Software-Asset-Management sichert Compliance und schont den Geldbeutel

Recht und Pflicht: Die Optimierung von Softwarelizenzen

| Autor / Redakteur: Dan Thomson / Ulrike Ostler

Sorgt für Recht und Pflicht: ein Ritter ohne Fehl und Tadel oder Tools für die Lizenzoptimierung.
Sorgt für Recht und Pflicht: ein Ritter ohne Fehl und Tadel oder Tools für die Lizenzoptimierung. (Bild: © crazycolors - Fotolia)

Mithilfe von Werkzeugen für die Softwarelizenzoptimierung lässt sich im Rahmen des Software Asset Management (SAM) sicherstellen, dass die Lizenz-Compliance eingehalten wird – nicht nur auf den Arbeitsrechnern der Mitarbeiter, sondern auch auf den Systemen in den Rechenzentren.

Sobald die SAM-Verantwortlichen im Unternehmen die unterschiedlichen Phasen der Softwarelizenzoptimierung – von der Software-Identifizierung bis hin zur automatisierten Lizenzverwaltung – implementieren, werden sie unweigerlich auf Software stoßen, die entweder überflüssig, nicht genutzt, nicht genehmigt, nicht lizenziert ist oder keinen Anbieter-Support mehr hat. Hier stellt sich oftmals die Frage: Können SAM-Teams die Prozesse für Entfernung und Rückgabe von Software auf ähnliche Weise automatisieren und verbessern wie die Prozesse zur Integration und Analyse von Daten von unterschiedlichen Systemen?

Unternehmen haben zahlreiche Methoden zur Auswahl, um ihren Compliance-Status bei Softwarelizenzen zu ermitteln. Bei einigen davon wird manuell eine umfassende Inventarliste erstellt, die anschließend Punkt für Punkt mit den gezählten Softwarelizenzen abgeglichen wird. Andere verwenden SAM-Werkzeuge, die sowohl die Inventarisierung als auch den Vergleich mit den Lizenzen automatisieren.

Das reicht nicht.

Auf den ersten Blick reduzieren diese Methoden den Aufwand zur Identifikation von installierter Software, die unter Umständen zurückgewonnen werden könnte. Dennoch erfüllen sie nicht die hohen Anforderungen der Lizenz-Compliance und von Optimierungsprojekten.

Denn häufig setzen Unternehmen Initiativen zur Software-Rückgewinnung auf, die auf einer falschen Analyse beruhen. Beispielsweise kann es vorkommen, dass ein Unternehmen zu bestimmten Zeiten die Lizenz-Vereinbarungen gar nicht verletzt hat.

Softwarelizenz-Vereinbarungen (Mengeneinkaufvereinbarungen) enthalten Informationen darüber, wie die Software im Unternehmen eingesetzt werden kann. Diese Informationen werden üblicherweise ‚Product Use Rights‘ oder Produktnutzungsrechte genannt und beantworten Fragen wie: „Kann diese Software in einer virtualisieren Umgebung verwendet werden?“, „Können Benutzer die Software sowohl auf Erst- als auch Zweitgeräte installieren?“, „Kann die Software auf eine ältere Version, die dem Unternehmensstandard entspricht, heruntergestuft werden (Downgrade)?“.

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Das Fazit des Autors

Viele gängige Methoden des Lizenzabgleichs berücksichtigen diese Produktnutzungsrechte nicht oder nur unzureichend. Dadurch setzen sich Unternehmen dem Risiko aus, eigentlich unnötige Lizenzen hinzu zu kaufen und dadurch ihr Softwarebudget zu belasten. Oder sie geben Software zurück, zu deren Nutzung sie im Grunde berechtigt waren. Dazu lassen sich folgende Szenarien betrachten:

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