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Systeme für das Homeoffice und den digitalen Arbeitsplatz im Büro Wie Unternehmen ihren Mitarbeitern den idealen 'Digital Workplace' bereitstellen können

Die Arbeitswelt ist im Wandel. Heute erwarten Mitarbeiter variable Arbeitszeitmodelle und die Option, zumindest einen Teil ihrer Aufgaben auch von zu Hause aus zu erledigen. Doch dem Beschäftigten einfach ein Notebook in die Hand zu drücken und ihn ins Homeoffice zu 'verfrachten', ist nicht erfolgversprechend. Vielmehr ist ein ganzheitlicher Ansatz erforderlich, der IT-Systeme und Serviceleistungen kombiniert.

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Ein besonders hohes Maß an Mobilität und Flexibilität bieten dem Nutzer Systeme, die sich als Notebook und Tablet einsetzen lassen, etwa das STYLISTIC Q7310 von Fujitsu.
Ein besonders hohes Maß an Mobilität und Flexibilität bieten dem Nutzer Systeme, die sich als Notebook und Tablet einsetzen lassen, etwa das STYLISTIC Q7310 von Fujitsu.
(Bild: Fujitsu)

Am Morgen ins Büro fahren, am Abend nach Hause zurückkehren. Und das an fünf Tagen in der Woche, inklusive nerviger Verkehrsstaus und überfüllter öffentlicher Verkehrssysteme. Diese traditionelle Form des Arbeitens ist in vielen Unternehmen auf dem Rückzug.

Mitarbeiter wünschen sich heute flexiblere Ansätze, die es ihnen beispielsweise erlauben, auch im Homeoffice ihre Arbeit zu erledigen. Gerade in der Corona-Krise hat sich der Arbeitsplatz zu Hause für viele Unternehmen als Rettungsanker erwiesen. Denn es erlaubte ihren Mitarbeitern, ohne Gefahr für die Gesundheit weiterhin ihre Aufgaben zu erfüllen.

Doch es wäre verfehlt, den Trend in Richtung Homeoffice allein auf Corona zurückzuführen. Vielmehr zeichnet sich bereits seit mehreren Jahren ab, dass sich Unternehmen und deren Mitarbeiter modernere und flexiblere Arbeitsformen wünschen. Das belegt eine Untersuchung des deutschen Digitalverbandes Bitkom. Ihr zufolge hatten bereits Ende 2019 rund 41 Prozent der festangestellten Mitarbeiter die Möglichkeit, ganz oder zeitweilig von zu Hause aus zu arbeiten. Mittlerweile wird in Deutschland sogar über ein „Recht auf Homeoffice“ diskutiert.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität

Diese Entwicklung hat mehrere Gründe. Das ergab die Studie „Workplace 2025“, welche die Beratungsfirma teknowlogy | PAC mit Unterstützung von Fujitsu erstellte. So sind für drei Viertel der Beschäftigten im Alter zwischen 31 und 54 Jahren eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie eine innovative und gesundheitsfördernde Arbeitsplatzgestaltung zentrale Faktoren, um ihre Produktivität zu erhöhen. Das schließt die Option mit ein, variabel im Homeoffice und im Büro im Unternehmen zu arbeiten. Somit sind es nicht nur junge, talentierte Mitarbeiter, die von ihrem Arbeitgeber moderne, digitale Workplaces erwarten.

Allerdings spielt gerade für jüngere Mitarbeiter die Arbeitsumgebung eine wichtige Rolle bei der Wahl des Arbeitgebers. Fast die Hälfte der befragten Firmen gab an, dass die aktuelle Gestaltung der digitalen Arbeitsplätze in ihrem Unternehmen negative Folgen für die Suche nach neuen Kollegen hat.

Das gilt vor allem für Mitarbeiter, die mit dem Internet, Highspeed-Mobilfunknetzen und mobilen Endgeräten wie Smartphones, Notebooks und Tablets groß geworden sind. Sie wollen jederzeit und an jedem Ort ihre beruflichen Aufgaben erledigen, und das mit Endgeräten, mit denen sie auf intuitive Weise und ohne Sicherheitsrisiken auf Unternehmensanwendungen zugreifen, mit Kollegen und Kunden kommunizieren und Ideen festhalten können.

Wie der Digital Workplace im Homeoffice aussehen sollte

Doch wie soll eine solche digitale Arbeitsumgebung aussehen? Einem Mitarbeiter einfach ein x-beliebiges Notebook in die Hand zu drücken und ihn ins Homeoffice zu stecken, ist keine gute Idee. Erforderlich ist ein Ansatz, der mehrere Aspekte berücksichtigt:

  • Eine IT-Ausstattung, die auf die individuellen Anforderungen und Arbeitsaufgaben des Mitarbeiters im Homeoffice zugeschnitten ist, aber auch Punkte wie die Sicherheit und Compliance der Organisation berücksichtigt.
  • Die 'Rückendeckung' durch die Vorgesetzte: Sie müssen den Mitarbeitern die Freiheit gewähren, variabel im Firmenbüro und Homeoffice zu arbeiten und sich mit Kollegen, Kunden und Partnerunternehmen zu vernetzen. Zudem müssen Arbeitsaufläufe überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
  • Ein unternehmensweites, zentrales Konzept für den Aufbau und Betrieb von Digital Workplaces, die Homeoffices und Büroarbeitsplätze umfassen. Gleichzeitig sollte ein solches Konzept auch Außendienstmitarbeiter mit einbeziehen, etwa im Vertrieb oder in Serviceabteilungen.

Zunächst zum ersten Punkt, der Ausstattung eines digitalen Workplace für zu Hause: Eine zentrale Rolle spielt der Rechner. Für Mitarbeiter, die zwischen Homeoffice, Firmenbüro und Terminen bei Kunden hin und her pendeln, eignen sich vor allem ultramobile „Convertible“-Systeme mit leichter Integrierbarkeit in bestehende Management Konzepte, etwa das Fujitsu Tablet LIFEBOOK U9310X.

Es lässt sich gleichzeitig als Notebook und als Tablet verwenden. Wer keine Tablet-Funktion benötigt, kann auf ein Business-Notebook wie das Fujitsu LIFEBOOK U7310 oder das nur 920 Gramm leichte LIFEBOOK U9310 zurückgreifen.

Bei der Auswahl solcher Systeme sollten Unternehmen nicht nur auf schnelle Prozessoren und eine lange Akkulaufzeit achten. Wichtig sind beispielsweise erweiterte Sicherheitsfunktionen. Dazu zählen eine biometrische Authentifizierung des Nutzers, etwa mittels der PalmSecure-Lösung von Fujitsu, sowie ein Schutz vor dem 'Schulter-Surfen'. So schränkt Fujitsus ePrivacy-Filter die Lesbarkeit des Bildschirms ein und verhindert, dass Unbefugte mitlesen.

Display und Konnektivität nicht vergessen!

Ein Punkt, der im Homeoffice häufig zu kurz kommt, ist die Ergonomie. Daran zu sparen, ist nicht nur fahrlässig, sondern kann sogar dazu führen, dass die eigentliche Arbeitsaufgabe überhaupt nicht durchgeführt werden kann.

Eine wichtige Rolle spielt beispielsweise ein zusätzlicher externer, hochwertiger Monitor, der sich in der Höhe verstellen lässt und die Helligkeit automatisch an das Umgebungslicht anpasst. Das schont die Augen und ermöglicht dem Nutzer ein entspanntes Arbeiten, auch dann, wenn er beispielsweise mit Fachanwendungen oder voluminösen Excel-Tabellen oder Präsentationen arbeitet. Für solche Zwecke eignen sich die Displays von Notebooks nur sehr bedingt.

Welche Faktoren für das Wohlbefinden und die Produktivität eines Mitarbeiters an einem digitalen Workspace relevant sind, hat Fujitsu durch die Zusammenarbeit mit dem Forschungsverbund „Office 21“ des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) ermittelt. Diese Erkenntnisse sind in Lösungen wie die Fujitsu B und P Line Displays eingeflossen.

Wer mit parallel mit vielen Anwendungen und Dokumenten arbeitet, kann beispielsweise auf ein Display der Reihe Fujitsu B34-9 UE oder B34-9 US mit 34 Zoll und einer Auflösung von 3440 x 1440 Pixeln zurückgreifen. Für Business-User sind vor allem Modelle wie das P27-8 TS UHD (27 Zoll, 3840 x 2160 Pixel) und P27-8 TS/TE Pro (27 Zoll, 2560 x 1440 Pixel) interessant.

Alle Monitore sind mit hochwertigen IPS-Panels (In-Plane Switching) und modernen Schnittstellen wie HDMI 2.0 und USB-C ausgestattet. Darüber lassen sich Notebooks und Convertibles anschließen. Sollten die Interfaces eines mobilen Endgeräts nicht ausreichen, bietet Fujitsu für seine Systeme Portreplikatoren an. Sie stellen Anschlüsse für externe Monitore und drahtgebundene Netzwerke sowie USB-Interfaces bereit. Somit treten keine Probleme mit der "Connectivity" auf.

Arbeitsumgebungen müssen heute variabel sein. Den Mitarbeiter arbeiten nicht mehr nur im Büro in der Firma, sondern sind auch bei Kunden und im Homeoffice aktiv.
Arbeitsumgebungen müssen heute variabel sein. Den Mitarbeiter arbeiten nicht mehr nur im Büro in der Firma, sondern sind auch bei Kunden und im Homeoffice aktiv.
(Bild: Fujitsu)

Kompakte Workplaces und High-End-Arbeitsumgebungen

Wichtig bei der Auswahl eines Lieferanten von Komponenten für einen Digital Workplace ist ein weiterer Punkt: Ob dieser auch Systeme für Mitarbeiter im Homeoffice bereitstellen kann, die sich speziellen Anforderungen stellen. Das ist etwa dann der Fall, wenn wenig Platz für einen Heimarbeitsplatz zur Verfügung steht. Dann sind Lösungen wie ein All-in-One-PC gefragt.

Die Fujitsu P Line Displays lassen sich mit dem Fujitsu ESPRIMO G558 Mini-PC zu einem solchen Kompaktrechner kombinieren. Der Mini-PC wird zu diesem Zweck an der Rückseite des Monitors angebracht. Der Nutzer erhält somit einen Homeoffice-Arbeitsplatz, der auch auf einem "Mini-Schreibtisch" Platz findet.

Doch nicht nur 'normale' Büromitarbeiter wollen agiler und variabler arbeiten. Dasselbe gilt für Fachleute, die IT-Systeme mit hoher Rechenleistung benötigen, etwa Software-Entwickler und CAD/CAM-Designer. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht ihre Workstation aus dem Büro in der Firma mit nach Hause 'schleppen'.

Variabler und ebenso leistungsfähig sind mobile Arbeitsstationen wie die CELSIUS H780. Der Rechner im Notebook-Format (15,6 Zoll) ist mit leistungsfähigen CPUs der Xeon®-E2100M-Familie mit ECC-Speicherunterstützung sowie Dual-M.2-PCIe-SSDs in NVMe-Technologie ausgestattet. Damit können Entwickler anspruchsvolle Projekte umsetzen, etwa Virtual-Reality-Anwendungen erstellen und diese vom Homeoffice aus präsentieren.

Alle Mitarbeiter mit einbeziehen

Doch die passenden IT-Komponenten sind nur ein Teil eines Konzepts, das digitale Arbeitsumgebungen schafft. Auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen Mitarbeitern untereinander sowie zwischen Beschäftigten und Führungskräften muss auf eine neue Basis gestellt werden. In technischer Hinsicht lässt sich das mithilfe von Videokonferenz- und Collaboration-Tools erledigen, beispielsweise mit Microsoft Teams als Bestandteil der Cloud-Office-Suite Microsoft 365.

Eine wichtige Rolle spielt zudem die Unterstützung durch die Chefs. Sie sollten ihren Mitarbeitern den Freiraum gewähren, um Projekte auch außerhalb des Firmengebäudes umzusetzen. Das mag vor allem Vorgesetzten schwerfallen, die bislang Wert auf die Kontrolle ihrer Mitarbeiter legten. Solche Führungskräfte müssen umdenken und ihren Beschäftigten mehr Vertrauen entgegenbringen

Ein weiterer potenzieller Problempunkt ist, dass nicht alle Beschäftigten den Trend in Richtung Homeoffice begrüßen. Laut der Untersuchung des Bitkom will ein Großteil der festangestellten Arbeitnehmer nicht auf einen Büroarbeitsplatz verzichten.

Auch für solche Mitarbeiter sind daher mobile Rechner der Fujitsu LIFEBOOK-Serie das passende Arbeitsmittel. Sie lassen sich in Verbindung mit einem externen Display, Maus, Tastatur und Portreplikator sowohl am Arbeitsplatz im Unternehmen als auch zu Hause einsetzen. Dadurch können Unternehmen variable Modelle umsetzen, etwa ihren Mitarbeitern einen oder zwei Tage pro Woche im Homeoffice anbieten.

Future Workplace Services: Schlüssiges Konzept für den modernen Arbeitsplatz

Die Frage ist jedoch, wie Unternehmen Konzepte für das Homeoffice oder einen digitalen Workplace mit den geringsten Reibungsverlusten umsetzen können. Denn im Idealfall sollte im Vorfeld ein umfassender Ansatz erarbeitet werden, der zukunftsfähig und skalierbar ist und zudem eine höhere Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter sicherstellt. Die interne IT-Abteilung ist in vielen Fällen nicht in der Lage, diese Aufgabe selbst zu bewältigen – allein wegen der Breite der neuen, innovativen Lösungsansätze und Angebote. Hinzu kommt in manchen Fällen der Mangel an personellen Ressourcen.

Einen Ausweg bieten Angebote aus dem Digital Workplace Services Portfolio von Fujitsu. Sie setzen bei den 'Basics' an. So ermitteln Fachleute von Fujitsu im Rahmen von Beratungs- und Professional-Services zusammen mit dem Kunden, welche individuellen Anforderungen ein Unternehmen an eine moderne Arbeitsumgebung stellt.

Dies schließt eine Analyse der Prozesse im Unternehmen ein. Anschließend werden für diese Anforderungen die passenden Lösungsoptionen zusammengestellt. Dies geht weit über die Ausstattung der Homeoffices und Büroumgebungen mit IT-Systemen hinaus.

Höhere Sicherheit und Vielzahl an Anwendungen

So ist es beispielsweise nötig, IT-Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen. Denn der Fernzugriff vom Homeoffice auf das Unternehmensnetz darf keine Sicherheitsrisiken mit sich bringen. Abhilfe schafft der Einsatz von Virtual Private Networks (VPN) und virtuellen Desktops.

Fujitsu hat mit Fujitsu Workplace Anywhere eine Lösung für solche Desktop-Umgebungen entwickelt. Sie basiert auf Citrix Workspace und ermöglicht es Anwendern, von mobilen Systemen, PCs und Workstations aus auf "ihren" Desktop" zuzugreifen, inklusive Daten und Anwendungen. Die Arbeitsumgebungen und Applikationen werden in Cloud- oder Unternehmensrechenzentren vorgehalten. Zu diesen Anwendungen zählt beispielsweise Microsoft Office 365 E1, inklusive der Collaboration-Lösung Teams. Hinzu kommen Cloud-Anwendungen, die Microsoft über Azure zur Verfügung stellt.

Ein weiterer Vorteil von Fujitsu Digital Workplace Services: Auf Wunsch übernimmt Fujitsu neben der Konzeption und Implementierung einer modernen Arbeitsplatzumgebung auch deren Betrieb. Das entlastet den Anwender und stellt sicher, dass ihm jederzeit eine gesicherte und flexible Arbeitsumgebung zur Verfügung steht. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Unternehmen eine klassische Desktop-Infrastruktur bevorzugt oder hybride Virtual Desktops. In jedem Fall erhält der Nutzer eine Lösung, die seinen Mitarbeitern ideale Arbeitsbedingungen bieten, unabhängig davon, an welchem Ort und wann sie ihre beruflichen Aufgaben erledigen: unterwegs, im Firmenbüro oder im Homeoffice.

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