Access- und Filemaker-Ersatz Limbas Open Source macht Offices unabhängig

Als GPL-basiertes Open-Source-Datenbank-Framework ist „Limbas“ für den Einsatz im öffentlichen Bereich eine ausgereifte Alternative und kann unter anderem Access-Anwendungen ersetzen. Martina Hatzinger von der Limbas GmbH erklärt, wie es geht.

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LIMBAS GmbH

Der Zugang zum System wird dem User über seinen Browser plattformunabhängig zur Verfügung gestellt. So können Rechner unabhängig vom installierten Betriebssystem auf Limbas zugreifen. Microsoft-, Linux- und Macintosh-Rechner können Limbas so nutzen.

Besonderen Wert wurde bei dem in PHP geschriebenen System auf die Performance gelegt. Weiter wird das durch den Einsatz der „SAP MaxDB“ Datenbank erreicht, welcher eine Nutzung im Enterprise-Segment ermöglicht. „MS SQL“, „PostgreSQL“ und „MySQL“ werden ebenfalls unterstützt. Weitere technische Voraussetzungen sind ein Linux-Betriebssystem mit Apache-Webserver.

Erstellung von Tabellen zur Verwaltung von Daten

Ähnlich wie in „Access“ lassen sich in Limbas Tabellen mit wenigen Klicks verknüpfen, so werden beispielsweise beliebige Anwendungen unkompliziert erstellt.

Für die schnelle Umsetzung von individuellen Fachanwendungen stellt der integrierte Tabellen-Editor eine große Auswahl an vordefinierten Feldtypen zur Verfügung: Texte, Zahlen (Währung, Telefonnummern, Postleitzahl, Geburtsdatum, Steuernummer), Auswahlfelder, Checkboxen, Datei-Uploads und viele mehr. Sofort nach der Erstellung kann auf die neue Tabelle über ein Standard-Formular zugegriffen und Daten bearbeitet werden. Ohne programmiertechnischen Aufwand bietet dieses Formular die volle Funktionsvielfalt, um Datensätze zu erstellen, zu suchen, zu bearbeiten und zu löschen.

Individuelle Darstellung per Formular und Bericht

Limbas-Formulare ermöglichen eine individuelle Gestaltung des Tabellen-Layouts. Die Form der Datenansicht wird insbesondere in der Detailbearbeitung von Datensätzen durch automatisch generierte Formulare unterstützt. Der Anwender kann ohne grafische Einschränkung und HTML-Kenntnisse eigene Formular-Layouts mit dem Limbas-Formular-Editor erstellen, bearbeiten und anpassen.

So kann für bestimmte Arbeitsbereiche eine optimierte Ansicht zur Verfügung gestellt werden, die das Arbeiten für den User an dieser Stelle vereinfacht, etwa zur reinen Datenansicht oder Datenerfassung. Mit einem Klick lassen sich die Eingaben als Bericht mittels eines PDF-Dokuments exportieren. Auch hier kann das Layout mit einem grafischen Editor individuell angepasst werden.

Berichts-Editor

Der Berichts-Editor unterstützt unter anderem neben Kopf und Fuß auch einen definierbaren Seitenumbruch, relative und absolute Positionierung von Elementen wie Fotos und Grafiken, Beschreibungen, Tabellen, Berechnungsfunktionen und vieles mehr. So ist er geeignet, Quittungen, Bestätigungen, Verträge, Anträge oder Ähnliches dynamisch zu erstellen. Auch Daten aus in Limbas erstellten Abfragen lassen sich in die Berichte übernehmen.

Abfragen

Auswertungen und Statistiken sind gerade im öffentlichen Bereich unabdingbar, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Für Gemeindeplanungen, Stadtentwicklungsplanungen oder Bettenbelegungspläne sind fundierte und übersichtliche Abfragen eine optimale Entscheidungshilfe.

Um individuelle Abfragen zu erstellen, beinhaltet Limbas einen Abfrage-Editor. Es können sowohl eigene SQL-Statements oder auch der grafische Abfrage-Wizard genutzt werden. Ergebnisse der Abfrage werden wie normale Limbas-Tabellen behandelt und in das System integriert und gespeichert. Dazu gehören neben der Darstellung, Such- und Filtermöglichkeit auch die Sortierung und die direkte Nutzung für die Berichtserstellung. Mit dem Limbas-Diagramm-Editor lassen sich Ergebnisse als Linien-, Balken- oder Kuchendiagramm darstellen.

Basisfunktionen

Um das Rad für verschiedene Projekte nicht immer neu zu erfinden, ist in Limbas eine Vielfalt an weiteren Basisfunktionen integriert. Diese stellen dem Entwickler eine Reihe von Standard-Funktionen zur Verfügung, welche die Entwicklungszeit deutlich verkürzen.

Rechte-Editor

Eine der ersten Aufgaben, die auf einen Entwickler zukommen, ist die Authentifizierung der User. Der Rechte-Editor sorgt für einen geregelten Zugriff einzelner User oder auch User-Gruppen. Hier legt der Administrator fest, welche Limbas-Funktionen, bis hin zu einzelnen Feldern, vom User gelesen, gelöscht und bearbeitet werden dürfen. Beispielsweise ist ohne Programmieraufwand möglich, je nach Verantwortungsbereich des Benutzers, eine gänzlich andere Ansicht auf die Daten zur Verfügung zu stellen. Damit wird eine Trennung der Aufgabengebiete gewährleistet.

DMS

Das in Limbas integrierte vollwertige Dokumenten-Management-System (DMS) verwaltet sowohl Bilder als auch Dokumente verschiedener Art und kann diese versionieren und indizieren. Limbas nutzt ein externes OCR-Erkennungsprogramm zur automatischen serverseitigen Texterkennung. Vormals papierbasierte Dokumente können so in Limbas verwaltet und durchsucht werden.

Durch die Verknüpfung des DMS mit in Limbas erstellten Lösungen können beliebige Datensätze mit gespeicherten Dokumenten verknüpft werden. So werden etwa Anträge und Dokumente (Röntgenbilder, Bebauungspläne, städtebauliche Entwürfe, Grundrisse, Lagepläne, uvm.) mit Einwohnern oder Patienten verbunden.

Groupware-Funktionen

Limbas-Groupware-Funktionen verbessern die hausinterne Zusammenarbeit. Es werden unter anderem ein Dateimanager, Wiedervorlage, E-Mail, Kanban und Kalender zur Verfügung gestellt. Datensätze, die mit diesen Funktionen verknüpft werden, lassen sich effizient bearbeiten und stehen zentral allen zur Verfügung. So können beispielsweise Wiedervorlagen für einzelne Datensätze an sich selber oder Kollegen digital übergeben werden.

Die zentrale Verwaltung beliebiger Datensätze im Dateimanager ermöglicht allen Mitarbeitern den Zugriff auf wichtige Dokumente – und eine gemeinsame übersichtliche Terminplanung.

Workflow

Mit der integrierten Workflow-Engine lassen sich individuelle Abläufe elektronisch umsetzen, wie zum Beispiel der Austausch von Akten/beliebigen Datensätzen zwischen Mitarbeitern und Abteilungen. Über die Workflow-Engine lassen sich der laufende Prozess überwachen sowie weitere Hintergrundprozesse anstoßen. Da über die Engine alle vorhanden Team-Funktionen im Workflow genutzt werden können, wird neben der Prozesskontrolle durch automatische Wiedervorlagen, E-Mail-Versand und Weiteres auch die Kommunikation optimiert.

Ebenfalls besteht die Möglichkeit, einzelne Schritte und Prozesse in Kombination mit der Workflowengine individuell etwa über Limbas-Formular, Kanban, Gannt-Kalender zu visualisieren.

Fazit

Limbas eignet sich für den öffentlichen Bereich und die meisten Kommunen, die ihre Geschäftsprozesse neu abbilden oder alte Anwendungen ablösen wollen. Individuell entwickelte Fachanwendungen und andere in Limbas erstellte Lösungen lassen sich innerhalb von Limbas beliebig miteinander kombinieren.

Mit seinem Portal-Charakter bietet Limbas ein flexibles Baukastensystem für all jene, die auf Open-Source-Technologie setzen, aber auf hohe Performance, Usability und Anpassbarkeit nicht verzichten können. Anwendungen wie Tabellen, Formulare und Berichte lassen sich umsetzen, wie man es von „Access“ und „Filemaker“ gewohnt ist. Durch verschiedene Schnittstellen können Daten mit Fremdsystemen ausgetauscht werden. Somit lässt sich Limbas als Back­end für bestehende CMS oder andere Internetseiten verwenden.

Sogar individuell erstellten Apps ist der Zugriff auf festgelegte Teilbereiche in Limbas möglich. Der Import/Export Wizard ermöglicht es, Daten von bestehenden Applikationen (zum Beispiel Access) zu importieren.

Infos zu Limbas

Über das öffentliche Wiki stellt Limbas eine vollständige Dokumentation kostenlos zur Verfügung: www.limbas.org.

* Martina Hatzinger arbeitet bei der Limbas GmbH.

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