IDC-Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“ Das Einsparpotenzial von Print Management und Document Solutions

Kostenersparnis und das Einbinden flexiblerer neuer Technologien wie mobiles Drucken machen den Einsatz von Print Services und Document Solutions für den Mittelstand attraktiv. Immer mehr Unternehmen planen zudem mit Document Solutions die Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen.

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Print Management und Document Solutions wachsen immer weiter zusammen und können kaum noch isoliert voneinander betrachtet werden. Insbesondere mittelständische Unternehmen (200 – 1.000 Beschäftigte) planen in den kommenden ein bis zwei Jahren, Print Management und Document Solutions verstärkt zu implementieren. Zunächst werden mit Print Management die Druckkosten reduziert. Im zweiten Schritt lassen sich mit Hilfe von Document Solutions die dokumentenintensiven Geschäftsprozesse effizienter und sicherer gestalten.

Das Marktforschungsunternehmen IDC empfiehlt Firmen und Organisationen eine stufenweise Implementierung: Zunächst sollten die Geräteinfrastruktur optimiert, die Druckkosten gesenkt und die Transparenz durch das aktive Management erreicht werden. Im zweiten Schritt sorgen Document Solutions dafür, das Druckvolumen deutlich zu reduzieren und dokumentenintensive Geschäftsprozesse zu straffen. Damit erfüllt die IT-Abteilung nicht nur eine der Hauptanforderungen, nämlich die Fachabteilungen und deren Geschäftsprozesse deutlich stärker zu unterstützen. Vielmehr eröffnet sich der IT an dieser Stelle eine gute Möglichkeit, sich vom reinen Zulieferer Schritt für Schritt zu einem echten Partner für das Business zu positionieren.

Geschäftsprozesse unterstützen

Die Senkung der IT-Kosten (52 Prozent) und die Verbesserung der Sicherheit (49 Prozent) sind für die befragten Fach- und Führungskräfte die wichtigsten Anforderungen an die IT in den kommenden ein bis zwei Jahren. Zu diesem Ergebnis kommt die neue IDC-Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“. Neben diesen klassischen IT-Tasks müssen die IT-Abteilungen deutscher Firmen die Fachbereiche und deren Geschäftsprozesse stärker als bisher unterstützen – dies gaben 51 Prozent der Befragten zu Protokoll – und stehen zudem vor der Herausforderung, deutlich flexibler als in der Vergangenheit auf neue Anforderungen (46 Prozent), wie etwa konjunkturelle Schwankungen oder organisatorische Veränderungen, zu reagieren.

Print Services noch nicht ausgeschöpft

Viele der befragten Unternehmen beziehen aktuell von externen Print Services-Anbietern vor allem Basisdienstleistungen wie Wartung und Support (56 Prozent), Gerätebeschaffung (51 Prozent) und das Verbrauchsmaterial (47 Prozent). Mit diesen sogenannten BPS (Basic Print Services)-Verträgen lassen sich die direkten Kosten senken und eine einzige Abrechnung und ein Reporting sorgen für Transparenz.

„Dieser Effekt ist allerdings schnell verpufft“, sagt Matthias Kraus, Analyst und Projektleiter dieser Studie. „Was nutzen günstige Beschaffungskonditionen, wenn überflüssige Geräte eingekauft und parallel ein Wildwuchs an veraltetem Drucker-Equipment benutzt wird, der fehleranfällig ist, den Bedarf der Anwender nicht erfüllt und die Geräteflotte an veränderte Rahmenbedingungen nicht angepasst wird?“

Insbesondere mittelständische Unternehmen scheinen das zu erkennen, denn sie planen innerhalb der kommenden zwei Jahre mit der Unterstützung von Managed Print Services (MPS)-Anbieter die Analyse und Bedarfsplanung (49 Prozent), die Gerätekonsolidierung (52 Prozent), das Asset Management (48 Prozent) und die fortlaufende Optimierung der Druckerumgebung (54 Prozent) zu verbessern. „Damit schaffen sich diese Unternehmen eine optimale Basis, um nicht nur die direkten Kosten für Beschaffung und Betrieb zu senken, sondern insbesondere die versteckten Kosten aufzudecken und in der Folge zu reduzieren“, sagt Kraus.

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