E.ON Digital Technology greift zu Apptio und TBM E.ON nutzt IT-Kostentransparenz als Erfolgsfaktor

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Die Veränderungen in der Energiebranche ziehen große Investitionen in die Digitalisierung nach sich und erfordern doch einen stärkeren Fokus auf Kosten und Effizienz. Die E.ON Digital Technology (EDT) – die IT- und Digitaleinheit von E.ON – hat 2015 „Apptio“ und ein Technology Business Management (TBM) eingeführt, um die IT-Kostentransparenz zu verbessern - erfolgreich.

Die Energieversorgung wird immer dezentraler, komplexer und vernetzter. Nur durch Digitalisierung ist es der Energiewirtschaft möglich, die Prozesse im Versorgungssystem, in den Energienetzen sowie auch bei den Kunden zu steuern. In der Konsequenz nimmt die Zahl der IT-Projekte und digitalen Lösungen bei E.ON deutlich zu.

Die große Anzahl an rechtlichen Einheiten im Konzern erhöht die Komplexität weiter. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, benötigt EDT eine Lösung, die neben einer höheren IT-Kostentransparenz ein standardisiertes und einfach zu bedienendes Reporting-Tool bereitstellt, womit die Geschäftseinheiten ihre IT-Nutzung sowie IT-Budgets und -Ausgaben besser verstehen und steuern können.

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TBM und Apptio - mit ausgefeilten Methoden zu klaren Kostenstrukturen

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Das Berichtssystem muss zudem gewährleisten, die IT-Kosten allen Unternehmen der Gruppe auf der Grundlage einer gemeinsamen Klassifizierung zuzuweisen und Einsparungen nachzuverfolgen. Diese Funktionen waren nach der Integration von Innogy bereits ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Realisierung von Synergieeffekten. Auch in Zukunft ist es von zentraler Bedeutung, Effizienzgewinne zu identifizieren, um so viele Digitalisierungsinitiativen wie möglich umsetzen zu können.

Christoph Hanewinkel, Chief Financial Officer bei E.ON Digital Technology, erläutert: „Das Geschäft verändert sich kontinuierlich. Und wir brauchen eine klare Methodik, um unsere IT-Finanzen im Griff zu behalten.“

Schritt für Schritt

Mit dem Einsatz von Apptio wurde dem Unternehmen ermöglicht, ein strukturiertes Serviceportfolio und eine standardisierte 'Bill of IT', das heißt eine Aufstellung aller verfügbaren IT-Ressourcen und -Dienste mit zugehörigen Stück- und Vollkosten, zu erstellen. Mit dem „Apptio TBM Unified Model“ (Atum) war E.ON in der Lage, eine gemeinsame Klassifizierung zu erstellen, die für alle Beteiligten, also sowohl für die Geschäftsbereiche als auch für die IT, verständlich war.

Die Kosten wurden IT-Service-Kategorien und -Projekten zugeordnet und schließlich mit Hilfe der Apptio-Methodik für Kostenallokationen auf die Geschäftsbereiche abgestimmt. Auf diese Weise kann sich seither jeder Stakeholder im Unternehmen ein klares Bild davon machen, welche IT-Services in Rechnung gestellt werden und wo möglicherweise Kosten eingespart werden können.

„Wir müssen nachverfolgen und sicherstellen, dass Synergien erzielt werden“, betont Hanewinkel angesichts der komplexen Firmenstruktur. „Und dies gelingt uns anhand der Bill of IT.“ Er fügt jedoch hinzu, dass dies durchaus eine Herausforderung sein kann. „Unsere Bill of IT betrifft 250 verschiedene rechtliche Einheiten“, erläutert er. „Von daher ist es sehr wichtig, dass jeder seine IT-Ziele wirklich versteht.“

Struktur statt Wildwuchs

Für diese Anforderungen im IT-Finanz-Management hat Apptio E.ON ein Rahmenwerk zur Verfügung gestellt, das im Unternehmen als grundlegende Komponente der gesamten Architekturplattform des Unternehmens eingesetzt wird. Die Software ermöglicht, die IT-Kostendaten aus verschiedenen Quellen im gesamten Unternehmen zu sammeln – aus Lieferantenberichten, dem Hauptbuch, der CMDB (Configuration Management Database) und anderen Quellen, diese Daten Servicekategorien zuzuordnen und die Kosten dann an die Geschäftseinheiten zu verrechnen.

„Unser IT-Serviceportfolio in einem gemeinsamen Modell mit dem Business zu verknüpfen, war die beste Entscheidung, die wir getroffen haben“, erläutert dazu Hanewinkel heute.

Eine gemeinsame Basis zu finden, um IT-Kosten gegenüber unterschiedlichen Bereichen darzustellen, hilft E.ON auch in anderen Belangen weiter. So vereinfachen die Struktur und Taxonomie von Apptio dem IT-Team, effektiv mit Stakeholdern aus den Geschäftsbereichen zu kommunizieren. „Gespräche dazu, wie IT-Kosten-Management das Business unterstützt, brauchen eine klare Klassifizierung“, sagt Hanewinkel. „Apptio hilft uns, mit unseren Business-Kollegen eine gemeinsame Sprache zu sprechen.

Definition und Nachverfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren

Außerdem: „Jeder will aussagekräftige KPIs“, sagt Hanewinkel. Mit Apptio war E.ON in der Lage, KPIs für einzelne Geschäftsbereiche anzupassen und Standardberichte zu erstellen, mit denen die Stakeholder ihre Ausgaben für wichtige Initiativen nachverfolgen können.

Die Unternehmensarchitektur spielt bei E.ON eine Schlüsselrolle, wie Markus Rink, Leiter der Digital Technology Architecture bei E.ON, ausführt: Die IT von E.ON habe sich auf drei Hauptaufgaben konzentriert: IT-Modernisierung, digitale Transformation und Synergie-Effekte. „Es ist durchaus eine Herausforderung, alle drei Ziele zu erreichen", räumt Rink ein. „Es erfordert eine enge Kommunikation und Zusammenarbeit mit allen Beteiligten.“

Er setzt hinzu: „Heute ist unsere Architektur-Governance in allen wichtigen Entscheidungen eingebettet, die aus der Investitionsperspektive getroffen werden. Wir haben Architekten, die in allen unserer Modernisierungsprojekte und Synergievorschläge eingebunden sind.“

Unternehmensarchitektur und Cloud Governance

Um die Unternehmensarchitektur zusammenzuführen, implementierte E.ON „Leanix“, ein SaaS-Angebot für Unternehmensarchitektur und Cloud Governance. Dazu Rink: „Wir haben Leanix als zentrale Anwendung für unser Architektur-Management implementiert und wir harmonisieren alle unsere anderen IT-Management-Werkzeuge auf globaler Basis, so dass wir ein einziges Tool und eine einzige Quelle haben.“

Auf diese Weise werde eine integrierte Sicht auf die neue E.ON-Welt erzeugt und die IT könne mit der Implementierung eines gemeinsamen EA-Modells (Enterprise Architecture) beginnen. Weil Apptio die Kosten-Engine für E.ONs Architekturplattform ist und mit Leanix zusammen für den Datenaustausch zwischen den Plattformen arbeitet, sorgt das für präzise Kostenberechnungen und Berichte. Diese wiederum helfen dem Konzern, fundierte Architekturentscheidungen zu treffen.

* Sven Schrade ist Strategic Account Manager bei der Apptio GmbH.

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