In der Schusslinie Fallen und Vorsorge bei indirekter Nutzung von SAP-Software

Vor Kurzem strengte SAP in Großbritannien einen Prozess gegen den Spirituosenhersteller Diageo an – und gewann. Grund dafür war, dass Programme von Drittanbietern auf SAP-Daten zugriffen – die so genannte indirekte Nutzung. Nun stehen Forderungen von 54 Millionen Britischen Pfund im Raum, die an SAP UK gezahlt werden sollen.

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Dieser Fall von den Britischen Inseln ist kein Einzelfall. Entsprechende Nachzahlungen drohen künftig auch anderen Unternehmen. Joachim Paulini und Benedict Geissler von Snow Software erläutern, wie sie böse Überraschungen vermeiden können.

Lösungen von SAP bilden eine wichtige und unverzichtbare Grundlage für die tägliche Arbeit vieler Unternehmen. Die Lizenzpolitik aber bereitet vielen IT-Abteilungen Sorge, denn die Abrechnungsformen des Software-Giganten gelten als undurchsichtig und können zu unvorhersehbaren Kosten führen.

Zu den ungeliebten Audits kommen nun auch rückwirkende Forderungen für die indirekte Nutzung von Funktionalitäten – geht es nach SAP, war die Forderung an Diageo erst der Auftakt. Ebenso ist eine Forderung von SAP gegen einen anderen Kunden, den Brauereikonzern AnBev, bekannt geworden – sie beläuft sich auf 600 Millionen Dollar, unter anderem auch für indirekte Nutzung.

Wer ist ein „direkter“, wer ein „indirekter“ Nutzer?

In der Vergangenheit konzentrierten sich die Lizenzen und die Systemvermessungen von SAP auf die direkte Nutzung der SAP-Umgebung eines Unternehmens. Dazu muss ein Nutzer direkt in den SAP-Systemen angelegt sein, um diese über die SAP-Benutzungsoberflächen bedienen zu können. Greifen allerdings Anwendungen von Drittanbietern wie Salesforce.com oder Workday auf diese Daten zu, fällt das unter indirekte Nutzung.

So weit, so einfach. Aber auch die neuen Bestimmungen der SAP dürften es in vielen Fällen nicht einfach machen, den genauen Umfang der so indirekt genutzten Funktionen in SAP zu bestimmen – und damit die Lizenzkosten. Denn es sind ja nicht immer nur Bestellprozesse, die so abgebildet werden.

Weiterhin treibt SAP ihre Lösungen in der Cloud voran – die IoT-Initiativen mit SAP Leonardo tun ihr Übriges dazu, dass immer mehr Daten durch SAP-Systeme fließen werden. Das kann im Hinblick auf die Neuerungen zur indirekten Nutzung durchaus bedeuten, dass hier weitere Kostensteigerungen auf die Unternehmen zukommen werden.

Mit solchen intransparenten Regelungen sorgt SAP schon länger für Verwirrung. Jetzt aber scheint das Unternehmen gewillt, daraus resultierende Forderungen auch durchzusetzen – und sieht sich durch das Verfahren gegen Diageo bestärkt. Nicht zu Unrecht wächst unter IT-Verantwortlichen deshalb die Furcht, selbst das Ziel einer Klage zu werden.

Die Risiken sind unterschiedlich verteilt

Im Prinzip kann jedes Unternehmen, das SAP im Einsatz hat, in die Schusslinie geraten. Das Ausmaß des Risikos hängt jedoch von mehreren Faktoren ab. In besonderer Gefahr scheint die Konsumgüterindustrie – nicht nur aufgrund der beiden bereits bekannten Fälle. Weil sich Unternehmen in dieser Branche auf weitverzweigte Supply-Chains und Partnernetzwerke stützen, ist indirekte Nutzung hier weit verbreitet. Auch die Großkunden von SAP sehen sich einem erhöhten Risiko ausgesetzt – zumindest was das mögliche Ausmaß des Schadens angeht.

Die Notbremse zu ziehen und SAP den Rücken zu kehren, kommt dennoch für die wenigsten Unternehmen in Frage. Ihre Geschäftsprozesse und IT-Systeme sind so tief in SAP verwurzelt, dass ein Austausch des ERP-Systems zumindest kurzfristig alle Geschäfte zum Stillstand bringen würde.

Zusätzlich zum technischen und wirtschaftlichen Lock-In kommen Belegschaften, die oftmals so sehr auf die Arbeit mit SAP spezialisiert sind, dass ein Anbieterwechsel einen Großteil ihrer Expertise entwerten würde. Weder ihre Vorgesetzten, noch sie selbst können deshalb an einer Abkehr von SAP interessiert sein. Unternehmen müssen sich deshalb mit SAP arrangieren.

Wie sieht die Zukunft aus?

SAP-CEO Bill McDermott sprach auf der vergangenen „Sapphirenow“ in Orlando erstmals darüber, wie die Lizenzmodelle für indirekte Nutzung in Zukunft aussehen könnten. Bei Procure-to-pay- sowie Order-to-cash-Szenarien soll demnach in Zukunft nicht mehr die Zahl der Nutzer, sondern die Zahl der abgewickelten Aufträge für die Höhe der Abrechnung ausschlaggebend sein. Static-Read-Szenarien, bei denen SAP-Daten lediglich ausgelesen werden, bleiben jedoch frei von zusätzlichen Gebühren.

In der Praxis könnte diese Ankündigung nicht für eine Entspannung der Situation, sondern eher für zusätzliche Aufregung sorgen:

Erstens decken die Vorschläge von SAP längst nicht alle Formen indirekter Nutzung ab.

Und zweitens gilt es für Unternehmen exakt zu prüfen, ob der Wechsel von einem nutzerbasierten zu einem auftragsbasierten Lizenzmodell für sie überhaupt ein gangbarer und wirtschaftlich sinnvoller Weg ist.

Um Kosten und Risiken gering zu halten, stehen Unternehmen zunächst in der Pflicht, sich selbst um geregeltere Verhältnisse zu bemühen. Verantwortliche sollten rechtliche Grauzonen so gut es geht umschiffen, außerdem muss eine Unterlizenzierung um jeden Preis vermieden werden. Sonst drohen Nachzahlungen und empfindliche Strafen. Manuell lässt sich diese Verwaltungsaufgabe in den seltensten Fällen bewältigen. Abhilfe schafft eine zugeschnittene Software-Asset-Management-Lösung (SAM).

Wege aus dem Lizenzchaos

Wie hoch ist der Lizenzbedarf im Unternehmen? Wie viele Lizenzen sind vorhanden? Welche Applikationen von Drittanbietern sind im Einsatz, deren Transaktionen mit SAP-Systemen eine indirekte Nutzung darstellen? Nur wer diese Fragen zuverlässig beantworten kann, hat anschließend die Möglichkeit, vorhandene oder risikobehaftete Lizenzen anzupassen oder zu optimieren.

SAM-Lösungen liefern all diese Informationen in einer zentralen Übersicht. Der Detailgrad reicht bis zum Nutzungsverhalten einzelner Anwender: Administratoren erhalten exakten Einblick, ob ihre Nutzer noch richtig und ausreichend lizenziert sind. Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder die Nutzung bestimmter Anwendungen einstellen, verhindert die Lösung außerdem Überkapazitäten.

Hinweis: Auf der Website von Snow Software gibt es einen Gartner-Report zu SAM „Cut Software Spending Safely With SAM“ Dieser enthält unter anderem eine eigens für SAP-Software erstellte Checkliste zur Optimierung der Software-Lizenzen, die „SAP Optimization Checklist.

* Die Autoren Joachim Paulini und Benedict Geissler arbeiten für Snow Software.

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