Rendition Server für mehr Compliance PDF ist nicht gleich PDF

In vielen Unternehmen befinden sich viele unterschiedliche Werkzeuge im Einsatz, die PDF-Dateien erstellen. Dies führt dazu, dass die Kontrolle darüber, wie PDF-Dokumente zustande kommen, verloren geht. Luratech stellt mit dem „Rendition Server“ eine Plattform zur Verfügung, mit der Regeln und Prozesse zur Dokumentenkonvertierung implementiert werden können.

Mit dem Rendition Server der Luratech Europe GmbH, einem Unternehmen der Foxit-Software Gruppe, können nach Anbieterangaben Unternehmen sicherstellen, dass PDFs in gleichbleibender Qualität konvertiert, erzeugt, bearbeitet und geprüft werden.

Dies erfolgt unabhängig von den IT-Subsystemen und der Quelle oder dem Format der zu verarbeitenden Datei. Zudem sind auch andere Ausgabeformate möglich. Unternehmen können auf Dokumente bezogene Richtlinien (Document Policies) umsetzen und regulatorische Anforderungen mit entsprechenden Verfahrensdokumentationen, Audit Trails oder Compliance-Überprüfungen erfüllen.

Der Status Quo ist ein anderer: Kaum einer hat den Überblick, welche Lösungen in welcher Abteilung oder am Arbeitsplatz der Mitarbeiter installiert sind: Beispielsweise konvertiert der Posteingang gescannte Dokumente nach PDF/A - 2u, aus E-Mails werden PDF/A - 3b-Dateien und aus SAP-Journalen PDF 1.4-Dateien erzeugt.

Zu diesen geplanten Szenarien kommen die ungeplanten hinzu. Typisches Beispiel ist die Funktion „Speichern als“, die in immer mehr Software-Applikationen zu finden ist. Das Whitepaper „Enterprise PDF Rendition – Erzeugung von PDFs unternehmensweit richtig angehen“ spricht von einem „Zoo“, der sich stetig erweitert. Schließlich bringen Mitarbeiter auch noch eigene Freeware ins Unternehmen, um PDFs zu erstellen.

Der Rendition Server soll eine einheitliche und hohe PDF-Qualität gewährleisten und damit helfen, Vorschriften wie GoBD zu erfüllen. Der Begriff leitet sich von „rendern“ ab, bezeichnet in der Informationstechnik das endgültige Fertigstellen eines angefertigten Rohdesigns, das dadurch erst zum Bild wird. „Auf die Welt der Dokumente übertragen bedeutet Enterprise Rendition: die unternehmensweite Darstellung von Dokumenten.2, so das Whitepaper.

Mit Enterprise Rendition erfolge, so der Hersteller, „eine kontrollierte Dokumentenerstellung“. Dabei empfehle es sich, die Prozesse rund um die Erstellung in einem Shared Service zusammenzuführen und zu zentralisieren (Document Conversion as a Service). Denn so behielten Experten die Kontrolle und Anwender könnten sich definierter Konvertierungsprozesse bedienen. Zugleich reduzieren sich die Anzahl an Tools und die Lizenzgebühren für diese. Und das kann erheblich sein, werden doch sowohl in der Warenwirtschaft, in Archiven, Datenbanken, im Input-Management, in Fachanwendungen, im Workflow-Management, in E-Mail-Clients, Sharepoint und Output-Management, bei Document Composing, in CRM-, EAI-, BPM-, DMS-Systemen als auch durch Big-Data- und Mobile-Applications PDF-Files erzeugt.

Der Luratech Rendition Server setzt auf Web-Services, die universell adressierbar und mit jedem Rechner oder Endgerät, wie beispielsweise einem iPhone oder Tablet, unabhängig von der Programmiersprache erreichbar sind. Die über eine Web-Management-Konsole zu verwaltende Software beinhaltet die erforderlichen Konvertiermodule, die auf der Luratech- beziehungsweise Foxit-Technologie basieren. Weitere können über offene Schnittstellen integriert werden.

Zudem lassen sich laut Hersteller beliebig viele Server zur Verteilung der Jobs (Load Balancing) anbinden, um Spitzenlasten abzufangen. Außerdem könnten sämtliche Komponenten redundant betrieben werden.

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