fehlte, war eine Technik zur automatisierten Bündelung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen im Sinne eines optimalen Druck-Handlings. Deshalb entschlossen sich Niemeyer und seine Mitarbeiter, die Software „Docbridge Pilot“ zur zentralen Steuerung des Output-Managements (OM) einzuführen. Die skalierbare Software der Compart AG ermöglicht es, die Entgeltbescheide nach Mandanten zu sortieren und mit ihren jeweiligen Untermandanten zu einem Druckstapel, versehen mit einem Deck- und einem Schlussblatt, zusammenzuführen.

Zusätzlich prüft das System, ob einem einzelnen Personalfall weitere Dokumente zugeordnet werden können, die vielleicht nur einmal im Jahr erzeugt werden, zum Beispiel Jahresentgeltnachweise und DUEV-Bescheinigung. Diese Schriftstücke wurden bisher separat gedruckt, kuvertiert und versendet. Heute dagegen benötigt das Rechenzentrum wesentlich weniger Briefumschläge und profitiert deshalb von geringeren Portokosten.

Diese automatisierte Bündelung ist noch aus einem anderen Blickwinkel interessant: Durch den Wegfall der manuellen Sortierung spart das Rechenzentrum zwei volle Arbeitstage.

Automatische Bündelung spart zwei Tage

Doch die mandantenbezogene Stapelverarbeitung für Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist nur ein Aspekt. Richtig spannend wird es im Bereich der Standarddokumente. Ziel ist es hier, alle Dokumente zu analysieren und für den elektronischen und physikalischen Versand automatisiert aufzubereiten. Dabei spielt es keine Rolle, aus welchen Applikationen beziehungsweise in welchem Format sie angeliefert werden. Kein leichtes Unterfangen, wie sich Niemeyer erinnert.

Die Schwierigkeit zeigte sich zum Beispiel darin, dass ein Workflow etabliert werden musste, mit dem eine zuverlässige Dokumentenanalyse möglich ist. Heute ist sie Realität.

Der Wegfall manueller Sortierung spart schon einmal zwei Tage, doch richtig effektiv wird es richtig mithilfe von Dokumenten-IDs und des damit verbundenen automatisierten Workflow.
Der Wegfall manueller Sortierung spart schon einmal zwei Tage, doch richtig effektiv wird es richtig mithilfe von Dokumenten-IDs und des damit verbundenen automatisierten Workflow. (Bild: gemeinfrei - Soorelis/Pixabay / CC0)

Das Grundprinzip: Jedes Schriftstück erhält einen so genannten Dokumentenschlüssel (ID), der alle für die automatisierte Verarbeitung notwendigen Daten enthält. Dabei geht es um Fragen wie:

  • Worum handelt es sich bei dem Schriftstück, zum Beispiel Bußgeldbescheid, Kindergartenbeitrag und Sozialhilfebescheid ?
  • Was soll damit gemacht werden - Archivierung, physischer oder elektronischer Versand?
  • Welche Referenzen sind enthalten, beispielsweise Auftrags-/Bestellnummer, Aktenzeichen, Matchcode?

Über eine entsprechende Konfiguration werden zunächst die aus den Fachanwendungen kommenden Dateien analysiert. Das OM-System vergleicht also die Dokumenten-ID mit einer hinterlegten Steuerungstabelle: Je nach Schlüssel wird dann die weitere Verarbeitung festgelegt. Gleichzeitig erzeugt das System einen entsprechenden Report mit den zugehörigen Datensätzen.

Zufriedener Chef, zufriedene Mitarbeiter und Kunden

Im Falle eines digitalen Versands wird dabei auch geprüft, ob der Empfänger überhaupt ein Konto für die elektronische Zustellung besitzt. Wenn ja, dann muss außerdem validiert werden, ob im jeweiligen Fachverfahren das Aktenzeichen mit dem Namen und der Mailadresse übereinstimmt. Erst danach wird sicher elektronisch zugestellt.

Niemeyer und seine Mitarbeiter sind zufrieden mit den neu etablierten Abläufen. Das Hauptziel, die Optimierung und Standardisierung bestehender manueller Prozesse, wurde erreicht. Zudem profitiere man von deutlich geringeren Kosten, so der Manager. Gleichzeitig sei die Prozesssicherheit gestiegen. Das Risiko, Sendungen auf Grund unkorrekter Daten falsch oder unvollständig zu verschicken, gehe gegen Null.

Hinzu kommt der hohe Automatisierungsgrad. Jeder physikalische und elektronische Ausgabekanal kann je nach Wunsch beschickt werden. Auch das auf einer relationalen Datenbank beruhende Prinzip der neuen OM-Software schätzen Niemeyer und seine Kollegen. Damit sei es ein Leichtes, Objekte und Felder in einem Dokument nach Belieben anzuordnen und zu recherchieren oder zu lesen, so der Manager.

* Carsten Lüdtge arbeitet im Bereich PR- und Content-Management bei der Compart AG.

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