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Entgeltabrechnung - im Haus, im Rechenzentrum oder in der Cloud? Alternativen der Personalabrechnung

| Autor / Redakteur: Daniel Csillag, Geschäftsführer bei Exact Software Deutschland / Florian Karlstetter

Für die Entgeltabrechnung stehen zahlreiche Betriebsmodelle zur Auswahl. Zwischen der Inhouse-Abwicklung und BPO (Business Process Outsourcing) sind unterschiedliche Tiefen des Outsourcing möglich, wie ASP oder neuerdings SaaS. Doch was verbirgt sich hinter den Begriffen und welchen Nutzen haben die jeweiligen Modelle für Unternehmen?

Schematische Darstellung des Zugriffs auf die Abrechnungssoftware im Rechenzentrum.
Schematische Darstellung des Zugriffs auf die Abrechnungssoftware im Rechenzentrum.
(Exact Software)

Wann, warum und für welche Unternehmen lohnt sich eine Mietlösung über ein Lohn-Rechenzentrum oder eine Auslagerung des kompletten Abrechnungsprozesses an einen externen Dienstleister? Ein Einblick in die Welt der Lohnabrechnung gibt Aufschluss darüber, welcher Weg der richtige für jedes Unternehmen ist und was bei der Auswahl des richtigen Anbieters unbedingt zu beachten ist.

Das klassische Lizenz-Modell

Die meisten deutschen Unternehmen führen die Entgeltabrechnung über ihre eigene Lohnbuchhaltung im Haus durch. Die Lohn-Software wird über Lizenzen erworben, liegt auf einem internen Server und alle technischen Wartungen und Updates sowie Datensicherungen werden selbst durchgeführt. Der Vorteil: Unternehmen behalten dabei die volle Kontrolle über Technik, Software, Daten und Abrechnungen.

Dafür ist allerdings im Unternehmen sowohl die Hardware als auch das zugehörige Abrechnungs-und Technikwissen notwendig. Der Lohnbuchhalter muss sein Know-how ebenfalls kontinuierlich auf den aktuellen Stand bringen. Sinnvolle Unterstützungen wie eine Schulungsflatrate für die häufigen Gesetzesänderungen oder ein Ferninstallation-Service für Software-Updates helfen dabei, den Aufwand zu reduzieren.

Outsourcing von Technik oder Prozessen

Stärkere Entlastung bieten die unterschiedlichen Outsourcing-Modelle. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen sind stetige Neuerungen wie die digitalen Meldungen ELSTER oder ELStAM sowie neue Gesetze, Tarife und Vorschriften große Herausforderungen, da sie oft nicht über die entsprechenden Ressourcen zur zeitnahen Umsetzung verfügen. Ein externer Dienstleister schafft hier Abhilfe. Je nach Auslagerungstiefe können Unternehmen im Rahmen von BPO den gesamten Prozess auslagern oder nur Teilbereiche. Bei ASP (Application Service Providing) oder SaaS (Software as a Service) betrifft dieser Teilbereich den Betrieb der Software.

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