KZVK dokumentiert IT-Notfälle

Automatisierte Dokumentation der IT-Notfallplanung

| Autor / Redakteur: Samira Liebscher / Peter Schmitz

Die manuelle Pflege von Notfallhandbüchern und Dokumenten bringt mit steigender Komplexität der Infrastruktur und der Prozesse einen enormen Aufwand mit sich.
Die manuelle Pflege von Notfallhandbüchern und Dokumenten bringt mit steigender Komplexität der Infrastruktur und der Prozesse einen enormen Aufwand mit sich. (Bild: gemeinfrei / Pixabay)

Die Katholische Zusatzversorgungskasse (KZVK) braucht als eine der größten Pensionskassen Deutschlands eine stets verfügbare IT-Landschaft. Bisher setzte die KZVK dabei auf eine manuell gepflegte IT-Notfallplanung. Um diese fehleranfällige und aufwendige Arbeit zu automatisieren, haben die Verantwortlichen entschieden, eine softwaregestützte IT-Notfallplanung zu implementieren.

Die Katholische Zusatzversorgungskasse (KZVK) ist eine Einrichtung des öffentlichen Rechts und agiert mit mehr als 260 Mitarbeitern im gesamten Bundesgebiet. Mehr als 160.000 Rentner beziehen aktuell eine Zusatzrente von der KZVK. Damit ist sie nicht nur eine der größten Pensionskassen in Deutschland, sondern auch eine der größten Zusatzversorgungskassen in der Arbeitsgemeinschaft kommunaler und kirchlicher Altersversorgung (AKA) e.V.

Für die Abwicklung des Tagesgeschäfts ist in über 40 Jahren eine komplexe IT-Infrastruktur gewachsen. Wie viele andere Systemumgebungen auch, unterliegt die hochtechnische IT-Landschaft der KZVK aufgrund von Business-Anforderungen einem ständigen Wechsel.

Jedoch ist kein Netzwerk mit Geräten, Systemen und Applikationen vor Ausfällen gefeit. Um diesen Ausfällen angemessen begegnen zu können, verfügt die KZVK über eine redundante Systemumgebung und eine IT-Notfallplanung, jedoch ohne eine entsprechende Tool-Unterstützung.

Die manuelle Pflege von Notfallhandbüchern und Dokumenten bringt mit steigender Komplexität der Infrastruktur und der Prozesse einen enormen Aufwand mit sich. Außerdem ist dabei die Aktualität der Daten nicht gegeben. Treten bei der manuellen Pflege Fehler auf, sind im Ernstfall die Notfallhandbücher hinfällig und die KZVK könnte schweren finanziellen Schaden sowie Imageverluste erleiden. Zudem erhalten in so einem Fall Tausende Rentner, die auf ihre Bezüge angewiesen sind, nicht die regelmäßigen Zahlungen.

Automatisierte Dokumentation

„Dieses manuelle Vorgehen ist auch aufgrund schnell wechselnder Anpassungen unserer Infrastruktur nicht mehr zeitgemäß“, sagt Sasha Kwasniok. Er leitet die IT der KZVK und ist als CIO für die technische Umsetzung der IT-Notfallplanung verantwortlich. „Das manuelle Pflegen von Excel-Dokumenten kostet unsere Mitarbeiter wertvolle Zeit. Außerdem ist diese Methode durch immer komplexere Strukturen und schnellere Änderungen auch fehleranfälliger. Im schlimmsten Fall könnte dadurch die Kontinuität unserer Geschäftsprozesse in Gefahr gebracht werden. Aus diesem Grund haben wir unseren IT-Dienstleister Kramer & Crew beauftragt, eine softwaregestützte Lösung für eine im ersten Schritt rein technische IT-Notfallplanung zu finden.“

Kramer & Crew ist unter anderem Partner des deutschen Softwareherstellers Contechnet. Neben Softwarelösungen für die IT-Notfallplanung entwickelt das Unternehmen auch weitere Tools für die Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) oder die Implementierung eines Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) - ein Vorteil; denn langfristig soll die IT-Notfallplanung der KZVK um ein ISMS ergänzt werden. Eine weitere Vorgabe der KZVK war die Anbindung an Docusnap, ein Tool zur Darstellung von Prozessen, Services und IT-Komponenten.

In wenigen Schritten zur IT-Notfallplanung

Indart Professional ermöglicht die Implementierung einer prozessorientierten IT-Notfallplanung. Gemeinsam mit Kramer & Crew wurde zunächst eine Lösung erarbeitet, die alle produktiven Systeme und IT.Services abbildet, unabhängig von deren tatsächlicher Notfallrelevanz. Als Ergebnis erstanden daraus eine umfängliche Dokumentation der notwendigen Maßnahmen der IT-Abteilung und die Definition der notwendigen IT-Ressourcen zur Behandlung eines Notfalls.

„Das Konzept hat uns überzeugt“, sagt Kwasniok. „Wir setzen jetzt im ersten Schritt den Aufbau und die Pflege einer rein technischen IT-Notfallplanung um und können später mit einem ISMS-Tool des gleichen Herstellers auf die Daten aufsetzen. So sparen wir uns viel Arbeit und wertvolle Zeit.“

Für die Visualisierung und das Erfassen der Daten setzt die KZVK auf „Docusnap“. Die Anwendung erfasst alle IT-Systeme der KZVK, verfügt über eine Configuration Management Database (CMDB) und speichert alle relevanten Informationen, beispielsweise zu Verträgen, an einer zentralen Stelle ab.

Alle Daten können wiederum von „Indart Professional“ verarbeitet werden. So wird die gesamte IT-Infrastruktur, inklusive der Komponenten, Software sowie Dienste, automatisch importiert. Docusnap erkennt Änderungen innerhalb der IT-Landschaft und aktualisiert diese in Indart Professional. Auf diese Weise werden sämtliche Daten mithilfe der Schnittstelle zu Docusnap zentral gepflegt und sind somit immer auf dem aktuellen Stand.

Weiterhin werden im Rahmen der IT-Notfallplanung entsprechende Teams und Wiederanlaufpläne für bestimmte Ausfallszenarien festgelegt. Diese Ausfallszenarien können im Anschluss durch Übungen geprüft und verifiziert werden.

Zukünftige Anforderungen

Mittlerweile ist die Pflege der IT-Notfallplanung automatisiert und in die Arbeitsabläufe integriert. Sollte es in der IT-Infrastruktur trotz Redundanzkonzept zu einem Ausfall kommen, wissen alle zuständigen Mitarbeiter, wie dem Notfall zu begegnen ist.

Die aufwendige und fehleranfällige manuelle Pflege der IT-Notfallhandbücher entfällt für die Mitarbeiter komplett. Dadurch sind auch Anpassungen der Systemlandschaft an die Business-Anforderungen einfacher möglich. Bei der Installation hat Kramer & Crew die zukünftigen Anforderungen an ein ISMS bereits berücksichtigt.

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