Ganz schnell zum Vertragsabschluss Automatisierte Dokumentenerzeugung kann das Recruiting beschleunigen

Um im War for Talents zu bestehen, brauchen Unternehmen digitale Recruiting-Prozesse. Auf Datenebene haben sie diese häufig schon mit einem Bewerber-Management-System umgesetzt. Die Dokumentenerzeugung hinkt oft jedoch hinterher. Günter Apel, Senior Account Manager bei Aconso erläutert, wie diese Lücke geschlossen werden kann.

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Geschwindigkeit zählt –auch im Recruiting. Im Kampf um die besten Talente dürfen sich Human-Ressource-Abteilungen keine Trödelei erlauben. Viele Unternehmen setzen daher bereits eine Bewerber-Management-Plattform wie „SAP Success Factors“ ein. In diesem System laufen sämtliche Daten zusammen, die während des Auswahlverfahrens entstehen.

Eine automatisierte Dokumentenerzeugung ist jedoch meist nicht integriert. Diese Lücke zwischen Daten und Dokumenten kann die Vorteile der digitalen Plattform wieder zu Nichte machen. Im Zweifelsfall verzögert sich die Vertragserstellung und der Bewerber unterschreibt bei einem Wettbewerber.

Doch eine Führungskraft kann zum Beispiel bereits am Ende eines Vorstellungsgesprächs automatisiert einen rechtssicheren Arbeitsvertrag vom System erstellen lassen – im Idealfall sogar vom Smartphone oder Tablet aus. So funktioniert’s:

Verträge in Sekundenschnelle

Das Dokumenten-Management kommuniziert über eine Schnittstelle mit der Bewerber-Management-Plattform. Sobald eine Führungskraft den Vertragserstellungsprozess anstößt, generiert das System ein Dokument aus rechtssicheren Textbausteinen. Die relevanten Bewerberdaten aus dem Recruiting-System und die Informationen aus der jeweiligen Stellenausschreibung werden automatisch eingefügt. So entsteht in Sekundenschnelle ein Vertrag als PDF- oder Word-Dokument.

Falls gewünscht, folgt eine menschliche Kontrolle. Das ist insbesondere für hochqualifizierte Stellen sinnvoll. Der Vertrag geht dann zunächst an die Personalabteilung, die ihn noch einmal überprüft. Anschließend wird er an die jeweiligen Stakeholder zur Freigabe und Unterschrift weitergeleitet. Falls ein Formular für die Zustimmung des Betriebsrats erforderlich ist, erzeugt das System auch dieses automatisch und stellt es den Verantwortlichen digital bereit.

Wenn es zu Verzögerungen kommt, erinnert das System die zuständige Führungskraft oder den Betriebsrat an die noch ausstehende Aufgabe. Das Dokumenten-Management steuert den kompletten Prozess, automatisiert und beschleunigt ihn dadurch enorm.

Digitale Unterschrift

Unterschreiben können die Verantwortlichen wahlweise manuell oder digital mit Lösungen wie „Docusign“ oder „Adobe Sign“. Ideal ist eine digitale Signatur: Das Dokument verlässt dann zu keinem Zeitpunkt das System.

Bei manuell signierten Dokumenten stellt ein QR-Code sicher, dass sie nach dem Einscannen wieder an der richtigen Stelle landen. Ist der Vertrag unterschrieben und freigegeben, erhält ihn der Kandidat in seinem persönlichen Bereich der Bewerber-Management-Plattform oder per E-Mail.

Verfügt das Unternehmen bereits über eine digitale Personalakte, wird dort nach erfolgreicher Vertragsunterzeichnung ein Mitarbeiter angelegt und die komplette Kandidatenakte dorthin überführt. Auch für den folgenden Onboarding-Prozess generiert das System nun automatisch sämtliche Dokumente, die der Mitarbeiter bei seiner Ankunft im Unternehmen bekommen soll – etwa Formulare für Datenschutz, Compliance, Trainings oder praktische Hinweise.

Datenschutzvorkehrungen sind zu treffen

Da es im Recruiting um sensible, personenbezogene Daten geht, darf der Datenschutz nicht zu kurz kommen. Deshalb sollten Unternehmen beim Dokumenten-Management auf DSGVO-Konformität und eine Zertifizierung nach ISO 27001 achten. Die Cloud Server sollten sich in der EU befinden und alle Zugriffe mit Zwei-Faktoren-Authentifizierung und SSL-Verschlüsselung gesichert sein. Wichtig ist zudem ein ausgefeiltes Rollen- und Rechtekonzept, das genau regelt, welcher HR-Mitarbeiter welche Informationen sehen darf.

Apel fasst zusammen: „Wenn Unternehmen den Prozess für das Recruiting und Hiring komplett digital abbilden, können sie Kosten sparen und kommen schneller zum Vertragsabschluss. So sichern sie sich einen Vorteil im War for Talents.“

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