Von ERP bis Google-Kalender - Software-Tools erleichtern den Alltag

Das gehört ins Software-Portfolio eines Unternehmens

| Autor / Redakteur: Thomas Hoffmann* / Ulrike Ostler

Um die Mitarbeiter von Stress, insbesondere digitalem Stress, zu entlasten, braucht es ein paar hilfreiche Softwarepakete beziehungsweise Tools.
Um die Mitarbeiter von Stress, insbesondere digitalem Stress, zu entlasten, braucht es ein paar hilfreiche Softwarepakete beziehungsweise Tools. (Bild: gemeinfrei - geralt/Pixabay / CC0)

Mitarbeiter stehen heutzutage permanent unter Druck. Da kann es schnell passieren, dass sprichwörtlich etwas „untergeht“. Um dies zu verhindern und effizienter zu arbeiten, greifen die meisten Unternehmen daher zu diversen Softwareprogrammen, die den Arbeitsalltag erleichtern. Doch welche lohnen sich für Firmen?

Aufstrebende Unternehmen wachsen mit der Zeit: Es kommen immer mehr neue Aufträge rein, die Anzahl der Mitarbeiter steigt und höhere Gewinne werden generiert. Zunächst klingt das wie der Traum eines jeden Firmeninhabers.

Alles auf einen Blick – ERP-Systeme

Was allerdings gerade Jungunternehmer häufig vergessen, ist der Arbeitsaufwand im Hintergrund. Denn je größer der Betrieb wird, umso komplexer sind sowohl die Strukturen als auch Prozesse. Um die Fülle der gesammelten Informationen, Daten, Dokumenten und Inhalte Herr werden zu können, greifen viele Firmen daher zu einem ERP-System.

Wo vorher noch Insellösungen als die einzig richtige Wahl erschienen, gewinnen Komplettpakete dank ERP eine vollkommen neue Bedeutung. Denn ERP-Systeme helfen dabei, stets den Überblick über das gesamte Geschäft zu haben – und das in Echtzeit! Und das Gehört dazu:

  • Material- und Warenwirtschaft
  • Vertrieb, Ein- und Verkauf
  • Marketing und CRM
  • Buchhaltung, Rechnungswesen und Auftragsbearbeitung
  • Warenwirtschaftssystem
  • Logistik

Wo vorher noch alle Abteilungen gewissermaßen ihr eigenes Süppchen gekocht haben, wird nun abteilungsübergreifend gearbeitet. Wie kann man sich das vorstellen?

Als Beispiel eignet sich ein Online-Shop. Das Warenwirtschaftssystem erkennt sofort, wenn sich der Bestand eines Produktes leert. Dies kommuniziert es sowohl an die Shop-Software als auch an den Einkauf. Durch dieses Vorgehen wird Konsumenten rechtzeitig mitgeteilt, dass nur noch eine begrenzte Stückzahl lieferbar ist. Somit kommt es nicht zu Engpässen.

Gleichzeitig behält die ERP-Lösung auch die menschlichen Ressourcen im Blick. Personalplanungen und Produktionsabläufe werden ebenfalls dargestellt; die Daten zentral abgelegt. Da die Buchhaltung auf diese Dokumente ebenfalls Zugriff hat, sind die Gehalts- und Lohnzettel schnell erstellt.

Hinweis: Mehr Informationen zu Einsatzmöglichkeiten sowie Tipps für den Kauf erhalten interessierte in diesem Ratgeber: „Technische Infos rund um ERP: Einsatzmöglichkeiten, Implementierung & Systemvoraussetzungen“.

Organisation ist das A und O – Projekt-Management-Tools

An der Durchführung von größeren Aufträgen sind in der Regel mehrere Mitarbeiter (oftmals aus verschiedenen Abteilungen) beteiligt. Ist keine ausreichende Kommunikation gegeben, passieren in solchen Situationen schnell Fehler: Im schlimmsten Fall können Zeitpläne nicht eingehalten werden, werden Projekte falsch bearbeitet oder sind die jeweiligen Zuständigkeiten nicht von vornherein geklärt. Um diese Probleme zu vermeiden und sowohl große als auch kleine Aufgaben besser zu koordinieren, ist ein Projekt-Management-Tool unerlässlich.

Damit nicht alles „drunter und drüber“ geht, ist ein Projektplan das erste, was Unternehmen jeden Monat erstellen sollten. Denn dieser zeigt allen Angestellten, für welche Aufgaben sie eingesetzt und wofür sie verantwortlich sind. Gleichzeitig ist ersichtlich, wie viel Zeit bis zur Deadline zur Verfügung steht.

Um sich besser untereinander abzusprechen und die einzelnen Tätigkeiten zu koordinieren, lohnen sich Tools wie „Trello“ oder „Asana“. Darin können Firmen für jedes Projekt eine eigene Plattform errichten. In diese werden der Zeitplan, die einzelnen Aufgaben und die zuständigen Mitarbeiter eingetragen.

Der Vorteil dieser Tools ist die Tatsache, dass jeder Teilnehmer die einzelnen Punkte von „to do“ in „doing“ verschieben kann. Es ist demnach in Echtzeit ersichtlich, wer an welchem Teil arbeitet und wie der Fortschritt aussieht. Sofern es zu zeitlichen Schwierigkeiten kommt, können die Verantwortlichen schnell reagieren und eventuell weitere Experten hinzuziehen. Dadurch entstehen weniger Kommunikationsschwierigkeiten. Stattdessen lässt sich so spielend leicht ein funktionierender Workflow etablieren.

Social-Media-Marketing leicht gemacht – Verwaltungswerkzeuge

Eine ausgeklügelte Marketing-Strategie ist essentiell, um sich bei potenziellen Neukunden bekannt zu machen. Wer sich auf dem Markt bereits einen Namen gemacht hat, profitiert zwar von der Mund-zu-Mund-Propaganda – der Kundenstamm lässt sich mit Marketing aber deutlich erweitern. Zudem erhält man so Zugang zu anderen Zielgruppen.

Ein wichtiger Teil ist im digitalen Zeitalter natürlich Online-Marketing. Dazu zählen auch diverse Social-Media-Accounts wie Twitter, Facebook oder Instagram. Ihre Reichweite ist sehr groß und gerade bei jüngeren Zielgruppen sind solche Plattformen äußerst beliebt.

Das Problem besteht allerdings darin, dass sie auch äußerst zeitintensiv sind. Denn wer langfristig auf sich aufmerksam machen will, muss permanent guten Content liefern. Das bedeutet letztendlich, dass alle Accounts gepflegt und regelmäßig mit neuem Mehrwert für den Leser ausgestattet werden müssen.

Es gibt allerdings Tools wie „IFTTT“, die dafür sorgen, dass Unternehmen alles im Blick behalten – ähnlich wie ein ERP-System, nur explizit aufs Marketing ausgerichtet. Mit diesen Tools ist es möglich, schnell eine Nachricht auf Facebook zu schreiben und gleichzeitig in Echtzeit zu erfahren, ob User auf das Gepostete reagiert haben.

Verknüpfen lassen sich zudem auch Blogs. Durch das vielseitige Angebot dieser Programme ist es Unternehmen möglich, stets auf dem aktuellsten Stand zu bleiben und ihre Marketing-Strategien entsprechend der Ergebnisse anzupassen.

Effizientes Arbeiten dank Google und Microsoft

Es gibt viele Software-Programme, die aus deutschen Haushalten und Büros nicht mehr wegzudenken sind. Dazu zählen zum Beispiel die Angebote von Microsoft und Google:

  • „Word“ zählt in den meisten Unternehmen zu den Hauptprogrammen im Bereich Texterstellung.
  • Präsentationen werden für Kunden natürlich mit „Powerpoint“ bildhaft aufbereitet.
  • Für eine bessere Zusammenarbeit und mehr Flexibilität sorgt „Google Drive“.
  • Urlaubspläne sind mit dem „Google-Kalender“ sehr schnell zusammengestellt.

Office-Pakete von Microsoft mögen zwar recht kostenintensiv in der Anschaffung sein, der Kauf lohnt sich aber. Zum einen, weil alle Dokumente oder auch E-Mails einheitlich gestaltet werden können. Allein dieser Umstand erzeugt eine professionelle Wahrnehmung seitens der Kunden. Hinzu kommt die Tatsache, dass Insellösungen nicht immer miteinander kompatibel sind. Gehören die Programme hingegen alle zum selben Hersteller, stellt dies kein Problem mehr dar.

Der Autor des Artikel ist Thomas Hoffmann.
Der Autor des Artikel ist Thomas Hoffmann. (Bild: Haufe Lexware GmbH & Co KG)

Die Cloud-Angebote von Google sind hingegen zum Großteil kostenlos nutzbar. Gerade Funktionen wie die Google-Tabellen oder -Dokumente ermöglicht es den Angestellten eines Unternehmens, parallel in einer Datei zu arbeiten und in Echtzeit die neuen Inhalte zu erkennen. Ein Vorteil ist zudem die Tatsache, dass die Angestellten sich nicht im Büro aufhalten müssen, um Google nutzen zu können. Sofern sie das Passwort besitzen, erhalten sie von überall auf der Welt Zugriff.

* Thomas Hoffmann ist 1964 in Berlin geboren und aufgewachsen. Nach seinem Abitur studierte er Germanistik und Amerikanistik und arbeitete daraufhin als freier Journalist und Übersetzer. Im Zuge dieser Tätigkeit kam er in Kontakt mit betriebswirtschaftlichen Themen und eignete sich ein umfangreiches Wissen an. Spezialisiert hat er sich auf Themen rund um Existenzgründung, Buchhaltung und Personalführung.

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