Die Integration neuer Mitarbeiter Onboarding im Lockdown und darüber hinaus

Redakteur: Ulrike Ostler

Von einem gelungenen Start hängt es oft ab, wie engagiert und motiviert sich neue Mitarbeiter in den kommenden Wochen und Monaten einarbeiten und in ein Team integrieren. Deshalb sollten sich insbesondere Human-Ressource-Abteilungen um ein professionelles Onboarding kümmern. Tatsächlich ist der Bedarf erkannt, so die jüngste Haufe-Studie zum Thema, aber es scheitert oft an der digitalen Umsetzung.

Das Onboarding von neuen Mitarbeitern gleicht in manchen Fällen dem Aufspringen auf einen fahrenden Zug. Die Pandemie hat bisher nicht zur Verbesserung der Situation beigetragen.
Das Onboarding von neuen Mitarbeitern gleicht in manchen Fällen dem Aufspringen auf einen fahrenden Zug. Die Pandemie hat bisher nicht zur Verbesserung der Situation beigetragen.
(Bild: Etienne Boulanger auf Unsplash)

An den Anfang der mittlerweile vierten Studie stellen die Studienmacher eine Definition: „Onboarding bedeutet das ´An-Bord-Nehmen` neuer Mitarbeiter und meint damit sowohl die allgemeine Einführung eines neuen Mitarbeiters, aber auch die fachliche Einarbeitung und vor allem die so wichtige soziale Integration.“

Optimalerweise beginne dieses direkt nach dem Vertragsabschluss. „Je besser die Einführung, Einarbeitung und Integration vorbereitet wird und je früher die ersten Kontakte stattfinden, desto schneller wird sich der Mitarbeiter in seinem Arbeitsumfeld wohlfühlen und dann auch die erhofften Leistungen erbringen.“

Im Zeitraum von Juli bis Oktober 2020 hat Haufe, eine Marke der Haufe Group, über 550 HR-Verantwortliche aus Unternehmen aller Größenklassen befragt, wie sie zu Zeiten von Corona den Onboarding-Prozess gestalten. Ganz klar: Vor allem der Lockdown zeigt Auswirkungen.

78 Prozent der Befragten haben angegeben, während des ersten Lockdowns und in der anschließenden Krisensituation keine zusätzlichen (digitalen) Onboarding-Maßnahmen ergriffen zu haben.
78 Prozent der Befragten haben angegeben, während des ersten Lockdowns und in der anschließenden Krisensituation keine zusätzlichen (digitalen) Onboarding-Maßnahmen ergriffen zu haben.
(Bild: Haufe Gruppe)

So konnten 78 Prozent der Befragten während des ersten Lockdowns keine zusätzlichen, digitalen Onboarding-Maßnahmen ergreifen, was mitunter auf die rasche Ausbreitung der Pandemie, sowie die fehlende Flexibilität bei der Implementation neuer Prozesse und Strukturen zurückzuführen ist. Daraus resultierten bei rund 40 Prozent der Unternehmen eine erschwerte Einarbeitung, fehlender Austausch und mangelnde Vernetzungsmöglichkeiten mit den neuen Kollegen.

Mehr Aufmerksamkeit und Budget für (digitales) Onboarding

Generell jedoch rückt der Bedarf für ein professionelles Onboarding mit digitalen Elementen zunehmend in den Fokus der Entscheider.

  • So stellen 22 Prozent der befragten Unternehmen dafür eine eigenes Budget zur Verfügung. Dies stellt im Vergleich zu 2019 einen Anstieg um zehn Prozent dar.
  • 23 Prozent des Budgets fließen unter anderem in digitale Tools, Apps und Software für die Prozessunterstützung; 2019 waren es noch 12 Prozent.
  • Auch der Betreuung von Onboardees wird ein höherer Stellenwert zugemessen. In 64 Prozent der Unternehmen wird neuen Kollegen ein Mentor zur Seite gestellt.
  • Bei weiteren 64 Prozent gibt es Vernetzungsmaßnamen, wie beispielsweise einen Welcome-Day, oder umfangreiche Willkommenspakete (57 Prozent).

Hauptverantwortlicher Treiber für das Onboarding ist in 76 Prozent der Unternehmen auch weiterhin HR, rund 14 Prozent der Befragten geben jedoch noch immer an, keinen Ansprechpartner für dieses Thema zu haben.

Weiteres Verbesserungspotenzial

Trotz dieser Maßnahmen sehen auch weiterhin 77 Prozent der Personalverantwortlichen ein hohes Verbesserungspotenzial. Offenbar ist das auch notwendig. Denn rund 30 Prozent der Unternehmen berichten von Fällen, bei denen neu eingestellte Mitarbeiter noch vor dem ersten Arbeitstag wieder abgesprungen sind.

„Es genügt jedenfalls nicht, den neuen Bewerber mit Blumen am Empfang zu erwarten – denn da erscheint er manchmal schon gar nicht mehr“, heißt es in der Studie.
„Es genügt jedenfalls nicht, den neuen Bewerber mit Blumen am Empfang zu erwarten – denn da erscheint er manchmal schon gar nicht mehr“, heißt es in der Studie.
(Bild: Haufe Gruppe)

Möglicherweise liegt das an unausgereiften Prozessen für das Pre-Boarding oder an fehlenden digitaler Tools, wie Onboarding-Apps, die den Kontakt in der sensiblen Phase zwischen Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn intensivieren. Dieses Optimierungspotenzial sehen auch die Befragten, von denen 83 Prozent glauben, dass die Anfangsfluktuation durch die weitere Professionalisierung und Digitalisierung des Onboardings gemindert werden könnte.

Ausbaubedarf bei Feedbackkultur

Verbesserungspotenziale gibt es nicht zuletzt auch bei der Feedbackkultur. Bei 20 Prozent der befragten Unternehmen gibt es noch keine strukturierten Feedback-Gespräche zum Onboarding. Lediglich 55 der Prozent der Unternehmen nutzen das Feedback neuer Mitarbeiter, um den eigenen Onboarding-Prozess zu optimieren. Die Studienmacher bekräftigen: „Um neue Mitarbeiter langfristig zu binden und als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden, wird dies auch künftig eine wichtige Rolle spielen.“

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