Studie belegt: Nutzung steigt, die Zufriedenheit sinkt

Sharepoint fördert Collaboration und Digitalisierung

| Autor / Redakteur: Jürgen Frisch / Ulrike Ostler

Eine hohe Zufriedenheit der Anwender misst die „Sharepoint“-Studie beim Dokumenten-Management und bei Teamsite, und auch bei Onedrive sind die Anwender sehr zufrieden. Bei der Suche und bei Workflows hingegen besteht noch Luft nach oben.
Eine hohe Zufriedenheit der Anwender misst die „Sharepoint“-Studie beim Dokumenten-Management und bei Teamsite, und auch bei Onedrive sind die Anwender sehr zufrieden. Bei der Suche und bei Workflows hingegen besteht noch Luft nach oben. (Bild: Hochschule der Medien Stuttgart)

Die Nutzung von „Sharepoint“ steigt, aber die Zufriedenheit sinkt leicht. Das zeigt eine Studie der Hochschule der Stuttgarter Medien. Anwender kritisieren die schwierige Bedienung von Sharepoint und fühlen sich von der Funktionsvielfalt überfordert.

Sharepoint hat sich in den Unternehmen etabliert: „Die Nutzung steigt laut unserer Studie, aber die Zufriedenheit der Anwender sinkt leicht“, fasst Professor Arno Hitzges von der Hochschule der Medien zusammen. Für die „Sharepoint/Office 365“-Anwenderstudie 2018 haben die Forscher von Juli bis September dieses Jahres 274 Anwender im deutschsprachigen Raum nach ihren Erfahrungen mit dem Portal- und Content-Server von Microsoft befragt. Mehr als die Hälfte davon sind CIOs, IT- oder Projektleiter. Auf dem Sharepoint Forum in Stuttgart haben rund 170 Teilnehmer ihre Praxiserfahrungen diskutiert.

Dokumenten-Management als meistgenannte Nutzung

Wie die Studie zeigt, nutzen die Unternehmen Sharepoint für mehrere Anwendungsbereiche: Über 95 Prozent setzen die Lösung für Dokumenten-Management ein, davon 89 Prozent für Office-Dokumente und 56 Prozent auch für Nicht-Office-Dokumente.

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30 Prozent bilden damit die revisionssichere Archivierung ab. Weitere Anwendungsbereiche sind die Unternehmenssuche sowie die Teamsites mit jeweils 90 Prozent. Workflows kommen bei fast 75 Prozent der Befragten zum Einsatz, während 70 Prozent „Onedrive“ als Dateiablage nutzen.

Die Zufriedenheitswerte sind laut Hitzges im Vergleich zur Sharepoint Studie aus dem Vergangenheit insgesamt leicht gefallen: „Eine hohe Zufriedenheit der Anwender messen wir seit der Version ´Sharepoint 2013´ beim Dokumenten-Management und bei ´Teamsite´, und auch bei Onedrive sind die Anwender sehr zufrieden. Bei der Suche und bei Workflows sehen wir hingegen mittlere Werte, die noch Luft nach oben haben.“

Anwender beklagen die Komplexität

Kritisch äußern sich die befragten Anwender bei den Themen Usability, Ordner in der Dokumentenverwaltung, Orientierung im Bereich Metadaten sowie ganz allgemein bei der hohen Komplexität des Produkts. „Die unübersichtliche Funktionsvielfalt sowie wechselnde Produktfeatures führen zu Unmut“, berichtet Hitzges. Besonders vielschichtig ist Microsofts Angebot in Sachen Collaboration, das neben Sharepoint Komponenten wie „Groups“, „Yammer“ und „Teams“ umfasst.

„Insbesondere bei Office 365 haben manche Anwender ein Problem mit der Funktionsvielfalt und fragen sich, wofür sie Teams einsetzen können und wo die Abgrenzung zu Sharepoint Online liegt“, berichtet Hitzges. Ein weiteres Beispiel für die Unübersichtlichkeit sei der Microblogging-Dienst Yammer, den Microsoft ursprünglich als Social Medium der Zukunft propagiert habe, der aber inzwischen nicht mehr im Fokus liege.

Systeme von Drittanbietern reichern die Funktionalität an

Lediglich einem Drittel aller Unternehmen reicht die Funktionalität von Sharepoint aus. Viele nutzen die Microsoft-Plattform als Datendrehscheibe und leiten für bestimmte Zwecke an Spezialanwendungen weiter. Seit längerem etabliert haben sich Archivsysteme, deren Anteil inzwischen 20 Prozent beträgt.

Neuerdings stark vertreten ist die Integration von Systemen für Kundenverwaltung (CRM) mit 42 Prozent, von Systemen für Projekt-Management mit 35 Prozent sowie die Integration betriebswirtschaftlicher Standardsoftware mit einem Anteil von 31 Prozent. Weitere verknüpfte Spezialsysteme betreffen E-Mail, Content-Verwaltung und Bilddatenbanken.

Über 90 Prozent setzen Sharepoint für Dokumenten-Management, Suche und Teamsite ein, über 70 Prozent bilden damit Workflows ab.
Über 90 Prozent setzen Sharepoint für Dokumenten-Management, Suche und Teamsite ein, über 70 Prozent bilden damit Workflows ab. (Bild: Hochschule der Medien Stuttgart)

Auch als Plattform für Geschäftsprozesse setzt sich Sharepoint durch. 83 Prozent nutzt die Workflow-Funktionen von Sharepoint, rund die Hälfte Workflows und Collaboration. Noch im Jahr 2016 lag der Einsatzgrad von Workflows bei 60 Prozent.

Integration von Tools Dritter

Viele Unternehmen reichern die Funktionalität durch Werkzeuge von Drittanbietern an. Die häufigsten Ergänzungen sind „Sharepoint Designer“, „Nintex“ und „Flow“, die zusammen auf einen Anteil von 70 Prozent kommen. Der Workflow-Spezialist Nintex ist mit einem Anteil von 35 Prozent der wichtigste Thirdparty-Anbieter.

Die Funktionalitätserweiterung alleine reicht für den Projekterfolg jedoch nicht aus, wie Felix Gremlich, Vice President Marketing vom Nintex erläutert: „Viele Unternehmen wollen Werkzeuge für Alles, haben aber keine Strategie. Das funktioniert nicht. Die Verantwortlichen sollten zusammen mit den Fachbereichen Szenarien erarbeiten, wie sie im Rahmen der Digitalisierung Abläufe in ihren Kernbereichen automatisieren.“

Archivsysteme integrieren 20 Prozent aller Anwender mit Sharepoint. Neu hinzugekommen sind Systeme für Kundenverwaltung (CRM) mit 42 Prozent, Systemen für Projekt-Management mit 35 Prozent sowie die betriebswirtschaftliche Standardsoftware (ERP) mit einem Anteil von 31 Prozent.
Archivsysteme integrieren 20 Prozent aller Anwender mit Sharepoint. Neu hinzugekommen sind Systeme für Kundenverwaltung (CRM) mit 42 Prozent, Systemen für Projekt-Management mit 35 Prozent sowie die betriebswirtschaftliche Standardsoftware (ERP) mit einem Anteil von 31 Prozent. (Bild: Hochschule der Medien Stuttgart)

In Richtung digitale Transformation zielen die Investitionspläne der Unternehmen: 43 Prozent wollen in Collaboration Tools investieren, 38 Prozent in Automatisierung und Workflow-Tools, und 29 Prozent in Cloud-Infrastruktur.

Cloud-Anwender holen auf, sind aber weniger zufrieden

Auch das Dauerthema On-Premise-Installation versus Cloud hat die Studie abgefragt. Microsoft bietet mit Sharepoint Online und Office 365 eine Alternative zu den klassischen Kauflizenzen an. Generell sind laut Studie zwei Drittel der Befragten offen gegenüber Cloud-Strategien, während ein Drittel die die Cloud generell ablehnt. „Die Cloud-Befürworter bevorzugen einen Server-Standort in Europa, und dabei macht es kaum einen Unterschied, ob es sich um eine deutsche oder eine europäische Cloud handelt“, so Hitzges.

Im Praxiseinsatz holt die Cloud auf, aber On-Premise hat nach wie vor die Oberhand: 47 Prozent der Unternehmen nutzen laut Studie eine On-Premise-Installation, 29 Prozent eine reine Cloud-Lösung und 25 Prozent eine Kombination. In der Sharepoint-Studie 2016 lag der Anteil der Online-Variante noch bei 15 Prozent.

Zwei Drittel der Befragten sind offen gegenüber Cloud-Strategien, während ein Drittel die Cloud generell ablehnt. Die Cloud-Befürworter bevorzugen einen Server-Standort in Europa.
Zwei Drittel der Befragten sind offen gegenüber Cloud-Strategien, während ein Drittel die Cloud generell ablehnt. Die Cloud-Befürworter bevorzugen einen Server-Standort in Europa. (Bild: Hochschule der Medien Stuttgart)

Interessant bei dieser Verschiebung sind die unterschiedlichen Zufriedenheitswerte. Die Anwender von Office 365 sind weniger zufrieden als die Anwender der On-Premise-Lösung. Hitzges führt das darauf zurück, dass Sharepoint Online funktional lediglich eine Teilmenge der On-Premise-Variante abbildet. „Manche Unternehmen haben in der On-Premise-Variante bestimmte Projekt-Templates oder die ´Mysite´-Funktion genutzt, die in der Online-Variante nicht mehr angeboten werden.“

Einen weiteren Grund für die geringere Zufriedenheit von Cloud-Anwendern sieht Hitzges darin, dass Office 365 besonders häufig bei kleineren Unternehmen zum Einsatz kommt, die über keine IT-Abteilung verfügen: „Diese Unternehmen können die Funktionalitäten der Cloud-Projekte nur schwer testen und fühlen sich schnell von der Funktionsvielfalt überfordert.“

Microsofts Entwicklungsgeschwindigkeit überfordert Unternehmen

Die Online-Variante einer Anwendung kann der Hersteller viel schneller funktional anreichern als eine On-Premise-Version, welche die meisten Anwender nur im Abstand von mehreren Jahren updaten. Die in der Cloud steigende Vielfalt schafft jedoch auf Unternehmensseite Probleme, wie Karl Zimmermann, Vorstandsmitglied der Microsoft-Benutzervereinigung MBUF berichtet: „Microsoft kann in der Cloud alle zwei Monate neue Funktionen ausrollen, aber die Unternehmen können ihre Anwender gar nicht so schnell schulen. Sie müssen zudem ihre Geschäftsprozesse stabil halten, und sie brauchen Schnittstellen von Sharepoint zu den Produkten von Drittenbietern.“

Weitere mögliche Problem auf dem Weg in die Cloud sind die Migration und der Support. So fordert MBUF-Vorstandssprecher Ralph Alkemade, dass Microsoft seine Partner fit macht, Unternehmen bei der Cloud-Migrationen zu unterstützen. On-Premise-Versionen bekommen künftig einen kürzeren Support: „Microsoft hat bereits eine Verkürzung des Support-Zeitraums von bisher zehn Jahren (fünf plus fünf) auf sieben (fünf plus zwei) verkündet“, berichtet Alkemade. „Unternehmen, die einen längeren Office-Lebenszyklus benötigen, sollten daher noch bis Dezember Lizenzen für Office 2016 beschaffen, um sich noch die alten Laufzeiten zu sichern.“

Unabhängig sind die Preise gestiegen. Klassische Lizenzen kosten jetzt laut den Reseller-Preislisten zehn Prozent mehr.

* Jürgen Frisch ist freier Journalist und lebt in Stuttgart.

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