Professionalität am Arbeitsplatz und im Backend ist zwingend Gute Büro-IT ist mehr als Standardware

Autor / Redakteur: Moritz Lehmann* / Ulrike Ostler

Auch ohne Blick auf das Thema Digitalisierung ist IT aus dem unternehmerischen Büroalltag nicht mehr wegzudenken – doch was macht eine gute IT eigentlich aus?

Firmen zum Thema

Die Arbeitsplatzausstattung wirkt sich auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Trotzdem sparen manchen am Falschen. Auch das eine Notebook, das auf vielen Werbebildern auf einem ansonsten leeren Schreibtisch steht, ist falsch.
Die Arbeitsplatzausstattung wirkt sich auf die Produktivität der Mitarbeiter aus. Trotzdem sparen manchen am Falschen. Auch das eine Notebook, das auf vielen Werbebildern auf einem ansonsten leeren Schreibtisch steht, ist falsch.
(Bild: © Noe Romano - stock.adobe.com)

Könnte man sich die Arbeit in der Versicherungs- und Finanzbranche in den angebrochenen 2020ern noch ohne Computer, ohne Internet-Verbindung und diverse digitale Tools vorstellen? Kaum – auch wenn sich ältere Experten vielleicht noch an Zeiten erinnern, in denen das Tagesgeschäft tatsächlich weitgehend computerlos ablief.

Ohne IT geht es heute in der ganzen Branche nirgendwo mehr. Doch gerade Entscheidern fehlt häufig das Verständnis dafür und so werden häufig die falschen Prioritäten gesetzt, etwa falsche Sparsamkeit oder völlig überflüssige Leistung aus Statusdenken. Dabei erfüllt gute IT immer eine Reihe von Merkmalen.

1. Sie stammt nicht vom B2C-Händler

Eine neue Versicherungszweigstelle entsteht. Passend, dass ein Elektronik-Discounter gerade Sonderangebote in Sachen Computer, Router und Monitore hat. Das wird so manchen Euro einsparen.

Eine solche Denkweise ist verbreitet. Leider ist sie deshalb auch eine tiefgehende Wurzel vieler IT-Übel. Denn was bei vornehmlich an Konsumenten ausgerichteten Händlern verkauft wird, ist auch primär an die Ansprüche von Konsumenten ausgerichtet.

Natürlich ließe sich jetzt argumentieren, dass die Bandbreite typischer digitaler Arbeiten in der Assekuranz geringere Leistungsansprüche hat als beispielsweise Gaming. Das ist jedoch eine weitere falsche Denkweise. Erstens, weil digitale Leistungsfähigkeit sich nicht nur auf Schnelligkeit und Grafik erstreckt. Zweitens, weil die tagtäglichen Belastungen in einem professionellen Umfeld völlig anders gelagert sind.

Ein Büro mit Consumer-IT auszustatten, liegt auf dem Level einer Autowerkstatt, die ihre Werkzeuge im Baumarkt erwirbt – es mag eine Zeit lang funktionieren, mag so lange vielleicht auch halbwegs praktikabel sein. Irgendwann jedoch werden die höheren Belastungen ihren Tribut fordern und Ausfälle beginnen.

Zuvorderst sollte das Grund genug sein, alle IT nur bei Bürospezialisten zu erwerben. Denn nur dort sind die wichtigsten Punkte garantiert:

  • Einheitlichkeit, auch was den Austausch von Teilen anbelangt.
  • Professionalität hinsichtlich der Konstruktion, Langlebigkeit und Upgrade-Fähigkeit.
  • Ein auf B2B-Belange ausgerichteter Support.

Anfänglich mag das teurer sein. Spätestens nach einigen Jahren wird es jedoch durch auf Bürobelange optimierte Leistungen und längere Lebensdauer die günstigere Wahl sein.

2. Sie stützt sich auf eigene Server

Cloud Computing ist unzweifelhaft ein echtes Kind der Digitalisierung. Und fraglos kann es viele Vorteile für den Arbeitsalltag anführen. Allerdings hat sich aus falscher Sparsamkeit ein vielfach zu großes Vertrauen in externe Dienste etabliert – etwa für das Hosting des Internet-Auftritts.

Dieses zu große Vertrauen kann aus zweierlei Gründen nachteilig sein:

  • 1. Versorgungssicherheit
  • 2. Datenschutz

Ein eigener Server, auf dem der Internet-Auftritt gehostet wird, wo Backups lagern und zahllose weitere Daten, ist natürlich eine größere Ausgabe. Allerdings auch nur eine einmalige. Das einzige, was wirklich Beachtung finden muss, ist die Wahl einer angepassten Performance. Denn so, wie nicht jeder Arbeitsrechner für jede Aufgabe geeignet ist, verhält es sich auch mit Servern; nur ist das Thema noch etwas tiefgreifender und noch variabler.

Auf eigene Server sollte kein Unternehmen verzichten; das können allerdings auch virtuelle in diversen Cloud-Modellen sein.
Auf eigene Server sollte kein Unternehmen verzichten; das können allerdings auch virtuelle in diversen Cloud-Modellen sein.
(Bild: Marcello Rabozzi auf Pixabay)

Natürlich bedeutet das nicht, auf die Annehmlichkeiten der Cloud zu verzichten. Richtig konfiguriert geht das ebenfalls auf diesem Server - bloß im eigenen Hause, mit kontrollierten Zugriffen und einer jederzeit gegebenen Zugänglichkeit.

Übrigens: nach dem gleichen Schema sollten dementsprechend auch Rechner angeschafft werden. Im Zweifelsfall also speziell für ihre Anwendungsbereiche konfiguriert.

3. Sie vertraut nicht überflüssiger Weise auf Notebook

Notebooks beziehungsweise Laptops haben sich in den vergangenen Jahren zur vorherrschenden Bauweise des PCs entwickelt und den stationären Rechnern alljährlich mehr Marktanteile abgenommen – wobei auch interessant ist, dass der Markt praktisch zur Gänze unter einer Handvoll Herstellern aufgeteilt wird.

Doch so sehr Notebooks auch im Assekuranz-Alltag ihre Berechtigung haben, sie sollten nicht zur grundsätzlichen Default-Wahl bei der Einrichtung werden. Dafür gibt es mehrere gute Gründe:

  • Im Grundzustand, ohne weitere Ein- und Ausgabegeräte, sind Laptops ergonomisch ausnehmend schlecht. Nutzer können nur entweder den Bildschirm auf rücken- und augengesunde Höhen und Abstände bringen oder dies bei der Tastatur tun – einer der beiden Faktoren wird immer vernachlässigt.
  • Hinsichtlich ihrer Leistungsfähigkeit sind Notebooks durch die erzwungene Miniaturisierung der Komponenten oftmals teurer als ein ansonsten gleich leistungsfähiger ortsfester Rechner.
  • Aus gleichem Grund stecken in den Klapp-PCs viel eher proprietäre Bauteile, was Reparierbarkeit und Ausbaufähigkeit hemmt.
  • Es fehlt durch die immer dünneren Bauweisen häufig an ausreichenden Anschlussmöglichkeiten für Zusatzgeräte, wodurch das Ausgleichen der genannten ergonomischen Nachteile durch zusätzliche Bildschirme, Tastaturen und weiteres Equipment erschwert wird.

Tatsache ist, dass Mobilität für viele Büroarbeiten schlicht nicht erforderlich ist. Derart eingesetzte Laptops werden dann als quasi-stationäre Rechner genutzt, spielen ihre Vorteile nicht aus, sind dafür aber für die Ansprüche wesentlich schlechter geeignet. Diese Bauweise sollte deshalb nur dort eingesetzt werden, wo wirklich regelmäßiges, ortsunabhängiges Arbeiten erforderlich ist.

Übrigens: Zu einer guten IT gehört es auch, häufig ausfallende Komponenten wie Netzteile, Router und dergleichen immer inhouse vorrätig zu halten.

4. Sie nutzt lizenzierte Business-Software

Ein weiterer Grund, die IT-Ausstattung bei einem auf Business-Belange ausgerichteten Fachhändler zu erwerben: Zwischen Betriebssystem und Office-Software ist es heute für Laien ausnehmend schwierig geworden, sich mit sämtlichen Varianten auszukennen. Die einzige Konstante: Im B2C-Segment werden meistens alle Geräte mit einer auf Privatnutzer ausgerichteten Software ausgeliefert.

Das kann bereits durch eingeschränkte Funktionen die Arbeit im Büro immens erschweren. Mitunter ergeben sich jedoch auch gefährliche Wagnisse lizenzrechtlicher Natur – die Zeiten, in denen es spielend möglich war, nichtlizensierte Kopien problemlos auf mehreren Rechnern zu verteilen, sind definitiv vorbei.

Dafür haben die Hersteller durch diverse Sicherheitsmerkmale und Hintertüren gesorgt. Und schon mehrfach wurden empfindliche Geldstrafen dafür verhängt – wobei das Strafrecht auch Haftstrafen möglich macht. Das bedeutet im Klartext:

  • Bei allen Software-Produkten sollten dedizierte Business-Versionen herangezogen werden, auch wenn es sich um freie und/oder quelloffene Systeme handelt.
  • Sofern es mehrere Business-Versionen gibt, sollten diejenigen gewählt werden, die für die Natur und Größe der jeweiligen Abteilung am besten geeignet sind.
  • Bei bezahlpflichtiger Software muss auf jedem einzelnen Rechner eine lizenzierte Variante installiert sein. Daran darf es keine Zweifel geben und sowohl das eigene IT-Team wie auch die restlichen Mitarbeiter müssen dementsprechend instruiert werden.

Dazu noch ein weiterer guter Rat: Auch wenn im Büro unterschiedliche Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben haben, so sollte nach Möglichkeit jede Software auf jedem Rechner vorhanden sein oder zumindest auf dem Server einen Zugriff erlauben. So lassen sich Ausfälle technischer wie personeller Natur immer ohne große Probleme kompensieren.

5. Sie nutzt mehrere Bildschirme

Es gab Zeiten, in denen blickten Büroangestellte den ganzen Tag auf 15-Zoll-Röhrenmonitore. Würde heute noch jemand für so kleine Bildschirme argumentieren, weil es damals ja auch funktionierte? Gewiss nicht.

Dafür allerdings hat sich heute bei vielen eine andere Form von rückständiger Argumentation etabliert: Die Anzahl der Bildschirme. Heute, wo etwa 24 Zoll das Standardmaß darstellen, glauben vor allem viele Entscheider, dass auch das ausreichend wäre.

Mehr Bildschirme? Das mag vielleicht bei Grafikern noch einleuchten, aber bei normalen Bürorechnern?

Zwei oder gar mehr Bildschirme untersützen eine strukturiertes Arbeiten, erhöhen die Mitarbeiterproduktivität.
Zwei oder gar mehr Bildschirme untersützen eine strukturiertes Arbeiten, erhöhen die Mitarbeiterproduktivität.
(Bild: Free-Photos auf Pixabay)

Doch tatsächlich: Ja, auch bei normalen Bürorechnern. Die allermeisten stationären wie mobilen PCs beherrschen es heute problemlos, zumindest einen zusätzlichen Bildschirm anzuschließen. Manche Geräte beherrschen durch andere Grafikkarten sogar drei und mehr.

Bereits mehrfach wurde nachgewiesen, dass zwei oder mehr Bildschirme für jegliche Art der Computerarbeit förderlich sind – nicht zuletzt deshalb, weil sie das problemlose Umschalten zwischen mehreren Anwendungen ermöglichen und ein übersichtlicheres, strukturierteres Arbeiten fördern.

Es mag zwar luxuriös wirken, wenn vor jedem Arbeitsplatz zwei Monitore stehen. Doch schon nach kurzer Zeit wird sich die Ausgabe in gestiegener Effizienz bemerkbar machen.

6. Sie stützt sich auf Business-Anschlüsse bei den Providern

Die Rechner vom Fachhändler, die Software Business-optimiert, die Server leistungsstark. All diese Ausgaben können durch eine weitere falsche Sparsamkeit zunichte gemacht werden: Beim Internet-Anschluss.

Auch hier ist es eine Bringschuld, einen für Geschäftskunden gedachten Anschluss zu buchen. Ja, auch wenn er auf dem Papier nicht schneller ist als einer für Privatkunden. Tatsächlich wird er das jedoch sein – Privatkundenverträge werben meist mit mehr oder weniger unrealistischen Maximalwerten, wohingegen Geschäftsverträge tatsächlich schneller sind.

Zudem ist die Verfügbarkeit meist wesentlich höher, das verbessert die Ausfallsicherheit. Und nicht zuletzt haben Geschäftskunden andere Ansprechpartner. Lange Wartezeiten am Telefon, wie sie bei Privatkunden Usus sind, gibt es hier meistens nicht.

* Der Autor Moritz Lehmann ist studierter Informatiker. Er arbeitet derzeit als freischaffender Digitalisierungsberater für Unternehmen und die Politik.

(ID:47033915)