Product Conversion versus Contract Conversion Das gilt es zu beachten: Lizenzkonversion bei der Einführung von S/4 HANA

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Wer auf „SAP S/4 HANA“ migriert, sollte frühzeitig planen, welches Lizenzmodell zum Einsatz kommen soll. Die vorhandene Lizenzierung kann teilweise sogar beibehalten werden. Hier ein paar weitere Tipps:

Unternehmen, die noch auf „SAP ECC“ setzen, haben bis 2027 Zeit, um zu S/4 HANA zu migriren. Dabei kann die Lizenzierung übernommen werden. Allerdings sind auch bei der Übernahme der Lizenzverträge zusätzliche Lizenzen notwendig. SAP bezeichnet diesen Vorgang auch als „Product Conversion“.

Im Rahmen der Einführung von S/4HANA ist es aber auch möglich, neue Lizenzen zu nutzen. Dieses Vorgehen wird im Allgemeinen als „Contract Conversion“ bezeichnet.

Die Lizenzmodelle von SAP

• Im Rahmen der Lizenzierung von HANA setzt SAP auf eine volumenbasiertes Vertragsmodell. Also dient die die Größe der Datenbank als Grundlage.

• Ein zweites Lizenzmodell nutzt „Software Maintenance Base Value“ (SMBV), die Basis für Wartungsgebühren. Es zählen die Anwendungen, die sich mit HANA verbinden.

• Die dritte Variante basiert auf der Verrechnung der Runtime. Allerdings gibt es verschiedene Rechengrundlagen, zum Beispiel prozentuale Lizenzierungen oder Einmalzahlungen.

Zusammen mit der technischen Umstellung auf SAP S/4HANA sollte auch bereits frühzeitig geplant werden, welcher Lizenzweg für das jeweilige Unternehmen ideal ist. Zunächst sollte verstanden werden, welche generellen Auswirkungen diese beiden Lizenzwege bedeuten.

Zusätzliche Lizenzen

Wer es sich einfach machen will und mit der bisherigen Lizenzierung einverstanden ist, kann mit „Product Conversion“ die Lizenzierung so belassen wie sie ist und zusätzlich Lizenzkomponenten für SAP S/4HANA dazukaufen.

Eine Rolle spielt hier zum Beispiel „SAP HANA DB“. Die neue SAP-Datenbank muss zusammen mit S/4HANA eingeführt werden. Das bedeutet aber auch: Die bisherige Datenbank sollte schnellstmöglich abgelöst werden, um nicht unnötig für diese Lizenzkosten bezahlen zu müssen.

Diese Datenbanklizenz ist also notwendig, wenn zu SAP S/4HANA gewechselt wird. Die Kosten dafür orientieren sich an den vorhandenen Lizenzkosten im Unternehmen und werden prozentual berechnet. Somit kann sich hier ein Verhandlungsspielraum ergeben.

Verhandlungsspielraum und Engines

Damit Unternehmen, die SAP ECC nutzen, SAP S/4HANA einsetzen dürfen, muss das Nutzungsrecht dazu erworben werden. Das kann über eine Einmalzahlung erfolgen. ECC-Benutzerlizenzen bleiben so auch für HANA gültig.

Allerdings sind zusätzlichen Lizenzen für Komponenten notwendig, die nicht zur Kernlizenz von HANA gehören. Dabei handelt es sich um Lines of Business (LoB), auch als „Engines“ bezeichnet. Es ist durchaus möglich, dass ein Unternehmen solche Engines bereits im Einsatz hat. Diese Vorgänger-Versionen zu HANA können auch lizenztechnisch übernommen werden.

Das sollte bei der Lizenzierung rechtzeitig angesprochen werden. Es ist zwar möglich, im Rahmen einer Product Conversion auch Engines zusätzlich zu erwerben, allerdings ist es hier oft besser gleich den ganzen Vertrag im Rahmen einer Contract Conversion zu ändern. Vergleiche sind hier in jedem Fall sinnvoll.

Die Übernahme

Wenn Engines im Lizenzvertrag enthalten sind, die nicht mehr im Einsatz sind, oder ganze Benutzergruppen SAP nicht mehr benötigen, oder Standorte verkauft wurden, sollte überprüft werden, ob anstatt der Product Conversion eine Contract Conversion der bessere Weg ist. Ohnehin: Bei einer Neu-Lizenzierung können Altlasten komplett entsorgt werden, was einiges an Lizenzkosten sparen, und gleichzeitig den Überblick für neue Verträge verbessern kann. Bei einer Product Conversion können nicht mehr verwendete Produkte nicht einfach aus dem Vertrag entfernt und an SAP „zurückgegeben“ werden.

Viele Anwendungen, die mit Vorgängerversionen von HANA zum Einsatz kommen, unterstützen auch mit HANA. Diese Anwendungen können übernommen werden, ohne dass eine zusätzliche Lizenzierung erfolgen muss.

Auch hier sollte rechtzeitig eine Liste erstellt und mit SAP abgeklärt werden, welche Produkte einfach übernehmbar sind, ohne spezielle Lizenzierungen für HANA durchführen zu müssen. Hier gilt aber in jedem Fall zu beachten, dass auch der Einsatz solcher Lösungen zeitlich befristet ist. SAP ECC-Programme dürfen nur bis 31.12.2025 eingesetzt werden.

Die neue Ordnung

Wenn für eine ECC-Anwendung bereits eine HANA-Nachfolge gibt, macht es Sinn, diese rechtzeitig auf die neue Version umzustellen. Bis Ende 2025 ist das ohnehin notwendig.

Es kann aber durchaus auch passieren, dass es (noch) keine Nachfolgelösungen gibt. Hier gilt es lizenztechnisch zu beachten, welche Produkte mit der alten Lizenz und welche unter Umständen als Nachfolgeprodukt mit einer neuen Lizenz eingesetzt werden sollen.

In jedem Fall sollte als Vergleich zur „Product Conversion“ auch ein Vergleich der Lizenzgebühren auf Basis eines neuen Vertrags durchgeführt werden. Möglicherweise ist Contract Conversion günstiger, vor allem dann, wenn noch Lizenzen im Einsatz sind, die nicht mehr benötigt werden. Vor allem Firmenumstrukturierungen sind hier ein Feld, dass viele Änderungen mit sich bringt.

Gegenrechnen

Im Rahmen einer Contract Conversion lassen sich bereits bezahlte Lizenzkosten verrechnen. Auch hier zahlt sich eine gute Übersicht der Lizenzverträge aus, um auch eine komplette Verrechnung der alten Kosten zu erhalten.

Beim Einsatz von SAP S/4 HANA werden Benutzer*innen in die drei Kategorien Professional, Productivity und Functional unterteilt. Hier müssen Unternehmen Sorgfalt walten lassen, um eine Überlizenzierung zu vermeiden. SAP unterstützt dabei die älteren Benutzerkategorien auf neue umzustellen und dabei zu planen, welche Benutzer-Kategorie ein Benutzer haben soll.

Hilfe per Tool: SAP Transformation Navigator

Bei der Umstellung zu SAP S/4 HANA helfen bei der Planung von Benutzerlizenzen und der anderen Tools von SAP, zum Beispiel der „SAP Transformation Navigator“. Mit dem Navigator lassen sich vorhandene Infrastrukturstrukturen erfassen und zu S/4HANA transformieren. Dabei kann auch gleich überprüft werden, ob On-Premises sinnvoller ist als die Umstellung auf eine Cloud-Lösung.

* Thomas Joos ist freier Autor und Berater. Auf DataCenter-Insider befüllt er seinen eigenen Blog mit Tipps und Tricks für Administratoren/Administratorinnen „Toms Admin-Blog“.

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