Tool-Einsatz zum Kostensparen

Comparex empfiehlt ein Portfolio- und Lizenz-Management

| Autor / Redakteur: Winfried Metzger* / Ulrike Ostler

Was hat ihr Unternehmen so alles eingekauft? Und wird die Software benötigt?
Was hat ihr Unternehmen so alles eingekauft? Und wird die Software benötigt? (Bild: gemeinfrei - sergifunky/Pixabay / CC0)

Durch ein Software Portfolio Management können Unternehmen sparen und zugleich ihre IT-Landschaft sicherer gestalten. Denn die Voraussetzung dafür ist ein umfassender Überblick über installierte und verwendete Software. Das erledigen Tools zu Inventarisierung. Zusätzliche Einsparungen bringt es, die Vielfalt an Produkten mit ähnlichen oder identischen Funktionen einzudämmen.

Das Unternehmensberatungs- und Marktforschungsunternehmen Gartner schätzt, dass Unternehmen durch Software Portfolio Management und andere Optimierungsprozesse ihre Ausgaben für Software um bis zu 30 Prozent senken können. Den Überblick über installierte und genutzte Anwendungen zu behalten, stellt Lizenzmanager, Sicherheitsbeauftragte und CIOs jedoch regelmäßig vor Herausforderungen. Hier helfen Anwendungen, die das Software-Inventar analysieren und Lösungen identifizieren, die redundante oder ähnliche Funktionen bieten.

Spätestens 2021 werden – laut einer aktuellen IDC-Studie – Unternehmen weltweit erstmals mehr als 600 Milliarden Dollar für Software ausgeben. Die Verantwortung dafür tragen Lizenzmanager, System-Administratoren, Einkäufer, Sicherheitsbeauftragte und CIOs.

Sicherheitslücken zu vermeiden und Einsparungspotenzial zu nutzen, sind Anreize, das Software-Portfolio möglichst klein zu halten. Firmen verkennen oft, wie viele verschiedene Produkte sie tatsächlich einsetzen. Erfahrungsgemäß kommen auf 2.500 bis 5.000 PC-Arbeitsplätze und die dafür nötigen Server durchschnittlich 8.000 Produkte von circa 3.000 Herstellern. Mit Software Portfolio Management schrumpft diese Unmenge auf ein sinnvolles Maß.

Es sammelt sich so an

Aber woher kommt diese Produktvielfalt überhaupt und wieso setzen Unternehmen und ihre Mitarbeiter für dieselben Funktionen – etwa PDF-Reader, Browser oder Grafikprogramme – mehrere Produkte ein? Dies liegt zum Beispiel daran, dass Niederlassungen selbst über ihre Software entscheiden dürfen. So können sich schnell Prozesse und Anwendungen etablieren, die der eigentlichen Firmenpolitik widersprechen.

Ein anderer klassischer Fall, der eine einheitliche Linie im Software-Umgang erschwert, sind Unternehmensübernahmen. Verantwortliche konzentrieren sich hier oft darauf, die Verträge mit den großen Software-Herstellern wie Microsoft oder Adobe zu vereinheitlichen. Diese enthalten jedoch meist nur 20 Prozent des Software-Inventars. Die anderen 80 Prozent der Software-Produkte stammen von kleineren Anbietern.

Kosten und Sicherheitsrisiken versus Vorlieben

Was spricht gegen den Einsatz vieler verschiedener Produkte, wenn die Mitarbeiter damit zufrieden sind und Software nach ihrem Geschmack einsetzen können? Der Einsatz unterschiedlicher Lösungen für dieselben Funktionen verursacht unnötige Kosten, denn auch der Support geht in die Ausgabenbilanz für Software ein. Je mehr Anwendungen im Einsatz sind, eventuell in unterschiedlichen Versionen, desto komplizierter und langwieriger ist es für die IT-Abteilung, Tickets zu bearbeiten und ein gutes Patch Management zu bieten.

Wichtig sind Patches vor allem, weil sie Sicherheitslücken schließen und gleichzeitig die Ticketquote senken. Programme, welche nicht den Sicherheitskriterien entsprechen, verursachen leicht unerkannte Risiken. Eine portable Applikationscontainerlandschaft etwa ermöglicht, dass Anwendungen auf die Geräte von Mitarbeitern gelangen – an der IT-Abteilung vorbei. Denn sie gestattet das Installieren von Programmen, ohne dass der Anwender Administratorrechte benötigt.

Wenn Mitarbeiter nun auf diese Weise beispielsweise ein Filetransfer-Produkt betreiben, ist unklar, ob nicht auch Daten das Unternehmen verlassen und vor allem welche Daten. Dem muss die IT-Abteilung entgegenwirken, indem sie zum Beispiel eine unternehmensweite Anwendung für den Datenaustausch zwischen Abteilungen und Niederlassungen bereitstellt.

Alles im Blick

Dafür muss die IT-Abteilung zunächst wissen, welche Software die Mitarbeiter auf ihren Geräten installiert haben. Nur so kann sie auch für deren Absicherung sorgen, oder sie entfernen, wenn sie nicht den Sicherheitskriterien entsprechen. Inventarisierungslösungen wie Miss Marple sammeln Informationen über die Programme und Versionen, die Mitarbeiter nutzen.

Über Schnittstellen lassen sich Werkzeuge anbinden, die das Inventar analysieren und Programme auflisten, die ähnliche oder identische Funktionen bieten. Ausgereifte Tools wie die Portfolio Management Platform von Comparex enthalten zudem Informationen zu Vorgänger- und Nachfolger-Versionen eines Produkts, zu Sprache, Lizenztyp, Kategorie und Funktionen.

Winfried Metzger: „Durch ein Software Portfolio Management können Unternehmen Kosten sparen und ihre IT-Landschaft sicherer gestalten.“
Winfried Metzger: „Durch ein Software Portfolio Management können Unternehmen Kosten sparen und ihre IT-Landschaft sicherer gestalten.“ (Bild: Comparex)

Besonderen Nutzen ziehen Unternehmen aus dem Zuordnen der Produkte nach Funktionalitäten: Auf Knopfdruck listen Werkzeuge wie die Portfolio Management Platform Anwendungen auf, etwa PDF-Reader, CAD-Programme oder Security-Produkte, die gleiche oder ähnliche Funktionen haben. Auf Basis eines solchen Reports können Fachabteilungen etwa bewerten, welche drei bis vier CAD-Anwendungen im Bestand bleiben und welche nicht. Ein Unternehmen vereinheitlicht so sein Software-Portfolio und stärkt dadurch seine Verhandlungsposition, um von den Herstellern bessere Angebote zu bekommen. Insgesamt minimieren Verantwortliche ihren Aufwand für Kauf, Verwaltung, Wartung und Support von Software sowie die Schulung der Anwender.

* Winfried Metzger ist Product Manager Portfolio Management Platform bei Comparex.

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