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Outsourcing ohne Stress 6 Tipps aus der Praxis für die IT-Transition

| Autor / Redakteur: Clemens Gunne* / Ulrike Ostler

Nach dem Spiel ist vor dem Spiel: Wenn Ausschreibung und Due Diligence geschafft und der geeignete Outsourcing-Partner gefunden ist, ist Durchatmen trotzdem Fehlanzeige: Denn jeder, der schon eine Transition mitgemacht hat, kennt das „Tal der Tränen“. Doch so schlimm muss es nicht kommen: Sechs Praxistipps für einen erfolgreichen, stressarmen Übergang.

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Ist die Entscheidung für ein Outsiurcing gefallen, stehen erste Termine für den Übergang an und häufig betritt der Kunde ein Tal der Tränen. Aber nicht mit diesen Tipps ...
Ist die Entscheidung für ein Outsiurcing gefallen, stehen erste Termine für den Übergang an und häufig betritt der Kunde ein Tal der Tränen. Aber nicht mit diesen Tipps ...
(Bild: © fotomek - Fotolia)

Die Entscheidung über Erfolg oder Misserfolg einer Transition fällt schon in der Due Diligence, also derjenigen Phase im Ausschreibungsprozess, in der die Anbieter genau unter die Lupe genommen werden. Welche Stärken zeichnen die Provider aus, und wo liegen mögliche Schwächen?

Wer sich an dieser Stelle nur auf die „hard facts“ konzentriert, der begeht bereits den ersten Fehler. Denn bei aller Berechtigung, die die Analyse der wirtschaftlichen, rechtlichen, steuerlichen und finanziellen Verhältnisse der Anbieter hat, sind es in der Praxis oftmals weiche Faktoren, die sich positiv oder eben auch negativ auf die Transition auswirken, wie beispielsweise laufende Restrukturierungen oder Merger in der Providerorganisation.

Präzise Vorbereitung verhindert Fehlstarts

In die Bewertungsmatrix sollten daher unbedingt auch Kategorien wie „Anbietercharakter“ aufgenommen werden. Hier wird genau erfasst: Stehen sich Anbieter und Auftraggeber auf Augenhöhe gegenüber? Stimmt die Chemie zwischen den Beteiligten? Und passt die Unternehmenskultur des Providers zum beauftragenden Unternehmen?

Auf Auftraggeberseite gibt es im Vorfeld der Transition zu erledigende Hausaufgaben, die über die Vorbereitung einer geschickten Verhandlungstaktik hinausgehen: Die Retained Organisation als steuernde Schnittstelle zwischen Provider und Unternehmenseinheiten muss – neben einem dedizierten Projektteam für die Transition und Transformation (T&T) - frühzeitig stehen und die Führung übernehmen.

Sie ist diejenige, die während der Vertragslaufzeit mit den Ergebnissen aus T&T leben muss und sollte daher so früh wie möglich aufgebaut und vor allem handlungsfähig im Transitionsprojekt gemacht werden. Eine ihrer Aufgaben besteht auch darin, dafür zu sorgen, dass der bisherige Provider in die Transition mit eingebunden wird, damit der Exit geregelt abgewickelt werden kann. Idealerweise ist das Projekt spiegelbildlich zum Neu-Provider organisiert, so dass inhaltliche Themen gemeinsam bearbeitet werden können.

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