Suchen

Softwareverband: 10 Kriterien für Datenauslagerung in die Cloud Mindestanforderungen an virtuelle Datenräume

| Redakteur: Ulrike Ostler

Auf der Suche nach einem virtuellen Datenraum? Die Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) hat in Zusammenarbeit mit dem SaaS-Spezialisten Data Room Services (DRS) einen 10-Punktekatalog erstellt, der Unternehmen mit den richtigen Kriterien bei der Auswahl helfen soll.

Der Kriterienkatalog der Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) und Data Room Services definiert Mindestanforderungen an einen Cloud-Service.
Der Kriterienkatalog der Software-Initiative Deutschland e.V. (SID) und Data Room Services definiert Mindestanforderungen an einen Cloud-Service.
(Bild: Software-Initiative Deutschland e.V. (SID))

Virtuelle Datenräume vereinfachen die Durchführung von geschäftskritischen Transaktionen wie gewerbliche Immobilienverkäufe, Mergers & Acquisitions oder Börsengänge. Die Kriterienliste von der Software-Initiative und DRS soll den Unternehmen eine Hilfestellung geben, die auf der Suche nach einem geeigneten Tool für ihr Projekt sind.

Zu den wichtigsten Mindestanforderungen für virtuelle Datenräume zählt Jan Hoffmeister, SID-Arbeitskreisleiter „Virtueller Datenraum“ und DRS-Geschäftsführer, vor allem das gebündelte Hochladen großer Dokumentenmengen. Abhängig von der Größe des Datenraums und der Internet-Verbindung sollten dafür im Durchschnitt nicht mehr als 10 Minuten Zeit in Anspruch genommen werden.

Ebenfalls von erheblicher Bedeutung ist die Anzeige von großen Dokumenten in Echtzeit. Datenräume enthalten oftmals eine hohe Anzahl an sehr umfangreichen Dokumenten, wie lange Verträge und Baupläne. Auch diese Dokumente müssen in Echtzeit angezeigt werden können, um das effiziente Arbeiten aller Parteien zu garantieren.

Die Dokumentation nicht vergessen!

In der Regel erhalten bei den Due-Diligence-Prüfungen mehrere Gruppen Zugang zu den transaktionsrelevanten Dokumenten. Eine detaillierte Rechteverwaltung auf Gruppen- und Dokumentenebene ermöglicht es den Unternehmen, genau festzulegen, welche Personen nur zum Sichten der Dokumente berechtigt sind und welche darüber hinaus auch Freigaben fürs Drucken und Speichern von Dokumenten haben.

Laut Hoffmeister ist die vollständige Dokumentation aller Datenraumaktivitäten aus Gründen der Compliance ebenfalls "äußerst wichtig". Er sagt: „Transaktionen enden oftmals im Schiedsgericht und ein Nachweis der tatsächlichen Datenrauminhalte und -aktivitäten ist dann unerlässlich. Daher müssen sämtliche Bewegungen im Datenraum vollständig dokumentiert und leicht abrufbar sein“, erläutert der SID-AK-Leiter.

Die vollständige Liste gliedert sich wie folgt:

  • Gebündelter Upload großer Mengen von Dokumenten
  • Detaillierte Rechteverwaltung auf Gruppen- und Dokumentenebene
  • Dynamisches Wasserzeichen auf den Dokumenten
  • Anzeige von großen Dokumenten in Echtzeit
  • Vollständige Dokumentation aller Datenraumaktivitäten
  • Leichte Identifizierung neuer Dokumente
  • Kein Zugang zu Dateien im Originalformat
  • DVD-Erstellung beim Closing
  • Verschlüsselung bei der Übertragung und bei der Speicherung auf ISO-zertifizierten Servern
  • Befolgung inländischer Datenschutzgesetze

Der 10-Punktekatalog für virtuelle Datenräume steht kostenfrei zur Verfügung.

(ID:39855100)