Trotz Kritik nicht tot zu kriegen Sharepoint schafft den Digitalen Arbeitsplatz

Mit „Sharepoint„“ experimentieren viele Unternehmen. Anwender kritisieren Schwächen in Sachen Usability sowie die unübersichtliche Produktstrategie von Microsoft. Projektfehlschläge kommen aber von einer falschen Implementierungsmethode.

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Die Digitale Transformation und der Digitale Arbeitsplatz liegen schwer im Trend. Moderne Arbeitsplätze sollen vernetzt, flexibel und ortsunabhängig sein und zudem IT als Fundament für den Wissensaustausch nutzen. „Genau hier hat Sharepoint seinen Platz“, berichtet Professor Arno Hitzges von der Hochschule der Medien auf dem Stuttgarter Sharepoint Forum. „Diese Kollaborationsplattform bietet Unternehmen ein Fundament, um die Arbeitsplätze mobil und dynamisch zu gestalten.“

Laut der Studie „Sharepoint Workflow Spezial 2017“, bei der die Hochschule der Medien im April dieses Jahres 150 Anwender im deutschsprachigen Raum befragt hat, nutzen die Unternehmen Sharepoint längst nicht mehr nur für Intranet und Dokumenten-Management, sondern sie entwickeln den Microsoft-Portal- und Content-Server zur strategischen Geschäftsplattform. Dabei steht die Automatisierung von geschäftlichen Abläufen im Fokus. 56 Prozent der Befragten nutzen Sharepoint für Workflows, weitere 26 Prozent planen einen entsprechenden Einsatz. Der Aktionsradius der Workflows, der einst im IT-Helpdesk begann, umfasst inzwischen auch Abteilungen wie Vertrieb, Einkauf, Marketing Finanzwesen oder Kundenservice.

Bei der Zufriedenheit verzeichnet die Studie nicht nur Spitzenwerte (siehe: Abbildung 1 bis 4) . Auf einer Notenskala von eins bis fünf zeigten sich lediglich 6 Prozent der Unternehmen vollkommen zufrieden. 36 Prozent vergaben die Note zwei, 39 Prozent bewerteten Sharepoint durchschnittlich, 10 Prozent waren weniger zufrieden und rund 3 Prozent unzufrieden.

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Funktional braucht Sharepoint Ergänzung von Drittanbietern

Funktionale Kritik äußern die Befragten an den Sharepoint-eigenen Werkzeugen zur Gestaltung von Prozessen, also dem „Sharepoint Designer“ und der integrierten Workflow-Engine. Lediglich bei 12 Prozent der Befragten reichen die mitgelieferten Tools völlig aus. Bei 36 Prozent sie teilweise aus, bei 22 Prozent gar nicht, und 16 Prozent haben eigene Funktionen dazu entwickelt. Trotz dieser Kritik nutzen 32 Prozent den Sharepoint Designer, während 29 Prozent auf das entsprechende Produkt von Nintex und 7 Prozent auf das Werkzeug von K2 ausweichen.

Auch in anderen Funktions-Bereichen lässt Microsoft dem Wettbewerb noch Spielraum: „Viele Unternehmen setzen das Wiki-System „Confluence“ von Atlassian ein, weil die Sharepoint-Funktionalität und vor allem die Benutzerakzeptanz in diesem Bereich nicht stark genug sind“, berichtet Hitzges. Daraus könne sich für Microsoft ein Problem ergeben: „Funktionale Schwächen verunsichern die Anwender. Wenn sie sowieso Produkte von Drittanbietern einsetzen müssen, könnten sie auch gleich eine Best-of-Breed-Strategie fahren mit Spezialprodukten, die bestimmte Anwendungsbereiche wirklich gut abdecken.“

Unklare Produkt-Roadmap verwirrt die Anwender

Die Usability von Sharepoint hat sich in den jüngeren Versionen deutlich verbessert, wie mehrere Studien der Hochschule der Medien zeigen. Was sich hingegen verschärft hat, ist laut Hitzges die Unübersichtlichkeit des Angebots von Microsoft in Sachen Kollaboration: „Ich glaube, das es nicht mal Microsoft selbst völlig klar ist, welches Werkzeug welchen Anwendungsbereich abdecken soll.“

So sei beispielsweise Teams noch in einem sehr frühen Entwicklungsstadium. „Das Produkt könnte einmal richtig gut werden, hat aber aktuell noch viele operative Baustellen.“ Ein weiteres Beispiel sei „Yammer“, das Microsoft noch vor zwei Jahren als Social Medium der Zukunft propagiert habe, das aber inzwischen in Redmond aus dem Fokus geraten sei.

„Die von vielen Anwendern beklagte Unübersichtlichkeit von Sharepoint verschärft sich, wenn Microsoft fast im Quartalsrhytmus neue Collaboration-Funktionen in anderen Produkten wie Office 365 auf dem Markt wirft“, warnt Hitzges. „Anwender wissen dann nicht mehr, wo sie ihre Unterlagen ablegen sollen. Und wenn Unternehmen ein neues Produkt wie Teams zulassen, besteht die Gefahr, dass sich daraus ein neuer Datensilo entwickelt, den nur Wenige nutzen. Das widerspricht dem Konzept von Collaboration.“

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In Sachen Cloud zeigen sich Unternehmen skeptisch

Auch das Dauerthema On Premise Installation versus Cloud hat die Studie abgefragt. Microsoft bietet mit „Sharepoint Online“ und „Office 365 Online“ und den klassischen Kauflizenzen beide Möglichkeiten an. Die Inhouse-Variante ist mit einem Anteil von 64 Prozent das deutlich führende System.

Allerdings beobachtet Hitzges zwei Trends: Großunternehmen probieren gerade Hybrid-Strategien aus, während ein Teil der Kleinunternehmen sich in Richtung Office 365 orientiert, weil sie sich so den Administrationsaufwand sparen.“ Bei Hybrid-Cloud kritisierten Unternehmen die mangelnde funktionale Reife von Sharepoint. Als problematisch bewerten die Anwender Sachen Datenschutz und Datensicherheit in der Cloud. So sei es beispielsweise bei Automobilherstellern oder deren Zulieferern nicht zulässig, Informationen in der Cloud abzulegen.

Alleiniger IT-Fokus lässt Projekte scheitern

Abgesehen von der funktionalen Kritik beklagen einige Unternehmen, dass Sharepoint generell bei weniger Mitarbeitern zum Einsatz kommt als erhofft. „Daran ist nur selten die Technologie schuld“, erklärt Hitzges. „In den meisten Fällen wurde die Plattform schlicht falsch eingeführt.“ Drei typische Fehler wurden auf der Sharepoint Forum deutlich: Projektfehlschläge sind zu erwarten, wenn der Fokus einseitig auf dem IT-Design liegt ohne an die Geschäftsanwendungen zu denken. Liege der Projektfokus auf der Software-Entwicklung, werde Sharepoint zu einem Frontend für Individualentwicklungen degradiert, ohne dessen Kollaborationsfunktionen zu nutzen. Das größte Problem sei es, wenn die Anwender mit ihren Problemen nicht berücksichtigt werden.

* Jürgen Frisch ist freie Autor und lebt in Stuttgart.

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