Versteckte Kosten beim IT-Outsourcing vermeiden Leitlinien schaffen Kostentransparenz bei IT-Outsourcing-Verträgen

Damit das IT-Outsourcing wirtschaftlich die Einsparungspotenziale erzielt, die ein Unternehmen anstrebt, sollten alle Faktoren analysiert werden. Das Beratungshaus Active Sourcing hat einen Leitfaden erstellt.

Anbieter zum Thema

DAXTEN GmbH

VON ZUR MÜHLEN'SCHE GmbH

PQ Plus GmbH

Unternehmen verzichten häufig bei Outsourcing-Projekten darauf, Vorgehensweisen zu entwickeln, um die Kosten messbar, transparent und vergleichbar zu machen. Dabei lassen sie sich an verschiedenen Stationen des Sourcing Life Cycle vom Ausschreibungsprozess bis zur Phase des etablierten Betriebs konkret darstellen.

Die Ausschreibung ist bereits die Grundlage für Kostentransparenz. Nur präzise Ausschreibungen sorgen für die erforderliche Vergleichbarkeit. Unternehmen sollten Preismodelle verlangten, die die einzelnen Services getrennt abrechnen, ebenso wie das Mengengerüst. Zudem sollten die Preise innerhalb einer Bandbreite immer variabel berechenbar sein, so dass am Ende eines Monats eine Abrechnung nach Stückpreisen möglich ist.

Da im Verlauf der Vertragszeit eine Glättung der Betriebskosten stattfindet, gilt es auch hierbei für Transparenz zu sorgen. Deshalb erscheint es im Interesse einer Nachvollziehbarkeit aus Anwendersicht vorteilhaft, wenn die Finanzierungskosten einschließlich der Zinsen separat zu den echten Kosten ausgewiesen werden. „Ebenso ist darauf zu achten, dass die Kostendarstellungen so strukturiert sind, dass sich die Aufwendungen für den technischen Betrieb jederzeit von den Projektkosten getrennt betrachten lassen“, ergänzt Active Sourcing-Geschäftsführer Stefan Regniet.

Proaktive Vertragsverhandlungen

„Erstens sollte der Kunde darauf bestehen, dass Restwerte von Investitionen für Betriebsmittel wie zum Beispiel Hardware, Server, Softwarelizenzen etc. zweifelsfrei ausgewiesen werden können“, erläutert der Consultant. Dafür muss der Restwert jeder einzelnen Investition bereits zu Vertragsbeginn dargestellt sein. Dies kann übersichtlich mittels einer Tabelle für jedes Jahr erfolgen, alternativ lässt sich der Restwert auch mit einer Formel berechnen.

Als zweiten relevanten Aspekt nennt Regniet die Wartungsverträge, denen eine hohe Aufmerksamkeit geschenkt werden müsse. „Es spielt für einen möglichen frühzeitigen Ausstieg aus dem Outsourcing die Frage eine wichtige Rolle, zu welchem Zeitpunkt der Wartungsvertrag frühestens gekündigt werden kann, ob er sich ohne Preiserhöhungen vom Dienstleister auf den Kunden übertragen lässt und welche sonstigen relevanten Bedingungen möglicherweise zu erfüllen sind“, sagt er.

Bei der Preisgestaltung des Vertrags ist darauf zu achten, möglichst wenige oder gar keine Leistungen nach Aufwand zu vereinbaren. Das Preismodell sollte im Wesentlichen auf Monatspauschalen oder Stückpreisen beruhen.

Klarheit bei Monatsabrechnungen

Klar strukturierte Monatsrechnungen bilden die Grundlage für die erforderliche Transparenz. Dabei müssen die berechneten Aufwendungen auf dem im Vertrag festgehaltenen Preismodell beruhen und sollten die einzelnen Rechnungspositionen der betreffenden Ziffer des Vertrags zugeordnet sein. Die jeweiligen Mengen müssen dafür jederzeit nachvollziehbar sein. Dies kann beispielsweise durch eine Quantifizierung der User, Transaktionen etc. erfolgen. „Die Stückzahlen der jeweiligen Preispositionen müssen durch nachvollziehbare Statistiken und Messungen belegt werden“, ergänzt der Active Sourcing-Geschäftsführer.

Benchmarking-Klausel im Vertrag aufnehmen

Erst diese fortlaufende Transparenz bietet auch die Basis dafür, in Abstand von zwei bis drei Jahren nach Betriebsübergang ein Benchmarking durchzuführen. Dieses vergleicht die Vertragspreise mit den aktuellen Marktpreisen und zieht in der Konsequenz eine Preisreduktion nach sich. „Deshalb sollte in jedem Vertrag eine Benchmarking-Klausel eingefügt sein, welche den Zwang der direkten Preisanpassung durch den Anbieter vorsieht“, empfiehlt Regniet. Er weist allerdings darauf hin, dass ein Benchmark jedoch nur dann Sinn mache, wenn aktuelle Offerten am Markt eingeholt werden. Nur so erreiche man die Transparenz für Kosten je Service. „Ein bloßer Vergleich mit bestehenden Verträgen von Kunden mit gleichen Dienstleistungen macht wenig Sinn, da diese lediglich eine Vergangenheitsbetrachtung darstellen und vom Marktpreis erheblich abweichen können“, weiß der Consultant aus seiner Beratungspraxis. Die bessere Lösung als Benchmarking sei jedoch in jedem Fall, die Verträge auf möglichst kurze Dauer, aber mit Verlängerungsoptionen abzuschließen.

(ID:2012897)