Dokumenten- und Datei-Verwaltung mit Windows 7 und Windows Server 2008 R2 Der optimierte Umgang mit Windows-Bibliotheken

Dank der Bibliotheken in Windows 7, sehen Anwender mit einem Klick alle wichtigen Dokumente. Die Bibliotheken können mehrere Verzeichnisse auch aus verschiedenen Ordnern logisch zusammenfassen. Zusammen mit Windows Server 2008 R2 lassen sich Bibliotheken auch über Gruppenrichtlinien steuern.

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Bibliotheken zeigt Windows direkt im Explorer in einem eigenen Bereich auf der linken Seite an. Über das Kontextmenü von Bibliotheken erstellen Anwender oder Administratoren neue Bibliotheken und ändern die Einstellungen der bestehenden (siehe: Abbildung 1) .

In den Eigenschaften einer Bibliothek legen Anwender und Administratoren fest, welche physikalischen Verzeichnisse die Bibliothek enthalten und anzeigen soll. Auch der standardmäßige Speicherplatz lässt sich festlegen, wenn Anwender Dateien in der Bibliothek speichern (siehe: Abbildung 2).

Der Nachteil von Bibliotheken ist zunächst, dass sich zunächst keine Netzwerkpfade, also Freigaben aufnehmen lassen. Das liegt daran, dass Bibliotheken nur indexierte Verzeichnisse enthalten dürfen. Dabei handelt es sich um Verzeichnisse die Windows im Hintergrund ständig durchsucht und einen Index pflegt.

Das Hinzufügen von Netzlaufwerke und Freigaben

Sucht ein Anwender eine Datei, erhält in wenigen Sekunden ein Suchergebnis. Das heißt das Aufnehmen von Netzwerkpfaden und Freigaben wäre für Anwender in Unternehmen durchaus interessant. Mit kleinen Tricks ist das auch möglich.

Netzwerklaufwerke können Administratoren nur dann einer Bibliothek zuordnen, wenn sie indiziert sind. Das kann entweder Server-seitig durch einen Indexdienst auf dem Computer, von dem die Freigabe stammt, erfolgen. Hier unterstützt Windows 7 als Schnittstelle Windows Desktop Search 4.0. Alternativ indizieren Anwender die Netzlaufwerke am Client. Dazu stellen Administratoren manuell über das Kontextmenü des Netzwerklaufwerks am Clients die offline-Verfügbarkeit ein (siehe: Abbildung 3).

Die Offline-Verfügbarkeit lässt sich aber nicht nur für komplette Netzlaufwerke steuern, sondern auch für einzelne untergeordnete Verzeichnisse. Allerdings lassen sich auf Client-Computern nur die Freigaben Offline verfügbar machen, die auf dem Server die entsprechende Einstellung verwenden. Das ist zwar standardmäßig der Fall. Allerdings kann diese Funktion bei einzelnen Freigaben auch deaktiviert sein.

weiter mit: Die Steuerung der offline-Dateien für Netzfreigaben

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