IDC-Studie „Print Management & Document Solutions in Deutschland 2012“

Das Einsparpotenzial von Print Management und Document Solutions

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Document Solutions verhelfen zu mehr Produktivität

Dass Optimierungspotenzial durch Document Solutions steht bei den befragten IT- und Fachbereichsverantwortlichen außer Frage: Zwei Drittel der Befragten – und hier vor allem wieder der Mittestand – beurteilen Document Solutions als eine geeignete Maßnahme, um dokumentenintensive Prozesse in Teilbereichen zu optimieren. So sind elektronische Formulare (44 Prozent), Lösungen für sicheres Drucken und elektronische Archivierung (jeweils 34 Prozent) und die Digitalisierung und manuelle Weiterleitung von Dokumenten (32 Prozent) – also Software und Services, um Teilbereiche von Dokumentenprozessen zu verbessern oder die Sicherheit zu erhöhen – am weitesten verbreitet.

Die befragten Firmen und Organisationen wollen das Gesamtpotenzial von Document Solutions ausschöpfen, so plant ein Großteil in den kommenden 12 bis 24 vor allem Maßnahmen zur Automatisierung von dokumentenintensiven Geschäftsprozessen. Hierzu zählen Enterprise Content Mangement (ECM)-Systeme (55 Prozent), Software und Services zur Digitalisierung und automatischen Verteilung (50 Prozent) und Enterprise In-/Outputsysteme zur automatischen Erstellung von Dokumenten aus Firmenanwendungen (49 Prozent).

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„Document Solutions versetzen die IT-Abteilungen in die Lage, die einzelnen Fachbereiche und deren betriebliche Abläufe besser zu unterstützen, denn automatisierte Prozesse ermöglichen schnellere Durchlaufzeiten und zuverlässigere Geschäftsprozesse“, sagt IDC-Experte Kraus. „Dies führt dann zum eigentlichen Nutzen, nämlich einer höheren Produktivität der Fachabteilungen und zu mehr Kundenzufriedenheit.“

Mobiles Drucken

Mobiles Drucken wird von den Befragten als wichtiger Trend gewertet. Für mehr als die Hälfte der Befragten wird mobiles Drucken – kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre oder mittelfristig innerhalb der kommenden zwei bis fünf Jahre – als wichtiges Thema eingeschätzt. Dabei gaben elf Prozent der Unternehmen an, dass mobiles Drucken bereits heute von großer Bedeutung für sie ist. Lediglich 12 Prozent werten mobiles Drucken hingegen als unbedeutendes Hypethema ab. Die befragten Unternehmen erhoffen sich durch mobiles Drucken mehr Flexibilität (53 Prozent) und eine Erhöhung der Produktivität (41 Prozent) für die Anwender. „Gerade für Führungskräfte, Berater oder Vertriebsmitarbeiter, aber auch für Pendler oder Mitarbeiter, die ab und an zu Hause arbeiten, ist mobiles Drucken besonders wichtig. Die Arbeitswelt verlangt immer mehr Flexibilität und Mobilität. Die Möglichkeit, im Hotel, am Flughafen oder beim Kundenbesuch ein wichtiges Dokument auszudrucken, gehört einfach dazu“ sagt Kraus.

Die Frage der Sicherheit verursacht durch das Fehlverhalten von Anwerndern oder fehlende technische Voraussetzungen sowohl auf Drucker – als auch auf Endgeräteseite, stellen im Hinblick auf mobiles Drucken für die befragten Unternehmen die größten Herausforderungen dar.

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