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Archivierungs- und Löschregeln für DSGVO-konforme Datenhaltung ownCloud mit File Lifecycle Management

| Autor / Redakteur: M.A. Dirk Srocke / Florian Karlstetter

Nutzer der Enterprise-Version von „Owncloud“ sollen den gesamten Lebenszyklus von Dateien künftig leichter als bisher verwalten und kontrollieren. Dabei lassen sich Archivierungs- und Löschregeln per App mit Policy-Vorgaben und Regulierungsbedürfnissen abstimmen.

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Vom Hochladen bis zum endgültigen Löschen: Im Zusammenspiel mit der Workflow App soll die Lösung den kompletten Lebenszyklus von Dateien in ownCloud steuern.
Vom Hochladen bis zum endgültigen Löschen: Im Zusammenspiel mit der Workflow App soll die Lösung den kompletten Lebenszyklus von Dateien in ownCloud steuern.
(Bild: ownCloud GmbH)

Mit der vorgestellten „File Lifecycle Management App“ will Owncloud den Nutzern der gleichnamigen Content-Collaboration-Plattform insbesondere auch dabei helfen, die Vorgaben der DSGVO einzuhalten. Die Lösung ist für die Enterprise-Version verfügbar und hilft dabei, nicht mehr benötigte Dateien automatisiert zu archivieren respektive endgültig zu löschen.

Individuelle und transparente Archivierung

Dabei können Anwender für jedes File Archivierungs- und Löschregeln festlegen und vollständig auf interne Policy-Vorgaben sowie Regulierungsbedürfnisse abstimmen. Als Grundlage dient das Upload-Datum der jeweiligen Datei; die Zeiträume bis zur Archivierung oder Löschung lassen sich individuell bestimmen.

Nutzer können Details zum Lebenszyklus einsehen und so auch feststellen, wann genau eine Datei archiviert werden soll. Archivierte Files lassen sich zudem durchsuchen, weitere Informationen – etwa zum vorherigen Speicherort – abrufen.

Harte oder weiche Richtlinien

Administratoren dürfen festgelegte Richtlinien wahlweise „hart“ durchsetzen; Endnutzer haben dabei keinerlei Möglichkeit in den voreingestellten Lebenszyklus der Daten einzugreifen. Alternativ bietet die Lösung auch „weiche“ Richtlinien an – hier können Eigentümer oder Gruppen privilegierter Anwender archivierte Daten auch selbst wiederherstellen.

Als erweiterte Funktionen der App nennt Owncloud das Upload Time Tracking sowie das Erfassen von Audit Events. Zudem lasse sich die Erweiterung mit der „Workflow App“ kombinieren und biete damit eine umfassende Lösung zur Verwaltung und Kontrolle des kompletten Lebenszyklus von Dateien.

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