Automatisiertes Angebots- und Auftragswesen Pfalzkom | Manet setzt Workflow-Tool als Zentrale ein

Der B2B-Telko-Anbieter Pfalzkom | Manet, nutzt die „xRM“-Software von Adito für die Bereitstellung von Telekommunikations- und Rechenzentrumservices auf einer zentralen Plattform. Der Konzern wickelt darüber Angebote sowie Aufträge ab und plant Projekte mit Forecasts zu Rentabilität und Kapazitäten. Zudem entwickelt das Unternehmen Schnittstellen zu weiteren Systemen.

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Pfalzkom | Manet bietet Unternehmen, Carriern, Institutionen und Kommunen individualisierte Produkte und Services für ihre Telekommunikation und Rechenzentren. So projektiert und realisiert der Dienstleister etwa Telekommunikationslösungen und Datenleitungen für Unternehmensstandorte, die mit dem eigenen Hochsicherheitsrechenzentrum zusammenspielen.

Die Anfrage eines Interessenten durchläuft dabei ein komplexes Angebots- und Auftragswesen. In einem mehrstufigen, abteilungsübergreifenden Verfahren wird geprüft, ob das Projekt realisierbar ist. Um diesen Prozess zu optimieren, wurde ein bereits bestehendes Workflow-Management-System über eine Schnittstelle in die Any Relationship Management Software (xRM) „Adito 4“ integriert.

Alle Projektbeteiligten können damit zeitgleich Aufträge bearbeiten und anpassen – bei Bedarf auch vor Ort beim Kunden. Relevante Daten zu einem erstellten Angebot schickt das System per Knopfdruck an den jeweiligen Projektmanager. Ist die Projektierung abgeschlossen, erscheint eine entsprechende Rückmeldung.

Auf dieser Basis erstellt der zuständige Mitarbeiter ein verbindliches Angebot. Beauftragt der Kunde das Projekt, bekommt er automatisch eine Auftragsbestätigung zugeschickt. Die Auftragsdaten dienen nun als Grundlage für die nachfolgenden Realisierungsarbeiten. So koordinieren die Mitarbeiter über das System beispielweise Tiefbaumaßnahmen, Arbeiten an Netzen und Systemen und wickeln die Bereitstellung beim Kunden ab.

Die selbstentwickelten Schnittstellen

Mit einer weiteren selbst entwickelten Schnittstelle optimiert Pfalzkom | Manet mittlerweile die Abrechnung. „Das Projekt nennt sich `Billing-Übergabe-Schnittstelle´. Damit überführen wir die bei Kunden bereitgestellten Produkte in die Abrechnung, das Billing“, führt xRM-Projektleiter Sascha Haaf aus. Die Business-Logik (Prozesslogik) trennten Haaf und sein Team dafür von der Anwendungsoberfläche und lagerten sie in das Workflow-Management-System aus.

Die Schnittstelle übergibt nun einzelne Produktbausteine aus dem Adito-Beleg an das Abrechnungssystem. Ist eine Übergabe fertig bearbeitet, müssen die Mitarbeiter diese für die Validierung nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben.

Alle Informationen aus dem Vertrag können die Mitarbeiter von Pfalzkom | Manet in der xRM-Lösung einsehen. Die Besonderheit: „Die Schnittstelle kommuniziert nicht direkt mit unserem Abrechnungssystem, sondern mit unserem Workflow-Management-System. Dieses übernimmt die Prozesslogik für die Schnittstelle. So kann Pfalzkom | Manet die Billing-Übergabe-Schnittstelle auch unabhängig von Adito nutzen.“ Denn künftig will der Dienstleister häufig auftretende Übergabeszenarien automatisieren und im Hintergrund verarbeiten, ohne dass ein Mitarbeiter jeden einzelnen Klick in der xRM-Lösung selbst vornehmen muss.

xRM bietet Hilfe zur Selbshilfe

„Aufgrund der generischen Bauweise von Adito konnten wir die gesamte Kommunikation zwischen xRM-Lösung und Workflow-Management-System über eine einzige Representational State Transfer (REST)-Webservice-Schnittstelle realisieren.“

Vom Konzept über die Entwicklung bis hin zur Implementierung arbeiteten Haaf und sein Team die Schnittstelle selbständig aus. „Das Customizing auch selbst umsetzten zu können, war für uns ein wichtiges Kriterium bei der CRM-Auswahl. Mit dem Entwicklungs-Tool, dem „Adito Designer“, haben wir dafür das richtige Werkzeug. Die Flexibilität und die Möglichkeiten, die uns daraus entstehen, sind ganz klare Argumente, die uns überzeugt haben. Darüber hinaus funktioniert das Zusammenspiel mit anderen Systemen wirklich reibungslos“, so Projektleiter Sascha Haaf.

Die xRM-Lösung konsolidiert alle relevanten Daten auf einer zentralen Plattform. So sind diese in einer kundenzentrierten Ansicht jederzeit einsehbar und die Prozesse deutlich transparenter. Nachträgliche Kundenwünsche etwa können die Mitarbeiter jetzt einfach in ein Angebot einfügen.

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Gütesiegel „Software hosted in Germany“ für CRM-Anbieter Adito

Der Bundesverband IT-Mittelstand zeichnete die Cloud-Lösung der Adito Software GmbH mit dem Siegel „Software hosted in Germany“ aus. Der CRM-Anbieter aus Geisenhausen bei Landshut ermöglicht seit 2010, seine Software auch in der Cloud zu nutzen. Das Gütesiegel vergibt der Verband an Unternehmen, die besonders sichere Web-basierte Software-Lösungen anbieten und bestimmte Kriterien im Hinblick auf die Datensicherheit erfüllen. Dazu zählen vor allem das Hosting sämtlicher Daten in deutschen Rechenzentren sowie die Gewährleistung des deutschen Datenschutzrechts.

„Adito 4“ wird in sicheren und leistungsstarken Rechenzentren in Deutschland gehostet. Für den Hosting-Vertrag gelten deutsches Recht und Datenschutzrecht sowie das BGB und das HGB. Ohne einen ausdrücklichen Auftrag des Kunden verlassen die Daten nicht die Bundesrepublik Deutschland. Den gesamten Datentransfer zwischen ADITO Client und Server verschlüsselt ein so genanntes Secure Sockets Layer (SSL).

Die neue Auszeichnung „Software hosted in Germany“ und Schwesterinitiative zum Gütesiegel „Software made in Germany“ wurde bisher an 41 deutsche IT-Unternehmen verliehen. Die Initialzündung zur Gründung lieferte die NSA-Affäre im Juli 2014.

Weitere Informationen zum Siegel und zum Vergabeprozess

Vertriebsanalysen und schwierige Struktur

Der Vertrieb bei Pfalzkom | Manet nutzt das xRM auch als Analyse-Tool und die Abteilungen arbeiten effizienter zusammen. „Mit Adito erstellen wir verlässliche Forecasts, mit denen wir Bedarfssituationen und potentielle Geschäftschancen frühzeitig erkennen“, erläutert Haaf. „Mittelfristig werden wir Forecasts auch für die Neukundenakquise nutzen und dazu weitere Drittsysteme und Datenbanken einbinden. Diese ermöglichen uns bei der Rentabilitätsprüfung beispielsweise detaillierte Standortauswertungen bis auf Stockwerkebene.“

Eine weitere Herausforderung bei der Implementierung war die zweigeteilte Unternehmensstruktur. Der Pfalzkom | Manet-Konzern besteht aus den regionalen Telekommunikationsanbietern Pfalzkom, Gesellschaft für Telekommunikation mbH, und der Manet GmbH, die von einer gemeinsamen Zentrale in Ludwigshafen verwaltet und gesteuert werden. Pfalzkom und Manet treten dem Kunden gegenüber rechtlich und vertraglich jeweils als eigenständige Unternehmen auf. Sie arbeiten jedoch personell gemeinsam an Projekten und betrachten ihre Kunden aus der Sicht eines Konzerns.

Dies muss die xRM-Lösung von Preis- und Steuermodellen bis hin zum unterschiedlichen Kundenstamm konsequent in den Prozessen abbilden. Nur so stellt der Konzern sicher, dass etwa ein Manet Kunde auch einen Manet Vertrag abschließt. Die Mandantenverwaltung des vorherigen Systems unterstützte dies nur teilweise. Immer wieder waren zeitraubende manuelle Eingriffe notwendig.

„Mit Adito trennen wir jetzt das Kontakt-Management im Hintergrund nach Pfalzkom oder Manet, ohne dass der Anwender aktiv darauf achten muss. Somit verschlanken wir gleichzeitig den internen Verwaltungsaufwand deutlich“, zieht Haaf sein positives Fazit.

* Tobias Mirwald ist Geschäftsführer Adito Software GmbH.

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