Aufgedeckt in 20 Minuten: SAP-Schwachstellen und -Ineffizienzen im DataCenter-Diaries-Podcast #21 Housekeeping im SAP-System vor der Migration

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Eine Migration von „SAP ERP“ auf „S/4 HANA“ ohne Altlasten vom Customizing – das verspricht der „KPI-Scan“ des SAP-Partners West Trax. Die Analyse zeigt individualisierte Code-Strecken im System, die oft Teilen gar nicht mehr zum Einsatz kommen.

Vier Jahre haben die SAP-Kunden noch Zeit, ihre „Business Suite“ oder ihr SAP-ERP-System auf SAP S/4 HANA zu migrieren. Vor einer solchen Migration ist einiges zu tun: SAP-Systeme, die bereits seit Jahren in Betrieb sind, haben die Unternehmen üblicherweise mit Eigenentwicklungen funktional erweitert. Diese Systemteile müssen vor der Migration in den Standard zurück oder zumindest angepasst werden, damit sie in der neuen Umgebung laufen.

Der KPI Analyzer des SAP-Partners West Trax zeigt den Systemarchitekten auf, an welchen Stellen Veränderungsbedarf besteht, weil hier die Individualisierungen schlummern. Darüber hinaus lassen sich Verbesserungspotentiale erkennen.

Für eine derartige Analyse müssen Unternehmen kein Zusatzmodul in ihrem SAP-System installieren, wie Diana Bohr, Chief Technology Officer und Mitgründer von West Trax erläutert: „Der KPI Analyzer arbeitet mit Standardtabellen und Reports, die in jedem System abrufbar sind. Diese Daten ziehen unsere Kunden mit einem Extraktor-Programm aus ihrem System. Der Aufwand dafür beträgt 15 bis maximal 20 Minuten.“

Der KPI-Analyzer visualisiert diese Daten. Da er nicht mit dem SAP-System des Unternehmens verbunden ist, gibt es keine Probleme in Sachen Sicherheit oder Datenschutz. Das Extraktor-Programm zeigt auf, welche Informationen für die Analyse zum Dienstleister gehen. Der Kunde hat dabei die volle Hoheit über alle Daten.

Eine Nutzungsanalyse generiert Kennzahlen

Der KPI Analyzer ermittelt die Schwachstellen und Ineffizienzen in einem SAP-System. West Trax hat dafür ein eigenes Kennzahlensystem entwickelt, das aufzeigt, wie oft bestimmte Codestrecken in einem SAP-System zum Einsatz kommen.

In dieser Analyse erkennen Systemarchitekten, wo die Baustellen liegen, die es zu beseitigen gilt. Die Maßzahl für Effizienz ist laut Bohr die Nähe des Systems zum Herstellerstandard: „SAP-Systeme haben einen sehr mächtigen Standard. Je mehr ein Unternehmen diesen verbiegt, desto geringer ist der Mehrwert der Integration.“

Viele Systemanpassungen, die ursprünglich funktionale Erweiterungen waren, entwickeln sich im Lauf der Zeit zu Ballast. „Es gibt Eigenentwicklungen, die vor Jahren eine Daseinsberechtigung hatten“, berichtet Bohr. „Über die Zeit hinweg müssen Unternehmen diese Erweiterungen immer wieder in Frage stellen und prüfen, ob sie noch den gewünschten Mehrwert liefern, oder ob sie lediglich das System aufblähen und unnötige Kosten verursachen.“

In der Podcast-Folge #21 der „DataCenter Diaries“ hat sich Diana Bohr, Chief Technology Officer und Mitgründer von West Trax, im Gespräch mit Autor Jürgen Frisch ebenfalls zum Thema geäußert.

Die Podcast-Folge #21 von DataCenter Diaries findet sich auf Spotify, Apple Podcasts, Deezer, Amazon Musik und Google Podcasts.

Das gilt insbesondere dann, wenn die Anpassungen gar nicht mehr zum Einsatz kommen: „Unsere Benchmarks zeigen deutlich, dass in sehr vielen Systemen mehr als 50 Prozent der Eigenentwicklungen gar nicht mehr genutzt werden“, erläutert Bohr. „Die IT-Abteilungen wissen das oft gar nicht und pflegen daher diese Code-Strecken mit hohem Aufwand“, sagt die West-Trax-CTO.

Ein stärkerer SAP-Standard macht Anpassungen überflüssig

Auch wenn Code-Anpassungen noch genutzt werden, kann es sein, dass sie gar nicht mehr notwendig sind, weil ein weiterentwickelter SAP-Standard inzwischen diese Funktion genauso gut oder sogar besser abbildet. Ein Unternehmen, das hier in den Standard wechselt, spart den Pflegeaufwand.

Weitere Kennzahlen des KPI Analyzer betreffen Produktivität, Performance, Qualität, Automatisierung und Compliance: „Unternehmen erkennen, wo sie tätig werden müssen, weil ihr SAP-System nicht mehr den Compliance-Richtlinien entspricht“, führt Bohr aus. Kennzahlen in Sachen Automatisierung und Security schaffen ein ganzheitliches Bild des Systems.

Auch die Lizenzen für das SAP-System untersucht der KPI Analyzer. Viele Unternehmen haben mehr Lizenzen für Professional User als sie brauchen und nutzen und können hier die Kosten senken.

Benchmarking vergleicht Systeme aus einer Branche

Beim Benchmarking vergleicht der KPI Analyzer das SAP-System mit Systemen von anderen Unternehmen aus der gleichen Branche. West Trax hat hierfür eine Datenbank aufgebaut, die mehr als 2.000 Vergleichsanalysen aus 15 Branchen enthält und kontinuierlich wächst. So erkennen Unternehmen, ob beispielsweise der Standardisierungsgrad ihres SAP-Systems besser, gleich gut oder schlechter ist als bei anderen Betrieben ihrer Branche.

Die Transparenz, die der KPI Analyzer beim Betrieb eines Systems erzeugt, bringt bei der Migration auf SAP S/4 HANA enorme Vorteile, wie Bohr erläutert: „Viele Unternehmen haben eine gewachsene SAP-Landschaft, die über 20 Jahre alt ist. Die Verantwortlichen müssen nicht jedes Bit und Byte kennen, aber sie sollten im Groben wissen, wo ihr System steht, und sie sollten über ihre Prozesse Bescheid wissen.

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Nur dann bekommen sie ein Gefühl, in welche Richtung sie ihr System entwickeln können.“ Ein Vorprojekt mit dem KPI Analyzer sei Housekeeping im besten Sinne: „Es gibt viel Ballast aus der Vergangenheit, den man nicht mitnehmen sollte, weil er ein Projekt unnötig aufbläht. Darüber hinaus erkennen Unternehmen, wo sie das Hauptprojekt entzerren können, weil sie beispielsweise die künftig nötigen Berechtigungen schon im Vorfeld einrichten.“

Migrationsvariante hängt von der Standardisierung ab

Bei der Migration selbst haben Unternehmen verschiedene Varianten zur Wahl: Beim Greenfield-Ansatz wird das komplette System von Grund auf neu entwickelt, während der Brownfield-Ansatz bestehende Systemteile weiterverwendet. SAP Rise wiederum führt ein SAP-System in die Cloud.

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Der KPI Analyzer hilft bei der Wahl des passenden Ansatzes: „Hat ein Unternehmen bereits ein sehr stark standardisiertes System, dann eignet sich das sehr gut für die Cloud, oder es lässt sich auch ohne großen Aufwand in einem Brownfield-Ansatz in Richtung S/4HANA migrieren“, berichtet Bohr. „Betreibt ein Unternehmen hingegen ein System mit sehr vielen Eigenentwicklungen, das noch dazu wenig performant ist, dann ist entweder Aufräumen im großen Stil angesagt, oder aber eine grundlegende Erneuerung in einem Greenfield-Ansatz.“ (siehe auch: „ERP on premises oder hybrid; SAP-Kernsysteme wandern nur selten in die Cloud“)

Eine Systempflege und die Rückkehr in den SAP-Standard erzeugen zwar einen hohen Aufwand, aber sie versprechen auch deutliche Einsparungen: „Ein Mittelständler kann bei der Migration auf jeden Fall eine mittlere bis hohe sechsstellige Summe einsparen“, berichtet Bohr. „Bei einem größeren Unternehmen, das mehrere SAP-Systeme betreibt, sind sogar Einsparungen im siebenstelligen Bereich möglich.

Regelmäßige Checks halten ein SAP-System schlank

Hat ein Unternehmen sein SAP-System in den Standard zurückgeführt und verschlankt, ist die Pflege nicht beendet. „Oft dauert es nur zwei bis drei Jahre, bis das System in einen Zustand kommt, wo wieder ein Aufräumen nötig ist“, pointiert Bohr.

So gibt es in einem SAP-System regelmäßig Updates, die bestehende Eigenentwicklungen ablösen können. Andererseits können neue Funktionen auch Systemanpassungen nach sich ziehen. Um die Transparenz zu behalten, machen einige Unternehmen regelmäßige KPI-Scans. So stellen sie sicher, dass sie die geplanten Meilensteine auch erreichen und sich ihr System in die gewünschte Richtung entwickelt.

SAP hat eigene Werkzeuge im Portfolio, mit denen Unternehmen eine Migration auf S/4 HANA vorbereiten können. Die „Simplification List“ beispielsweise, den Solution Manager oder dessen Nachfolger „SAP Cloud ALM“. Bohr betrachtet diese Werkzeuge nicht als Konkurrenz für den KPI Analyzer: „Die 'Simplification List' oder der 'Readyness Check' von SAP bedienen mit ihrem rein technischen Blick die Systemarchitekten. Der KPI-Check hingegen zeigt dem Management, wo das System steht, und in welche Richtung eine Migration gehen könnte. Beide Sichtweisen ergänzen sich.“

Faktenbasierte Diskussion zwischen IT und Fachabteilung

Unabhängig von gewählten Migrationspfad empfiehlt Bohr Unternehmen beim Wechsel von SAP ERP auf SAP S/4 HANA zwei Dinge: Sie sollten die Entscheidungen wo immer möglich auf Basis von Fakten treffen, und sie sollten die IT-Abteilung und die Fachbereiche miteinander reden lassen: „Viele Unternehmen starten den Umstieg, ohne dass alle Fakten auf dem Tisch liegen. Das führt zu unerwarteten Baustellen und zu Ehrenrunden, weil man sich weder beim Weg, noch beim Ziel sicher ist.“

Um die Gespräche zwischen IT und Fachabteilung in Gang zu bekommen, helfe ein Dolmetscher: „Bei einer S/4HANA-Migration verändern sich die Geschäftsabläufe. Dieser Umbau macht ein System zukunftssicher und schafft die Möglichkeit, neue Technologien zu nutzen. Hier müssen beide Seiten zusammenarbeiten, sonst entsteht ein System, mit dem niemand glücklich wird.“

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