SAM als Leidenschaft

Imperial Tobacco bekommt seine Softwarelizenzen in den Griff

| Autor / Redakteur: Jennifer van der Wals / Ulrike Ostler

Die Software-Tools von Snow bilden für Imperial Tobacco die Grundlage für mehr Transparanz beim Kauf und der Verwaltung von Lizenzen.
Die Software-Tools von Snow bilden für Imperial Tobacco die Grundlage für mehr Transparanz beim Kauf und der Verwaltung von Lizenzen. (Bild: gemeinfrei - rihaij/Pixabay / CC0)

Softwarelizenzen sind und bleiben ein nerviges Dauerthema, oder? Der britische und deutsche Zweig von Imperial Tobacco hat eine Plattform von Snow eingeführt, um seine Microsoft-Lizenzen in den Griff zu bekommen. Nun stützt die erzielte Transparenz auch die Verhandlungen mit anderen Software-Anbietern.

Imperial Brands PLC ist ein dynamisches, schnelllebiges Konsumgüterunternehmen mit Hauptsitz in Bristol, Großbritannien. Die Gruppe besitzt einige der weltweit bekanntesten Marken wie Winston und Gauloises und verkaufte 2017 rund 300 Milliarden Zigaretten. Mit Präsenz in 47 Ländern beschäftigt Imperial weltweit 33.000 Mitarbeiter.

Im Jahr 2016 wurde im Zuge der durch eine neue IT-Strategie getriebenen Transformation die Entscheidung getroffen, ein Software Asset Management (SAM) zu zentralisieren. Ein von Microsoft durchgeführtes Audit war ein weiterer Auslöser für die Gruppe, weltweit Software von Snow einzuführen.

Zum Portfolio des Zigratten und Zigarren-Anbieters Imperial Tobacco gehören auch e-Zigaretten.
Zum Portfolio des Zigratten und Zigarren-Anbieters Imperial Tobacco gehören auch e-Zigaretten. (Bild: Imperial Tobacco)

Der Roll-Out ist noch nicht abgeschlossen, aber eine frühe Begegnung mit einem Software-OEM hat der SAM-Funktion die Art von granularem Einblick gegeben, die es ihr ermöglichte, Maßnahmen zu ergreifen, um ein Audit abzuwenden. Sobald nun die IT-Transformation abgeschlossen ist, soll die „Snow Platform“ der Dreh- und Angelpunkt der Software-Lizenzbeschaffung und -Compliance der Gruppe sein.

Die Ausgangslage

Vor 2016 verfügte Imperial Brands nicht über eine zentrale IT-Struktur. Das Software Asset Management wurde auf föderaler Basis durchgeführt, wobei jede Region einen beträchtlichen Spielraum bei der Führung und Strukturierung von SAM hatte. Die Erneuerung der IT-Strategie im Jahr 2016 stellte die Weichen für die Entscheidung, die IT zu zentralisieren - und es machte auch keinen Sinn, die SAM-Funktion fragmentiert zu lassen.

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Bestandteile der Snow Platform

Katherine Brough wurde beauftragt, für eine Struktur (und Lösung),zu sorgen, um das Lizenz-Management konzernweit konform und kostengünstig zu gestalten. Sie hatte die Snow-Software-Plattform bereits in Europa genutzt und war von der Lösung beeindruckt, doch die Unternehmenspolitik schrieb zunächst eine globale Ausschreibung vor.

Zu den wichtigsten Kriterien für die globale SAM-Lösung von Imperial gehörten Funktionalität und Leistung, die Gesamtkosten sowie die Produkt-Roadmap und die Zukunftsvision. „Am Ende lief es auf die Wahl zwischen Snow und einem alternativen Anbieter hinaus“, sagt Brough. Eines der Dinge, die Snow den Vorteil verschafft haben, war, dass es viele weitere Funktionen bietet.

Der Umgangston stimmt

Die Entscheidung für die Alternative hätte eine Menge Add-ons und Beratung erfordert, was zu einer maßgeschneiderten Lösung geführt hätte. Doch eines solche wollte Imperial ausdrücklich nicht. Brough erläutert die Vorbehalte: „Wie wir wissen Maßabfertigung hat ihren Preis, und ich meine nicht nur am Point of Sale - sondern es kostet und kostet und kostet auf unbestimmte Zeit.“

Aber da war noch etwas anderes. Was wirklich den Ausschlag für Snow gegeben habe, sei die schwer fassbare, aber wichtig gewesen: Beziehungen. Brough: „Wir haben festgestellt, dass Snow's Umgang mit der Geschäftsbeziehung von Anfang an klar war. Es gab Konsistenz, es gab den Wunsch, unser Projekt zum Erfolg zu führen. Die Preisgestaltung war natürlich gut, obwohl ich sagen muss, dass die Preisgestaltung zu keiner Zeit der ausschlaggebende Faktor war.“

Das Duell mit Microsoft

Das vorausgegangenen zweijährige Microsoft-Audit bezeichnet Brough als „schmerzhaft“. Der Prozess zog sich so lange hin, weil Imperial die Forderungen des Auditors bei jedem Schritt zurückgewiesen hat. Denn Brough ist eine kampferprobte SAM-Heldin.

Weitblick - die Anschaffung eines SAM-Tools kann auf lange Sicht Einsparungen bringen.
Weitblick - die Anschaffung eines SAM-Tools kann auf lange Sicht Einsparungen bringen. (Bild: gemeinfrei - Franc Comtois/Pixabay / CC0)

Über Audits sagt sie: „Es liegt absolut im Recht eines Anbieters, zu auditieren, aber ich stelle immer sicher, dass dies in unserem Tempo geschieht. Wir verzögern nie unnötig, aber wir lassen uns nicht dazu verleiten, Informationen zu liefern, die möglicherweise zu schnell sind. Bei Audits muss man nur aufmerksam und respektvoll sein. Sie haben einen Job zu erledigen, wir haben einen Job zu erledigen. Du solltest dich nicht in ihre Zeitrahmen drängen lassen, und ich kann ehrlich sagen, dass ich mich nie daran gehalten habe."

Ziel dieses Ansatzes sind „signifikante“ Einsparungen, die auch in diesem Fall erreicht wurden. Microsoft konnte die ursprünglichen Anforderungen nicht aufrecht halten. Dennoch ließen beiden Parteien bei den langwierigen Verhandlungen Federn, so dass es am Ende hieß: „Das soll nie wieder passieren. Ich kann es kaum erwarten, dass Snow unsere Lizenzen optimiert“, so Brough.

Die richtige Lizenzierung

Die vollständige Implementierung von Snow ist derzeit dennoch auf Eis gelegt und zwar bis diese mit dem Kurs des „IT 2020“-Programms von Imperial übereinstimmt. Doch Brough ist ungeduldig. Die Snow-Tools sollen auch die Einhaltung der Virtualisierungsrichtlinien überwachen.

Sie sagt: Die Anwender fürchten, dass sie feststellen müssten: „O Gott, wir haben nicht genügend Lizenzen, wir sollten uns weitere besorgen, damit zumindest unser eigenen Berech gedeckt ist.“ Doch die Anwender wüssten zumeist gar nicht, welche Auswirkungen das habe.

„Für mich ist es eine wirklich große Sache, wenn es mithilfe von Snow-Software möglich sein wird, ungenutzte, überschüssige virtuelle Lizenzen erneut zu verwerten.“ In Kürze soll der Prozess mit der Snow Automation Platform automatisiert werden: Ungenutzte Cloud- und On-Premise-Lizenzen werden entfernt und neu zugewiesen.

Die Autodesk-Lizenzen

Brough nutzte Snow auch, um die globalen „Autodesk“-Lizenzen von Imperial zu werfen. Zum Vorschein kamen Probleme, die zuvor nicht einmal bekannt waren. Zunächst wurden alle Autodesk-Benutzer identifiziert. Sodann wurden alle nach Lizenzen und Seriennummern gefragt. Einige Büros wussten nicht einmal, dass sie Autodesk-Lizenzen hatten, andere gaben an, dass ihre Autodesk-Lizenzen entfernt werden mussten, weil sie auf redundanten Maschinen installiert waren.

Ein Kollege hatte eine alte Version, nämlich „AutoCAD 2000“ sowie 13 Lite-versionen auf seinem Rechner. Als seine Maschine wurde umgebaut werden sollte, fragte er eine aktuellere Lizenz an. „Also haben wir bei AutoCAD angerufen und dort bestätigte man: `Ja, Sie haben eine Lizenz für 2015, hier ist eine Seriennummer.` Als ich es mir diese angesehen habe, galt diese nur für Polen, und wir haben sie nicht verwenden können“, so Brough. Letztendlich konnte eine Lizenz mit einer anderen und autorisierten Seriennummer diesem Benutzer zugewiesen werden, so dass kein Schaden entstanden ist.

Karherine Brough, will Eisgewächse bald hinter sich lassen und gärtnern.
Karherine Brough, will Eisgewächse bald hinter sich lassen und gärtnern. (Bild: gemeinfrei - ulleo/Pixabay / CC0)

Brough geht dieses Jahr in den Ruhestand und will den ersten Monat der Freiheit in Apulien und der Toskana verbringen. Wird sie Imperial und Software Asset Management vermissen? „Lizenzen sind meine Leidenschaft“, sagt sie, „und SAM bei Imperial war mein Lebenswerk. Da ich mich auf meine andere Leidenschaft, den Blumenanbau, konzentriere, werde ich mit Stolz auf meine Zeit bei Imperial zurückblicken und auf die Tatsache, dass ich ein so solides Fundament für die weltweite Einführung von Software Asset Management und Snow gelegt habe.“

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