So gelingt der IT-Zusammenschluss Ein Erfolgsmodell für die technische Fusion aus dem Hause Finanz Informatik

Im vergangen Jahr hat die Finanz Informatik mit Hilfe eines eignen Modells, das Sven Friedrich, Abteilungsleiter Fusionen hier vorstellt, 14 Fusionsprojekte in den Sparkassen erfolgreich abgeschlossen. Zentrale Erfolgsfaktoren für das Projekt sind die Wahrung von Terminen, ein adäquat besetztes Team, ein realistischer Zeitplan mit festgelegten Meilensteine sowie die erfolgreiche Durchführung der Testfusionen.

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Von Aristoteles stammt der Satz: „Das Ganze ist mehr als die Summe seiner Teile.“ Das diese Rechnung auch ganz real im Wirtschaftsleben aufgeht, zeigen eine ganze Reihe von erfolgreiche Unternehmens-Fusionen.

Voraussetzung ist, dass der Zusammenschluss professionell gemanagt wird. Denn ein solcher ist weder strategisch noch technisch trivial. Denn die technischen Herausforderungen sind je nach Ausgangslage unterschiedlich komplex. Sie bieten einem IT-Leiter beziehungsweise einem CIO aber immer die Chance, zukünftige Strukturen zu schaffen und die IT zeitgemäß zu gestalten.

Bei der technischen Fusion, also der Zusammenführung der IT-Infrastruktur und aller IT-gestützten Prozesse, Stammdaten beziehungsweise im Bankenumfeld Kundenbestände verfügt die Finanz Informatik (FI), der IT-Dienstleister der Sparkassen, über jahrelange Erfahrung. Darauf aufbauend hat der Dienstleister ein Vorgehensmodell entwickelt, das sich nicht nur bewährt hat und Orientierung für den bankfachlichen Zusammenschluss gibt, sondern mit dem sie bei allen zukünftigen Sparkassen-Fusionen die technische Fusion managt.

Die Ausgangslage

Seit einigen Jahren steigt die Zahl der Fusionen im Bereich der Sparkassen deutlich an. Die Treiber sind natürlich die Digitalisierung, aber auch die zunehmende Regulatorik im Finanzumfeld sowie die demografische Entwicklung. So ist die Gesamtzahl der Sparkassen von 594 Instituten im Jahr 1998 auf 390 zum 31. Dezember 2017 zurückgegangen – ohne dass ein Institut geschlossen wurde.

Bei der Fusion kommt dem Teilprojekt der technischen Zusammenführung mehr als nur eine umsetzende Aufgabe zu. So ist die FI mit ihrem Vorgehensmodell einerseits Treiber, andererseits Garant für die erfolgreiche technische Fusion. Das Modell bietet letztendlich allen Beteiligten eine Orientierung und liefert wichtige Hinweise für zu erledigende Aufgaben sowie wichtige einzuhaltende Termine.

Dadurch nimmt das Vorgehen auch Einfluss auf das Teilprojekt der bankfachlichen Fusion, das in der Verantwortung der Fachbereiche liegt. Somit liegt in einer so vorgenommenen Zusammenführung immer auch für den IT-Leiter die Chance, zukünftige Strukturen zu schaffen und die IT zeitgemäß zu gestalten.

Die Chance

Bei der technischen Fusion zweier oder mehr Institute kommt ein besonderer Umstand entgegen: Mit „OSPlus“ steht bei allen Sparkassen eine einheitliche Gesamtbanklösung zur Verfügung. Diese deckt das gesamte Spektrum eines modernen Sparkassengeschäfts ab. Doch aus historischen Gründen verwenden einige Häuser darüber hinaus noch Einzelsystemen von Drittanbietern.

Das Vorgehensmodell der FI zielt darauf ab, beim Zusammenschluss zweier oder mehr Häuser einen neuen, gemeinsamen Mandanten mit einheitlichen Prozessen und Produkten in der Gesamtbanklösung zu erstellen. Im fusionierten Institut OSPlus wird im vollen Leistungsumfang genutzt.

Der Einsatz von Drittsystemen wird weitestgehend reduziert, denn OSPlus bietet für nahezu alle Aufgaben in der Sparkasse standardisierte Lösungen. Um eine geregelte Übertragung auf die neue Infrastruktur gewährleisten zu können, gliedert die FI die technische Fusion in vier Phasen: „Vorbereitung“, „Beratung und Analyse“, „Realisierung“ sowie „Einsatz“.

Die Vorbereitung

In der ersten Phase legt der IT-Dienstleister gemeinsam mit den beteiligten Instituten die personelle Besetzung des verantwortlichen Teams und die Projektstruktur fest. Hier hat sich die Aufteilung in vier Bereiche „Beratung und Aktivitätensteuerung“, „Produktion“, „Datenintegration“ und „Infrastruktur und Selbstbedienung“ bewährt.

Zudem prüft das Team, in welcher Weise Hard- und Software fusionsfähig sind. Anschließend legt es fest, wer das technisch führende Institut ist. Gleiches gilt für die wichtigen Ecktermine des Projekts einschließlich des Cut-over-Zeitpunktes.

Wie bei allen komplexen Projekten ist Termintreue bei den anstehenden Aufgaben das A und O. Nach Abschluss dieser vorbereitenden Phase, die in der Regel zwei Monate dauert, wird der Vertrag für die Umsetzung der technischen Fusion unterzeichnet.

Beratung und Analyse

Mit einem Kick-Off startet der „offizielle“ Teil des Projektes. Die Verantwortlichen stellen hier die wesentlichen Eckpunkte und den Projektplan vor. Damit ist das weitere Vorgehen für alle Beteiligten klar dargelegt und die Termine verbindlich. Die Mitarbeiter erhalten anschließend ihre Aufgabenlisten, die sie im Projektverlauf abarbeiten.

Dabei sind sie nicht auf sich allein gestellt, denn der IT-Dienstleister berät die Institute zu den einzelnen Themengebieten. Es werden auch Eckpunkte abgefragt, die bei der bankfachlichen Fusion bearbeitet werden. So sind zu Beginn Entscheidungen des Managements etwa über die neue gemeinsame Produktstrategie sowie das zukünftige OSPlus-Anwendungsportfolio zentral für den erfolgreichen Verlauf des Projektes. Diese Entscheidungen gilt es durch die IT abzubilden und sie beeinflussen maßgeblich die technische Umsetzung des fusionierten Instituts in den Test- und Produktionssystemen von OSPlus.

o legen die Verantwortlichen für die „Datenintegration“ etwa das neue Kontonummernkonzept fest. Außerdem bereiten sie die Datenintegration, die gemeinsame aufbauorganisatorische Abbildung in OSPlus sowie die Testfusionen vor.

Die Teammitglieder des Teilprojektes „Infrastruktur und SB“ sorgen derweil für deren technische Harmonisierung und kümmern sich um die Daten aus den Client/Server-Anwendungen. Auch die User-Verwaltung, die OSPlus-Kasse, die Selbstbedienungs-Geräte sowie die Domänen liegen zukünftig in einer Hand. Zudem gilt es, sämtliche Geräte des abgebenden Hauses zu identifizieren. Sie bekommen im Projektverlauf alle die Mandantennummer des aufnehmenden Hauses. Dazu muss das Team jeden Router, jeden Switch, jedes SB-Gerät und jedes Telefon bis hin zum OSPlus-Netzwerk identifizieren und vorbereiten.

Die Realisierung

Wenn die Infrastruktur und die Daten bereit sind, plant das Team die Testfusionen und führt diese durch. Dies dient dazu, die tatsächliche Zusammenführung der zentralen Systeme und Daten optimal vorzubereiten und abzusichern. Deshalb gilt: testen, testen, testen. Dies geschieht auf Basis von Produktivdaten der beteiligten Sparkassen. So stellt das Team fest, ob die Administration der Gesamtbanklösung in diesem Institut für die Durchführung eines erfolgreichen Cut-overs bereit ist.

Typische Stolperfallen, die sich so auffinden lassen, sind etwa die fehlende Administration von Bestandsproduktvarianten oder Modellen. Die Tests dienen aber auch etwa im Bereich „Infrastruktur und SB“ der Einführung einer gemeinsamen technischen Infrastruktur. So gilt es, die Server-Umgebung zu erweitern und alle Userprofile und Daten in das aufnehmende Institut zu übergeben.

Natürlich liegt ein Augenmerk hier auch schon auf der Phase nach dem Cut-over, wenn es etwa darum geht, doppelte Kundenprofile zu identifizieren und zu bereinigen. Nach den erfolgreich absolvierten Testfusionen prüfen die Fachbereiche und der IT-Dienstleister noch einmal die Bestandsdaten. Erst wenn alle Use-Case-Tests erfolgreich abgeschlossen sind, werden diese Daten in die Umgebung des technisch führenden Institutes übertragen.

Der Einsatz

Soft- und Hardware sind nun für den Cut-over bereit. Der Abschluss der technischen Fusion erfolgt immer an einem Wochenende, um die Einschränkungen für Kunden und Mitarbeiter auf ein Minimum zu reduzieren. Auch wichtige Termine wie Releasewechsel oder Monatsabschlüsse sollte das Projekt-Team schon bei der Terminfindung berücksichtigen. Die endgültige Übergabe erfolgt nach einem fest definierten Ablaufplan.

An einem Freitag arbeiten die Institute letztmalig getrennt ihre Prozesse ab. Anschließend führt die IT beziehungsweise der IT-Dienstleister die Datenbestände der beteiligten Sparkassen bis Samstagabend zusammen. Die Institute nutzen den Sonntag, um die Daten zu prüfen und die Ordnungsmäßigkeit der Zusammenführung zu bestätigen. Der erste OSPlus-Betrieb des fusionierten Instituts erfolgt am ersten Buchungstag nach dem Umstellungswochenende.

* Sven Friedrich ist Abteilungsleiter Fusionen bei der Finanz Informatik.

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