Risiko-Management löst die Komplexität von Projekten einfach auf

Egal ob man eine Rechenzentrum plant, eine Migration oder ein Softwareprogramm: Komplexe Projekte bergen erhöhte Risiken. Durch eine frühzeitige Analyse werden vorhersehbare Risiken reduziert; das Projekt kann zum Erfolg führen.

Trotz aller Verbesserungen im Projekt-Management ist die Quote erfolgloser Projekte stets hoch. Die durch Misserfolg entstehenden Kosten sind sogar gestiegen. Laut einer Studie der Beratungsgesellschaft EY (ehemals Ernst & Young) liegt der jährliche Verlust, der Unternehmen aufgrund fehlgeschlagener Projekte entsteht, bei weltweit mehr als 600 Milliarden Euro.

Die beliebtesten Fehler im Projekt-Management

Aus den Erfahrungen bei Kunden konnte EY vier Fehler identifiziert, die besonders häufig in Projekten vorzufinden sind. Gelingt es, diese Fehler zu vermeiden, steigt die Chance, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird und sich die monetäre Investition als Projektnutzen auszahlt:

• 1. Unternehmen passen die individuelle Projektorganisation sowie deren Steuerung, deren Prozesse und die Projekt-Management-Werkzeuge nicht an die Komplexität des geplanten Projekts an.

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• 2. Statt der Ursache werden oftmals nur die offensichtlichen Symptome eines Problems im Projekt-Management behandelt.

• 3. Restrisiken, vorhersehbare Risiken („predictive risks“) und bekannte Risiken werden nicht berücksichtigt.

• 4. Unternehmen steuern komplexe Projekte in ähnlicher Weise wie weniger komplexe und unterschätzen damit die inhärenten Risiken.

Wie aber können Risiken im Projekt gesteuert werden, um die geplanten Projektziele zu erreichen? Bereits vor dem Projektstart muss die richtige Projektvorbereitung eine Identifikation verschiedener Risiken unterstützen.

Mit steigendem Projektumfang wächst das Risiko: Komplexe Projekte können daher nicht auf dieselbe Art und Weise betrachtet werden, wie kleinere. Der potenzielle Einfluss, den Risiken und Unsicherheiten auf den Erfolg des Projekts haben können, muss bereits in der frühen Planung berücksichtigt werden.

Der blinde Fleck bei den Einflussfaktoren

Der Umfang des Projekts und die daraus resultierenden Einflussfaktoren an die Projektorganisation bestimmen die Komplexität. Zusätzlich haben das Projektteam, das Lieferantenumfeld, die Zeit-, Kosten- und Qualitätsplanung aber auch die organisatorischen Veränderungen im Projektumfeld direkte Auswirkungen auf die Projektkomplexität. Diese Faktoren sind demzufolge in der Projektplanung und bei der Projektdurchführung zu berücksichtigen.

Die Erfahrungen der EY-Kunden zeigen, dass Governance und Steuerung eine entscheidende Rolle beim Umgang mit Projektkomplexität spielen. (Quelle: EY)

Da jedoch viele Unternehmen diese Einflussfaktoren in ihrer Gesamtheit anfangs außer Acht lassen, bleiben inhärente Risiken unerkannt und entfalten ihr Risikopotenzial erst im Laufe der eigentlichen Projektdurchführung. Da der Grad der Schadensauswirkung im Zeitverlauf zunimmt, steigen die Kosten der Schadensbegrenzung.