Vergabeverfahren beendet Einführung der eAkte in Berlin kann endlich beginnen

Autor: Susanne Ehneß

Die Berliner Senatsverwaltung für Inneres und Sport hat im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens den Zuschlag zur Einführung der digitalen Akte in allen Berliner Behörden an Materna erteilt. Nach Problemen im Vergabeverfahren kann es nun also endlich mit der eAkte losgehen.

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Bis zum Jahr 2025 soll die eAkte flächendeckend genutzt werden können
Bis zum Jahr 2025 soll die eAkte flächendeckend genutzt werden können
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Der IT-Dienstleister Materna ist dabei als Generalunternehmer tätig, mit an Bord sind Ceyoniq, Computacenter, Infora GmbH, Materna TMT und 4K Concept. Den technischen Betrieb übernimmt das IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ).

Den technischen Betrieb der Berliner eAkte übernimmt das IT-Dienstleistungszentrum Berlin
Den technischen Betrieb der Berliner eAkte übernimmt das IT-Dienstleistungszentrum Berlin
(© ITDZ)

„Wir freuen uns sehr über den Zuschlag zu diesem wegweisenden Projekt für die Berliner Behörden“, freut sich Materna-CEO Martin Wibbe. „Mit diesem Meilenstein kommt Berlin der Umsetzung des eGovernment-Gesetzes und der digitalen Aktenführung in der Schriftgutverwaltung einen großen Schritt näher.“

Zeitplan wird nicht erreicht

Auch Sabine Smentek, Staatssekretärin für Informations- und Kommunikationstechnik, freut sich über den Startschuss. „Das erleichtert die Sachbearbeitung in den Verwaltungen enorm. Sie ist ein Meilenstein in der Umsetzung des eGovernment Gesetzes.“ Die traditionelle Umlaufmappe werde es in wenigen Jahren in der Berliner Verwaltung nicht mehr geben.

Ziel ist die flächendeckende Einführung der digitalen Akte für rund 70.000 PC-Arbeitsplätze in der Berliner Verwaltung bis zum Jahr 2025. Ihrem im eGovernment-Gesetz festgelegten Zeitplan hinken die Berliner damit deutlich hinterher: „Die Berliner Verwaltung führt ihre Akten spätestens ab dem 1. Januar 2023 elektronisch“, lautet der entsprechende Passus im Berliner Gesetz.

Grund für die Verzögerung war ein fehlerhafter Erläuterungstext in der Ausschreibung, die im 4. Quartal 2018 startete und im September 2019 abgeschlossen war. Ein unterlegener Bieter hatte danach ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer initiiert, und die Ausschreibung musste wiederholt werden.

Leistungen von Materna

Materna unterstützt die Senatsverwaltung für Inneres und Sport zusammen mit seinen Projektpartnern bei der Erstellung des Gesamtsystems. Dazu gehören laut Materna

  • die Erstellung von Konzepten und Dokumentationen;
  • die Testbegleitung und Mustermigration eines vorhandenen DMS-Systems;
  • Schulungen für Anwender, Multiplikatoren, Administratoren und Support-Mitarbeiter;
  • die Ausbildung verwaltungsinterner Trainer;
  • die Lieferung der nötigen eAkte-Lizenzen und
  • der Systemservice für das Gesamtsystem.

Leistungen der Partner

Ceyoniq liefert das Produkt sowie den Systemservice – die Berliner eAkte basiert auf „nscale eGov“, was auch schon bei der eAkte in Nordrhein-Westfalen im Einsatz ist. Computacenter unterstützt beim Aufbau der Infrastruktur und dem Betrieb des Gesamtsystems, beim Testen und beim Sicherheitskonzept. 4K Concept wird sich um die Bereitstellung der Schulungsinfrastruktur sowie die Organisation und Durchführung der Schulungen kümmern. Infora berät bei der Datenschutzdokumentation und dem Betriebsführungskonzept. Die Materna-Tochter TMT kann – optional – eLearning-Inhalte beisteuern.

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