Recht und Pflicht: Die Optimierung von Softwarelizenzen

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Ungenutzte Software

Jedes Unternehmen erwartet, dass Software die Produktivität von Mitarbeitern erhöht und damit einen gewissen Mehrwert bietet. Aber der alleinige Zugriff auf Software garantiert nicht, dass sie auch tatsächlich eingesetzt wird.

Selbst wenn die Software nie genutzt wird, bleibt sie weiterhin Teil von Wartungs- und Lizenzverlängerungsverträgen mit dem Softwarehersteller. Dadurch zahlen Unternehmen fortlaufend für Software, die ihnen keinen Return on Investment bietet. Schlimmstenfalls stehen nicht mehr ausreichend Ressourcen zur Verfügung, um andere Mitarbeiter, die diese Software nötiger hätten, entsprechend auszustatten.

Um ungenutzte oder kaum genutzte Software zu identifizieren, müssen Unternehmen die Verwendung von Software messen und auswerten können. Momentan bestehen zwei allgemeine Kategorien zur Nutzungsmessung und -analyse: eine oberflächliche Messung, mit der man beispielsweise sehen kann, ob eine Desktop-Anwendungen in einem bestimmten Zeitraum verwendet wurde, und eine detailliertere Messung und Analyse, die unter anderem Faktoren wie Nutzungsdauer, Anzahl der getätigten Transaktionen oder die Nutzung von speziellen Modulen berücksichtigt. Beide Arten – unabhängig von der untersuchten Anwendungen und dem zu Grunde liegenden Lizenzmodell – lassen sich mit modernen Lösungen für die Softwarelizenzoptimierung umsetzen.

Durch die Wiedervergabe von kaum genutzter Software an Mitarbeiter, die sie benötigen, holen Unternehmen das Optimum aus ihren Softwarebeständen. Dazu müssen sie unter Umständen weniger Software für neue Mitarbeiter beschaffen und sie können durch die Rückgabe nichtgenutzter Software die fortlaufenden Wartungskosten reduzieren.

Nichtlizenzierte Software

Softwareanbieter führen zunehmend Audits durch, um die Lizenz-Compliance ihrer Kunden zu kontrollieren. Wenn ein Anbieter bei einem solchen Audit feststellt, dass installierte oder genutzte Software nicht lizenziert ist, drohen dem Unternehmen nicht nur ein Imageschaden, sondern auch unerwartete nichtbudgetierte Nachzahlungen.

Meistens schleicht sich nichtlizenzierte Software versehentlich in den Softwarebestand. Beispielsweise beschafft ein Mitarbeiter Anwendungen über eine Kreditkarte des Unternehmens und lässt sie von den Support-Mitarbeitern vor Ort installieren. Die zugehörige Lizenz-Dokumentation aber erreicht oftmals nicht das zuständige SAM-Team.

Was passiert allerdings, wenn der Mitarbeiter den Softwarekauf dem SAM-Team mitteilt, sie aber auf mehrere Geräte, etwa Desktop, Laptop und Tablet installiert? Können die Auditoren und die Werkzeuge, die das SAM-Team einsetzt, erkennen, dass diese Softwareinstallationen von derselben Person genutzt werden, und unter Umständen zur Verfügung stehende Produktnutzungsrechte, die eine solche Verwendung (etwa Zeitnutzungsrechte) erlauben, anwenden?

Leistungsstarke Lösungen für die Softwarelizenzoptimierung gleichen nicht nur Software-Installationen mit den Lizenzvereinbarungen ab, um den Lizenzstatus eines Unternehmens zu bestimmen. Sie berücksichtigen auch Produktnutzungsrechte und stellen so sicher, dass tatsächlich nur das benötige Minimum an Lizenzen verwendet wird.

Compliance und Produktivität

Die Entfernung von nichtlizenzierter Software reduziert zwar das Risiko, die Lizenz-Compliance zu verletzen. Aber es mindert auch die Produktivität der Mitarbeiter, die mit der nichtlizenzierter Software gearbeitet haben. Der Erwerb zusätzlicher Lizenzen jedoch könnte das Unternehmen unerwartet finanziell belasten, falls der Kauf nicht entsprechend im Voraus budgetiert wurde.

Wenn ein Prozess implementiert wird, in dem der Mitarbeiter „beweisen“ muss, dass er die Lizenz tatsächlich benötigt, kann ein Unternehmen beides erreichen: Compliance-Risiken vermeiden sowie das Produktivitätsniveau der Mitarbeiter bewahren.

Der Autor:

Dan Thomson ist Senior Sales Enginee bei Flexera Software.

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