Information Lifecycle Management: Fünf Thesen für das laufende Jahr Professionelles ILM kann Sicherheitslücken schließen und Datenschätze heben

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Warum benötigen Unternehmen und Organisationen ein professionelles Information Lifecycle Management? Um im Zuge des stetigen Zuwachses an globalen Datenflüssen zukunftsfähig zu bleiben, so Iron Mountain, Anbieter von Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Speicherung, Rechenzentrumsinfrastruktur, Informations- und Asset Lifecycle Management. Insgesamt liefert das Unternehmen fünf Kernthesen.

Unternehmen produzieren, sammeln und tauschen jeden Tag unzählige Daten – Tendenz steigend. Schätzungen gehen davon aus, dass die daraus resultierende weltweite Datenmenge im Jahr 2025 auf bis zu 175 Zettabyte angewachsen sein könnte. Das ist eine 175 mit 21 (!!!) Nullen. Zur Veranschaulichung: Würde man diese Daten auf herkömmlichen DVDs speichern, wäre der Stapel mehr als 23 Mal so hoch als die Entfernung von der Erde bis zum Mond.

Kein Wunder, gehört das Know-how darüber, wie man seine Daten am effektivsten nutzt, heute zu den bedeutendsten strategischen Kernkompetenzen von Organisationen. Gefühlt jeden Tag werden deren Methoden des Informations- und Daten-Managements ausgefeilter.

Doch je größer die Informationsflut, desto weniger reichen einzelne Lösungen aus, um sicher und zielgerichtet praxisrelevante Erkenntnisse und Fähigkeiten zu gewinnen. Dafür bedarf es eines professionellen, unternehmensweiten Information Lifecycle Managements.

Fünf Implikationen

Auch im Hinblick auf millionenschwere Strafen für Daten- und Informationsrechtsverletzungen ist das Wissen um die richtige Datenverwaltung und deren Schutz wichtiger und zwingender erforderlich als jemals zuvor. Im Folgenden skizzieren wir deshalb die fünf wichtigsten Implikationen für das Informations-Management im Jahr 2023.

New Work: Wie Organisationen mit neuen Richtlinien und Verfahren für das Management und den Zugang zu Informationen umgehen

Allen Zweifeln und Widerständen zum Trotz hat sich die Möglichkeit hybrid zu arbeiten überall dort, wo Mitarbeiter nicht zwingend präsent sein müssen, um ihren Job zu machen, als Standard etabliert. Für Unternehmen und Angestellte bringt diese Flexibilität viele Vorteile. Die IT-Infrastruktur von Organisationen allerdings stellt die digitale Transformation vor ganz neue Herausforderungen.

Wer von wechselnden Standorten aus mobil arbeitet, zum Beispiel in Büros, an Hot Desks, zuhause, in lokalen Cafés oder Hotels, Daten nutzt und teilt, schafft ein systemimmanentes Informationsleck. Das ist ein Sicherheitsrisiko, welches Unternehmen zu schnellem, konsequentem Handeln zwingt.

Allem voran müssen Richtlinien und Verfahren entwickelt und implementiert werden, die den sicheren Zugang zu Informationen über alle Zugangspunkte und Geräte hinweg nicht nur stärken. Sie müssen unter neuen Rahmenbedingungen vollkommen neugestaltet werden, im Idealfall so, dass neue Regularien auch mittel- bis langfristig Bestand haben.

Vorausschauend handeln heißt die Devise; denn der Trend zeigt: Wer seine Hausaufgaben in den Jahren des Corona-bedingten Ausnahmezustands bereits vernachlässigt und sich stattdessen lediglich mit einem Flickenteppich an Ad-hoc-Lösungen über Wasser gehalten hat, wird auch Schwierigkeiten bekommen das Geschäftsjahr 2023 erfolgreich und stabil zu gestalten.

Unter anderem bedarf es effektiver Lösungen, um die zunehmende Vielfalt der Formate in den Griff zu bekommen. Der Boom rund um Collaboration Tools, Anwendungen und Videokonferenzsoftware hat diese exponentiell ansteigen lassen. Entsprechend befassen sich auch immer mehr Menschen mit diesem Thema. CIO, CDO, CTO, Geschäftsführer, Archivare, Datenschutzbeauftragte, Compliance Officer, Office Manager: Sie alle müssen sich darauf verlassen können, dass es einheitliche Regelungen zur Informationssicherheit gibt, die die Einhaltung von Compliance-Regeln, Datenschutz und Interoperabilität gewährleisten.

Auch müssen die beteiligten Akteure besser verstehen, wie sich innerhalb der sich ständig verschiebenden Grenzen eines hybriden Arbeitsmodells am effektivsten zusammenarbeiten lässt, insbesondere dann, wenn das Risk Management Priorität genießt und allen Prozessen vorangestellt wird. Grundlage dafür ist es, ein Bewusstsein für mögliche Pannen im Umgang mit Daten und Informationen zu entwickeln, um die Wahrscheinlichkeit von (unbeabsichtigten) Verstößen und Ausfällen zu minimieren.

Eine entscheidende Rolle kommt dabei den Mitarbeitern zu. Sie sollten geschult und in alle Prozesse rund um die Verwaltung von Daten eingebunden werden.

Professionelle Datenbereinigung hilft, ESG- und Datenschutzbestimmungen einzuhalten

Bereits im vergangenen Jahrzehnt stand der Datenschutz in vielen Ländern im Fokus der politischen Agenda. Meist geht es darum, Regularien zu entwickeln, welche dem Umgang mit Daten einen (gesetzlich) verbindlichen Rahmen geben. Das ist heute wichtiger denn je. Schließlich sind mit zunehmender Digitalisierung so viele Daten im Umlauf wie niemals vor.

Zugleich gibt es immer bessere Tools, um nachzuverfolgen, ob Regularien eingehalten werden oder nicht. Zum Beispiel kann gemessen werden, wie viele Emissionen ein Unternehmen durch den Transfer von Daten produziert.

Um zu gewährleisten, dass ESG- und Datenschutzbestimmungen auch mittel-bis langfristig eingehalten werden, müssen Organisationen vorausschauend handeln. Dazu müssen Organisationen sicherstellen, welche Art von Daten sie überhaupt sammeln (dürfen) und welche nicht. So kann die Speicherung von Daten ohne Zustimmung oder deren Nutzung zu Geschäftszwecken zu Problemen bei der Einhaltung von Compliance-Regelungen führen.

In dieser Hinsicht ist die Datenbereinigung eines der wichtigsten Instrumente des professionellen Datenmanagements. Sie kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, indem sie doppelte, unnötige oder ungenutzte Daten unmittelbar beseitigt werden. Und sie kann das eigene Datennetz sicherer machen.

Denn wer weiß, wie sich Daten im Unternehmen bewegen, kann jederzeit darüber berichten. Ein nicht zu unterschätzender Nebeneffekt: Wer sich keine Sorgen um ein funktionierendes Informations- und Datenmanagement machen muss, kann sich auf den Kern der eigenen Arbeit konzentrieren.

Wo die vielen Daten wohnen: Die Bedeutung des Speicherorts

Um den Anforderungen des modernen Arbeitens gerecht zu werden, setzen Organisationen zunehmend auf Cloud-basierte Dienste. In einer Multicloud-Umgebung jedoch kann es äußerst schwierig bis unmöglich werden, den Überblick über die ein- und ausgehenden Daten zu behalten. Um deren Sicherheit zu gewährleisten, ist entscheidend zu wissen, welche Informationen überhaupt aufbewahrt werden sollen, wo sie gespeichert sind, welchen rechtlichen Rahmenbedingungen sie unterliegen und wer Zugriff darauf hat.

In den meisten Ländern dieser Erde unterliegen Unternehmen lokalen Datenvorschriften. Sie schreiben vor, wie Daten erfasst, bereinigt, verarbeitet und gespeichert werden müssen. Häufig entschließen sich Organisation deshalb dazu, die Speicherung von Daten an verschiedene Standorte auszulagern, welche ihnen vorteilhafte Vorschriften, Datenrichtlinien und steuerliche Rahmenbedingungen bieten.

Der Vorteil: Die Daten dürfen auch anderswo genutzt werden, solange die lokalen Datenschutzgesetze eingehalten und der Nutzung der Daten zugestimmt wurde.

Ganz neue Möglichkeiten, die Hoheit über die eigenen Daten auch in einem komplexer werdenden Umfeld zu wahren, bieten Lösungen, die auf Künstliche Intelligenz (KI) setzen. Sie helfen dabei, Daten zu aggregieren, zu analysieren, übersichtlich darzustellen und die wichtigsten Informationen daraus zu extrahieren. Sie erleichtern es, spezifische Inhalte zu finden, personenbezogene Daten vor

unbefugtem Zugriff zu schützen, überflüssige Daten zu identifizieren und zu löschen sowie Vorschriften und Regularien einzuhalten.

Auf dem Boden der Tatsachen: Konzentration auf auf Datenqualität und -verwaltung

Jeden Tag produzieren Organisationen Unmengen neuer Datenströme, die sich in Datenbanken und Anwendungen häufen, ohne effektiv genutzt zu werden. Dieses blinden Flecks sind sich viele Unternehmen und Organisationen durchaus bewusst und arbeiten mit Nachdruck an Vorgaben und Richtlinien, um die Daten für den eigenen Zweck zu verwenden, ohne Datenschutzbestimmungen zu verletzen.

Dabei rückt die Rolle des 'Datenverwalters' oder 'Daten-Brokers' in den Mittelpunkt. Ihre Aufgabe ist es, die Bemühungen, die Entwicklung von Standards für den Umgang mit Daten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu orchestrieren und damit Datenschutzverletzungen vorzubeugen, Reputationsschäden zu verhindern sowie das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Dabei geht es nicht nur um die Kontrolle der schieren Menge an Daten, sondern um die richtigen Einschätzung über deren Wert für das eigene Handeln. Die Datenbroker sorgen dafür, dass Daten korrekt, gültig, vollständig und aktuell sind, wobei KI eingesetzt wird, um auch unvollständige, inkonsistente oder veraltete Daten identifizieren zu können. Ein Nebeneffekt: Die Reduktion der gespeicherten Daten auf ein festgelegtes Minimum kann willkommene Kosteneinsparungen bewirken.

Kein Vernachlässigen der physischen Informationswerte im 'phy-gitalen' Büroraum!

In zwei Jahren Pandemie mit nie dagewesen hohem Remote-Work-Anteil verkleinerten viele Unternehmen ihre Räumlichkeiten massiv. Klar, weniger Mitarbeiter vor Ort benötigen weniger Fläche. Dabei erlangten viele eine eigentlich recht offensichtliche Erkenntnis, die allerdings lange Zeit eine eher untergeordnete Rolle spielte: Im Prozess der Neustrukturierung wurden unzählige veraltete technische Geräte am Ende ihres Lebenszyklus aussortiert, die unnötig viel Platz beanspruchten.

Dabei wurde klar: Die Wahl eines zeitgemäßen Asset Lifecycle Management (ALM) ist von Bedeutung, insbesondere im Hinblick auf die internationalen Bemühungen des Aufbaus einer nachhaltig funktionierenden Kreislaufwirtschaft mitsamt der Einhaltung der gängigen Klimaneutralitätsverpflichtungen. Ein professionelles ALM hilft zudem dabei sicherzustellen, dass die Entsorgung von IT-Geräten und digitalen Aufzeichnungen unter Berücksichtigung herrschender Datensicherheitsbestimmungen erfolgt.

Ein Beispiel: Vor nicht allzu langer Zeit wurde ein großes Finanzdienstleistungsunternehmen wegen der unsachgemäßen Entsorgung von Festplatten zu einer Geldstrafe von rund 35 Millionen Dollar verurteilt. Das zeigt: Zu verstehen, welche Aufzeichnungen, Vermögenswerte und Informationen im Unternehmen vorhanden sind, was digitalisiert werden muss, was automatisiert werden kann und was wie entsorgt werden kann, ist ein essenzieller Bestandteil moderner Unternehmensführung.

Unterm Strich

Unter dem Strich steht die Erkenntnis, dass Unternehmen ihre Informations- und Datensicherheit, ihr Management und ihre Praktiken der Datenbereinigung und Vernichtung von Geräten im Jahr 2023 maßgeblich verbessern und priorisieren sollten. Lange Zeit nämlich wurde die Verwaltung von Daten, Aufzeichnungen und Informationen eher stiefmütterlich behandelt.

Das ist keine Option für die Zukunft. Ohne die Entwicklung von Prozessen, die Zuweisung dedizierter funktionaler Verantwortlichkeiten und Investitionen in Technologien werden Unternehmen in einer zunehmend digitalisierten Umwelt Schwierigkeiten haben, die Einhaltung von Vorschriften, die Wiederherstellung von Werten und die Sicherheit ihrer Informationsbestände zu gewährleisten.

* Die Autoren: Krishna Nacha ist Senior Vice President und Head of North America sowie Latin America bei Iron Mountain und Iwona Silora ist Senior Vice President & General Manager, Records Management Europe sowie Süd-Afrika bei Iron Mountain.

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