Lizenzverstöße und Audits adé Mit SAM wird die Lizenzbilanz transparent

Die Erstellung einer Lizenzbilanz kostet Zeit und Nerven. Dabei spielt der Umfang der genutzten Lizenzen keine große Rolle, wie das Beispiel der Koch Pac-Systeme GmbH zeigt.

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Der Verpackungsspezialist Koch Pac-Systeme aus Pfalzgrafenweiler bei Stuttgart wandte viel Zeit auf, um Lizenzverstöße und vor allem einen Audit zu vermeiden, bis er ein geeignetes Software Asset Management (SAM) fand. Jetzt steht das Unternehmen kurz vor der Zertifizierung und hat nebenbei seinen Zeitaufwand rund um die Lizenzbilanz reduziert.

Das Unternehmen bietet seit über 40 Jahren kundenspezifische Verpackungslösungen. Das Produktportfolio erstreckt sich über die Anwendungsfelder Konsum und Industrie, Kosmetik und Körperpflege sowie Pharmazie und Medizintechnik. Rund 270 Mitarbeiter sind in Deutschland sowie an den Vertriebs- und Servicestandorten in den USA, Frankreich und China für Koch Pac-Systeme aktiv. Das Unternehmen gehört zur Uhlmann-Gruppe und zählt mit über 30 Millionen Euro Jahresumsatz zu den führenden Herstellern von Verpackungsmaschinen.

„Enormer Zeitaufwand“

Da Koch Pac-Systeme nur 240 Desktops nutzt, sah sich das Management noch nicht dazu veranlasst, auf den Lizenzvertrag für Großunternehmen der Uhlmann-Gruppe umzusteigen. Dennoch verursachte das Lizenz-Management einen erheblichen Aufwand. Heinrich Hornberger, Bereichsleiter IT und Prozessoptimierung bei dem Verpackungsspezialisten, erinnert sich: „Es kostete uns viel Zeit, um einen Überblick über die Lizenznutzung zu erlangen.“

Zum einen gab es vom größten Lizenzgeber keinerlei Unterstützung zur Erstellung einer Lizenzbilanz, zum anderen musste Hornberger feststellen, dass seine Einträge in dem Lizenzportal nicht mehr korrekt waren, nachdem der Lizenzgeber das Portal verändert hatte. „Hinzu kommt, dass wir die Lizenznutzung mit unseren Lieferanten abstimmen müssen“, ergänzt der IT-Leiter. Um hier fahrlässige Verstöße zu vermeiden, bedarf es einer detaillierten Kommunikation. „Insgesamt war der Zeitaufwand enorm“, sagt der IT-Experte.

Zunächst versuchte er, mit Excel einen Überblick über die genutzten Lizenzen zu gewinnen. Jedoch zeigte sich schnell: Der Zeitaufwand nahm nicht ab. Also entschied er sich für das Lizenzportal eines Drittanbieters. „Allerdings war der Aufwand, um sich in die Bedienung dieses Portals einzuarbeiten, ebenfalls sehr hoch“, so Hornberger.

Gesucht wurde also eine SAM-Lösung, deren Software eine intuitive Bedienung bietet und die den Zeitaufwand für das Lizenz-Management erheblich reduziert. „Wir haben nicht nach einem Verkäufer gesucht, sondern nach jemanden, der uns neutral berät“, stellt Hornberger klar. Schließlich landete er bei der Asset Consult GmbH. Das lizenzumsatzunabhängige Beratungshaus hat sich auf SAM spezialisiert und gehört zu den ersten IT-Beratern in Deutschland, die von Microsoft mit der Gold-Kompetenz im Bereich Software Asset Management zertifiziert wurden.

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