Falsche Auswahlkriterien und unpräzise Pflichtenhefte Studie offenbart Mängel bei IT-Ausschreibungen

Redakteur: Florian Karlstetter

Einer Erhebung von xact4u Strategy Consulting zufolge hat beinahe jedes zweite Unternehmen Schwierigkeiten bei ausgelagerten IT-Projekten. Als Ursachen werden falsche Auswahlkriterien bei den Lösungspartnern sowie unpräzise Pflichtenhefte genannt. Best-Practice-Ansätze und optimierte Standards sollen für Abhilfe sorgen.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Das Karlsruher Beratungshaus xact4u Strategy Consulting befragte insgesamt 377 Mittelstands- und Großunternehmen über Erfolg und Pannen bei IT-Ausschreibungen. Die Erhebung brachte zutage, dass es bei 29 Prozent der befragten Firmen während der vergangenen fünf Jahre zu Schwierigkeiten im Zusammenhang mit Ausschreibungen gekommen ist. Zurückzuführen war dies hauptsächlich auf falsche und unzureichende Auswahlkriterien bei den Lösungspartnern, aber auch unpräzise Pflichtenhefte wurden oft als Ursache genannt. Ein weiteres Fünftel der Unternehmen gab rückblickend an, dass solche Probleme in mindestens jedem zweiten Fall bestanden.

Folgt man der Erhebung, lagen die Schwierigkeiten hauptsächlich an unklaren Kriterien zu Anbieterauswahl, an schlecht definierten Anforderungen oder an nicht sorgsam gepflegten Pflichtenheften. Als Folge wurden Lösungspartner ausgewählt, deren Kompetenzprofil zu wenig den tatsächlichen Erfordernissen entsprach und mit denen sich die Projektorganisation schwierig gestaltete. In zwei von fünf Fällen bestanden außerdem Widersprüche zwischen der strategischen Ausrichtung des betreffenden IT-Vorhabens einerseits und den Evaluierungsunterlagen andererseits.

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Lösungsorientierte Ansätze und verbesserte Standards

Damit IT-Ausschreibungen künftig besser geplant und in die Realität umgesetzt werden können, wollen 17 Prozent der Befragten die Mitarbeiterschulung in diesem Bereich optimieren, verbessert werden sollen darüber hinaus auch die Standards für Ausschreibungen.

„IT-Projekte bekommen eine schwere Hypothek in die Wiege gelegt, wenn bereits bei der Auswahl der erfolgskritischen Kompetenzen und Ressourcen große Ungenuigkeiten herrschen oder sogar deutliche Fehler gemacht werden“, erläutert Jörg Gruhler, Vorstand und Senior Partner der xact4u Strategy Consulting. Der Experte empfiehlt, Unternehmen sollten sich für den Ausschreibungsprozess genügend Zeit lassen und sich nicht nur auf das kaufmännische Geschick ihres Einkaufsbereichs verlassen. so sei es auch ratsam, auf Best-Practice-Erfahrungen im Markt zurückzugreifen.

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