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Server geschickt einkaufen Xing zeigt, wie IT-Sourcing richtig geht

Autor / Redakteur: Haluk Sagol* / Ulrike Ostler

Im IT-Sourcing sind echte partnerschaftliche Kooperationen zwischen IT und Einkauf oft nicht mehr als ein Wunschtraum. Das zeigt auch die aktuelle Studie „IT-Sourcing 2017 – Effektiv und effizient?“ von Inverto. Die Realität in Deutschland: Gründe vorschieben, um jede gefühlte Einmischung zu vermeiden. Dass es auch anders geht, beweist die Xing AG, die ihre Kosten bei der Beschaffung ihrer Server um bis zu 36 Prozent senken konnte.

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Xing hat mithilfe von Inverto den Einkauf von Servern und IT-Dienstleistungen effektiviert. Der Erfolg: Einsparungen und bessere Ausstattung.
Xing hat mithilfe von Inverto den Einkauf von Servern und IT-Dienstleistungen effektiviert. Der Erfolg: Einsparungen und bessere Ausstattung.
(Bild: © BENIS .shock – fotolia.com)

Benötigt eine Abteilung neue Software oder eine Wartung, bestellen häufig die Spezialisten aus der IT eigenständig, was sie technisch für richtig halten oder womit sie schon lange arbeiten. Von zentraler Einkaufsstrategie keine Spur. In vielen Unternehmen ist das nicht ungewöhnlich, zumal IT-Abteilungen oft viele ehemalige IT-Berater beschäftigen, die es nicht für erforderlich erachten, außenstehende Unterstützung heranzuziehen.

Nachholbedarf im IT-Sourcing

So kommt es, dass zwar fast zwei Drittel der in der Inverto-Studie befragten Unternehmen auf eine enge Kooperation zwischen IT- und Einkaufsabteilungen setzen, 61 Prozent der Unternehmen ihren Einkauf jedoch erst sehr spät miteinbeziehen. 42 Prozent arbeiten von der Anforderungsaufnahme bis zur Marktrecherche überhaupt nicht mit dem Einkauf zusammen.

Die Konsequenz: Wo bei der Beschaffung von IT-Bedarfen durchschnittlich bis zu 21 Prozent Einsparungen durch eine gute Zusammenarbeit möglich wären, erreichen Betriebe ohne Kooperation lediglich ein bis fünf Prozent.

Je früher IT und Einkauf im IT-Sourcing zusammenarbeiten, desto größer der Nutzen für das Unternehmen. Die Studie zeigt allerdings: Im IT-Sourcing arbeiten IT und Einkauf erst sehr spät zusammen.
Je früher IT und Einkauf im IT-Sourcing zusammenarbeiten, desto größer der Nutzen für das Unternehmen. Die Studie zeigt allerdings: Im IT-Sourcing arbeiten IT und Einkauf erst sehr spät zusammen.
(Bild: Inverto)

Aus den Studienergebnissen geht ein weiterer Widerspruch hervor: Obwohl die Vorteile einer Kooperation der beiden Abteilungen, darunter Kosteneinsparungen, Transparenz und Qualitätssicherung in der Lieferanten- und Leistungsauswahl, rund drei Vierteln der befragten Unternehmen bekannt sind, bestehen viele Vorurteile gegenüber einer Zusammenarbeit.

  • So bemängeln 57 Prozent der Befragten das fehlende Fachwissen der Einkäufer.
  • 46 Prozent befürchten eine Verlängerung der internen Entscheidungswege,
  • während 43 Prozent die zu starke Fokussierung des Einkaufs auf Kostensenkungen beklagen.

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Über die Studie

Für die aktuelle Studie „IT-Sourcing 2017 – Effektiv und effizient?“ befragte Inverto, Unternehmensberatung für Einkauf und Supply Chain Management, 73 deutsche Unternehmen aus Industrie, Handel und dem Dienstleistungssektor zu ihren aktuellen Praktiken beim Einkauf von IT-Leistungen. Die Teilnehmer setzen sich zu 64 Prozent aus Entscheidern (Geschäftsführung, Abteilungs- und Bereichsleiter), zu zehn Prozent aus Gruppenleitern und zu 26 Prozent aus Mitarbeitern zusammen. 93 Prozent der Befragten arbeiten in den Bereichen IT und/oder Einkauf.

Ihre Unternehmen erwirtschafteten im Jahr 2015 einen Umsatz von bis zu 500 Millionen (43 Prozent), bis zu fünf Milliarden (25 Prozent), fünf bis zehn Milliarden (14 Prozent) oder über zehn Milliarden Euro (18 Prozent). Ihnen steht jährlich ein durchschnittliches IT-Budget von 25 bis 50 Millionen Euro zur Verfügung, wobei ein Viertel der Unternehmen sogar mehr als 100 Millionen Euro für IT-Leistungen ausgibt.

Oft spüren kooperationswillige Einkäufer schon zu Beginn keinerlei Bereitschaft für eine Zusammenarbeit auf Seiten der IT-Fachabteilungen. Dementsprechend kommt es für die IT im späteren Prozessverlauf erst recht zu einer gefühlten Einmischung, die eine echte Partnerschaft verhindert. Die Potentiale einer Kooperation bleiben ungenutzt.

Anstoßen von Kooperationen im IT-Sourcing

Für das IT-Sourcing ideal ist eine enge und frühzeitige Zusammenarbeit der beiden Abteilungen, die bereits bei der Bedarfsplanung und der Anforderungsaufnahme ansetzt. Dafür sprechen die Zahlen der Studie, die sowohl höhere Einsparungen belegen als auch qualitative Kriterien bezüglich der beschafften Bedarfe. Die besten Voraussetzungen dafür bietet ein zentral organisierter IT-Einkauf mit eigenen Spezialisten.

Obwohl 75 Prozent der befragten Unternehmen mindestens einen dezidierten IT-Einkaufsspezialisten beschäftigen, haben nur 57 Prozent ihren IT-Einkauf zentral organisiert. Lediglich 46 Prozent messen relevante Kennzahlen, um den Erfolg ihrer Einkaufsleistung zu kontrollieren. Weil Erfolge also nicht vorhanden oder nicht sichtbar sind, kann es schwierig sein, noch unentschlossenen Mitarbeitern die Mehrwerte einer Kooperation nahezubringen.

Um Erfolge im Unternehmen transparent zu machen und Kollegen zu überzeugen, bietet es sich an, erste Projekte mit überschaubaren IT-Bedarfen zu beginnen, wo sich schnell gute Ergebnisse erreichen lassen. Dafür eignet sich beispielsweise die Arbeitsplatzausstattung mit Computern, Druckern und Telekommunikation. Anschließend lassen sich die Prozesse auch auf strategisch und wirtschaftlich bedeutsamere Bereiche übertragen, wie den häufig unterschätzten Server-Einkauf.

Ein zentral gesteuerter IT-Sourcing Prozess bietet viele Chancen für ein Unternehmen.
Ein zentral gesteuerter IT-Sourcing Prozess bietet viele Chancen für ein Unternehmen.
(Bild: Inverto)

So geht Server-Einkauf professionell: Inverto bei Xing

In vielen Unternehmen beschaffen die Verantwortlichen benötigte Server-Kapazitäten kurzfristig, wenn ein akuter Bedarf besteht, und wenden sich dann an den aktuell günstig erscheinenden Anbieter. Damit riskieren sie eine unübersichtliche und aufwendig zu wartende Server-Infrastruktur.

Außerdem birgt der Einkauf ohne klare Strategie einen wesentlichen Nachteil: Ohne standardisierte Anforderungsprofile für die physikalischen Server und Dienstleister, ausgerichtet am ganzheitlichen Bedarf eines Unternehmens, ist ein aussagekräftiger Vergleich der Kosten und Qualitäten verschiedener Anbieter nicht möglich.

Doch es geht auch anders: Das 2003 in Hamburg gegründete Karrierenetzwerk Xing setzte mit Inverto neue Beschaffungsprozesse auf, um die IT und Einkauf vom ersten Schritt an zu integrieren. Ziel war es, die Server-Systeme – existenzielle Grundlage des Unternehmens – und zugehörige Dienstleistungen nicht nur günstiger, sondern auch qualitativ hochwertiger zu beschaffen.

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IT-Sourcing de luxe – Leitfragen für einen optimierten Server-Einkauf

Nach Beantwortung der folgenden sieben Fragen lassen sich herstellerunabhängige und standardisierte Anforderungsprofile erstellen, mit deren Hilfe Sie die Preise und Leistungen möglicher Lieferanten miteinander vergleichen können:

  • 1. Für wie viele und welche Anwendungen wollen Sie Ihren Server einsetzen? Benötigen Sie Flexibilität oder eine Spezialleistung?
  • 2. Welche Anforderungen stellen Sie an Ihre Server (physikalische Größe, Leistungsfähigkeit, Ausfallsicherheit, Stromverbrauch, Datensicherung)?
  • 3. Welche Anforderungen stellen Sie an Ihren Dienstleister und seine Service Level Agreements (Verfügbarkeit des Kundendienstes, Umfang und Zeitraum der Wartungsleistungen)?
  • 4. Sind Sie bei Installation und Wartung Ihrer Server auf die Expertise eines IT-Systempartners angewiesen oder können Sie günstig direkt beim Hersteller einkaufen?
  • 5. Welche Mengen benötigen Sie über welchen Zeitraum?
  • 6. Lassen sich Einkaufsvolumina bündeln, eventuell auch mit anderen IT-Bedarfen?
  • 7. Lassen sich die gewünschten, neuen Produkte in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren?

Das Unternehmen entschied sich, gemeinsam mit Inverto den Server-Einkauf strategisch umzugestalten. Denn eine genaue Planung des Bedarfs sowie eine bessere Transparenz über die eingekauften Leistungen schaffen die bestmögliche Basis für eine Kostenkontrolle und langfristige Sicherung der Effizienz. So ganz nebenbei sorgte Xing für eine bessere Performance, reduzierte das Ausfallrisiko weiterhin auf ein Minimum und gewährleistet bis heute höchste Datensicherheit.

Im ersten Projektschritt galt es, die bisherigen Bedarfe, Einzelkomponenten sowie die separat eingekauften Wartungspakete je System samt Laufzeiten und Leistungen strukturiert zu inventarisieren. Daraus ließen sich herstellerunabhängig Anforderungsprofile für die benötigten Server-Systeme erstellen.

Der Autor Haluk Sagol: „Ohne standardisierte Anforderungsprofile für die physikalischen Server und Dienstleister, ausgerichtet am ganzheitlichen Bedarf eines Unternehmens, ist ein aussagekräftiger Vergleich der Kosten und Qualitäten verschiedener Anbieter unmöglich.“
Der Autor Haluk Sagol: „Ohne standardisierte Anforderungsprofile für die physikalischen Server und Dienstleister, ausgerichtet am ganzheitlichen Bedarf eines Unternehmens, ist ein aussagekräftiger Vergleich der Kosten und Qualitäten verschiedener Anbieter unmöglich.“
(Bild: Inverto)

Das war die Grundlage für IT und Einkauf, um den Jahresbedarf an Servern erstmals systematisch auszuschreiben und eingehende Angebote transparent miteinander zu vergleichen. Bezüglich der Wartungspakete entschied sich das Unternehmen anschließend, einen Gesamt-Support-Vertrag für Alt- und Neusysteme mit einem Anbieter aufzusetzen.

Im Vergleich zu der Zeit, in der es noch keinen zentral gesteuerten IT-Einkauf gab, konnte Xing seine Ausgaben so erheblich reduzieren: 12 Prozent weniger Kosten fallen für die Beschaffung von Servern an, sogar 36 Prozent weniger bei der Wartung und den Dienstleistungen über die gesamte Vertragslaufzeit. Die Zusammenarbeit hat sich gelohnt, wie die Zahlen belegen.

* Haluk Sagol ist Principal und Leiter des Competence Center Digital Media & IT bei der Inverto GmbH.

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