Zwischen Flexi- und Korsett-IT

Bimodale IT benötigt einen „Agilitäts-Layer“

| Autor / Redakteur: Dirk Pohla* / Ulrike Ostler

Flexibilität ist Trumpf, doch um der IT und dem Unternehmen Halt zu geben, braucht es zusätzlich IT-Applikationen und Technologien mit einem Maß an Tradition.
Flexibilität ist Trumpf, doch um der IT und dem Unternehmen Halt zu geben, braucht es zusätzlich IT-Applikationen und Technologien mit einem Maß an Tradition. (Bild: gemeinfrei: Bilderjet/Pixabay / CC0)

Bimodale IT erschwert Unternehmen eine agile Anwendungsentwicklung. Ein Agilitäts-Layer verbindet die Plattform IT-Systeme miteinander.

„Auf der einen Seite muss ein Unternehmen Start-up Qualitäten entwickeln, das heißt es muss innovativ sein und schnell handeln können, um dem stetigen Wandel von Geschäftsmodellen und Kundenanforderungen gerecht zu werden. Auf der anderen Seite muss es aber gleichzeitig auch weiterhin langfristig planen und standardisiert vorgehen, damit im Kerngeschäft Zuverlässigkeit und Qualität garantiert werden können“, erklären die Autoren der Studie „Digitalisierung und IoT – Auswirkungen auf agile Organisationen“.

Für die im April 2016 erschienene Studie hat das Management- und Technologieberatungsunternehmen Detecon in Kooperation mit dem Digitalverband Bitkom mehr als 200 führende IT- und Business-Entscheider großer und mittelgroßer Unternehmen befragt. Ziel der Studie war es herauszufinden, wie sich die IT in Unternehmen in den nächsten zehn Jahren entwickeln wird.

Bimodale IT steht Agilität im Weg

Eine große Herausforderung auf dem Weg zu mehr Agilität, also der Möglichkeit innovativ und vor allem schnell handeln zu können, stellt in Unternehmen oftmals eine historisch gewachsene, bimodale IT-Landschaft dar. Gemäß der Studie unterscheidet bimodale IT zwischen:

  • Langsam drehenden IT-Applikationen und Technologien, die große Daten- und Transaktionsmengen speichern und auch weiterhin in traditioneller Weise geplant und ausgerollt werden (Systems of Record).
  • Dezentral angesiedelten Systemen und Technologien, die Interaktionen mit Nutzern ermöglichen, neue Geschäftsmodelle und Marktposition bestimmen und um einiges schnelllebiger sind (Systems of Engagement).

Forrester lehnt Ansatz der bimodalen IT ab

Im Report „The False Promise Of Bimodal IT“ spricht sich das Marktforschungsunternehmen Forrester scharf gegen das „Zwei-Klassen-System“ eines auf Stabilität und eines auf Agilität fokussierten IT-Bereichs aus. Gemäß den Experten sei es wenig zielführend, zwei unterschiedliche IT-Bereiche (sowohl IT-Systeme als auch IT-Abteilungen) zu unterhalten, die miteinander um Budget, Ressourcen, Skills und die Aufmerksamkeit des Business kämpfen. Gestützt auf Umfragen sieht Forrester die großen Herausforderungen für Unternehmen in Kundenerwartungen, die sich rasch wandeln und obendrein steigen, sowie im Zwang innovativer zu werden.

Gleichzeitig bedeuten die Erkenntnisse von Forrester aber auch: Die schnelle Entwicklung von Geschäftsanwendungen ist bereits heute für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsvorteil und wird künftig immer wichtiger werden. Allerdings müssen Geschäftsanwendungen zwangsläufig auf „Systems of Record“ zugreifen können, um Prozesse zu optimieren und ihr volles Potential entfalten zu können. Wie kann das funktionieren?

Agilitäts-Layer hebt bimodale IT auf

Um sofort auf alle Daten unabhängig von den vorhandenen IT-Systemen zugreifen zu können, müssen Unternehmen ihre Daten zunächst zu systemübergreifenden Informationen zusammenführen. Dies gelingt, indem sie ihre unterschiedlichen Systeme miteinander verbinden und so bestehende Datensilos auflösen. Eine Möglichkeit, Systems of Record und Systems of Engagement nahtlos miteinander zu verbinden, sind BPM und Case Management Plattformen – wie die von Appian.

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Kurz und knapp

Solche Plattformen dienen sozusagen als „Agilitäts-Layer“; denn sie verbinden nicht nur Legacy-Systeme untereinander. Obendrein können im Frontend eingesetzte Geschäftsanwendungen (Systems of Engagement) auch problemlos auf Systeme im Backend zugreifen.

Die Zusammenführung von IT-Systemen, die zuvor in sich geschlossen waren und nicht miteinander kommunizieren konnten, führt in Unternehmen zu enormen Erkenntnisgewinnen. Wirklich profitieren können Unternehmen von diesen gewonnenen Erkenntnissen aber erst dann, wenn sie die Erkenntnisse nutzen, um Prozesse zu definieren, zu optimieren und zu automatisieren.

Modellieren ohne Programmierkenntnisse

Damit Unternehmen ihre Prozesse möglichst schnell und flexibel modellieren können, empfiehlt sich eine BPM und Case Management Plattform, die wenig oder sogar keinerlei Programmierkenntnisse (Low-Code) erfordert. Denn grundsätzlich fällt es Mitarbeitern in Unternehmen erheblich einfacher, Prozesse zu optimieren, wenn sie diese über eine grafische Benutzeroberfläche definieren können.

Zudem sind optimale Prozesse niemals statisch, sondern müssen fortlaufend an sich ändernde Anforderungen angepasst werden. Auch hier hilft eine BPM und Case Management Plattform: Kommt es bei Prozessen zu Änderungen, müssen diese Änderungen nur einmal zentral eingespielt werden, schon werden die Änderungen automatisch auf sämtlichen Geschäftsanwendungen im Unternehmen wirksam.

Der Autor des Artikels ist Dirk Pohla, Managing Director bei Appian Deutschland.
Der Autor des Artikels ist Dirk Pohla, Managing Director bei Appian Deutschland. (Bild: Appian)

Prozesse unkompliziert modellieren zu können, ist allerdings nur der erste Schritt auf dem Weg zu mehr Prozesseffizienz. Ebenso wichtig ist es, die Prozesse sofort lauffähig in der BPM Plattform ausführen zu können. Hinzu kommt, dass die Prozesse sowohl auf stationären als auch auf mobilen Endgeräten sofort lauffähig sein sollten – und zwar ohne Zusatzaufwand.

Darum ermöglichen es BPM und Case Management Plattformen (BPM = Business Process Management) Unternehmen im Idealfall nicht nur, ihre Prozesse zu optimieren. Vielmehr ist es für Unternehmen empfehlenswert eine Plattform zu wählen, die ihnen zusätzlich sämtliche Werkzeuge bereitstellt, die für eine agile Entwicklung – auch von mobilen Business-Anwendungen – notwendig sind. So können Mitarbeiter und Kunden von maßgeschneiderten Geschäftsanwendungen profitieren, in denen IT-Systeme und Unternehmensprozesse effizient ineinandergreifen und selbst außerhalb des Büros optimale Arbeitsabläufe erlauben.

Praxisbeispiel: Alle Dokumente im Griff – ortsunabhängig, zu jeder Zeit

Ein Beispiel dafür, wie sich Systems of Record und Systems of Engagement miteinander verbinden lassen, nutzt die Hansard Global Plc. – Anbieter für Spareinlagen und seit 25 Jahren am Markt aktiv. Seit seiner Gründung hat Hansard eine ganze Reihe unterschiedlicher IT-Systeme entweder gekauft oder in-house entwickelt, um das operative Geschäft zu erleichtern.

Allerdings waren diese Systeme nicht integriert und wurden fast ausschließlich dazu genutzt, um einzelne Geschäftsanforderungen zu erfüllen. So entstanden Informationssilos und Systeme, die nicht in der Lage waren miteinander zu kommunizieren. Ein besonderer Engpass war das IT-System „Document Image Processing“ (DIP), das rund 2.500 Zugriffe täglich verzeichnete und Arbeitsprofile mit 450 Betriebsfunktionen erzeugte.

Um Geschäftsprozesse besser zu verstehen und zu optimieren, hat Hansard DIP auf eine BPM und Case Management Plattform umgestellt. Ziel war unter anderem ein einfacheres Daten-Management und eine verbesserte Zusammenarbeit über firmeninterne soziale Medien.

Wenige Monate zum Erfolg

Innerhalb weniger Monate entwickelten das Projektteam von Hansard mit agilen Entwicklungsmethoden das „Hansard DIP Replacement System“. Das DIP Replacement System ermöglicht automatisierte Prozesse und feste Geschäftsregeln, die entsprechenden Dokumenten zugeordnet werden können.

Im Gegensatz zur herkömmlichen E-Mail-basierten Kommunikation arbeiten Mitarbeiter von Hansard nun beispielsweise über verschiedene Abteilungen hinweg anhand von strukturierten Geschäftsprozessen und innovativen Collaboration-Methoden zusammen – auch auf mobilen Endgeräten. Die Plattform stellt zudem sicher, dass Hansard sämtliche Dokumente zentral speichern kann. Dies garantiert einen leichten Zugang für berechtigte Mitarbeiter sowie einen einfachen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstatus. Zu guter Letzt ermöglicht das DIP Replacement bei Hansard eine bessere Verteilung interner Ressourcen gemäß dem aktuellen Arbeitsaufkommen und verbessert obendrein die Compliance.

* Dirk Pohla ist Managing Director bei Appian Deutschland.

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