GoBD: Finanzministerium erlässt neue Regeln für den Einsatz von IT bei Buchführung Digitale Transformation von Prozessen ist Pflicht, aber kaum ein Unternehmen folgt

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Seit Jahresanfang gelten neue Regeln für den Einsatz von IT bei Buchführung und sonstigen kaufmännischen Aufzeichnungen. Obwohl das weitreichende Folgen für die Unternehmen nach sich zieht und auch kleine Betriebe davon betroffen sind, nimmt kaum jemand Notiz davon.

Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz „GoBD“ lösen die bisherigen Vorschriften GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab und weiten sie aus. Erstmals wurden die neuen Regeln am 14. November 2014 vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht (siehe: Link).

Ausgedehnt wurde beispielsweise der Kreis der Betroffenen. So sind davon nicht mehr nur Unternehmen betroffen, die die doppelte Buchführung anwenden sondern beispielsweise auch kleine Unternehmen und Selbständige, die mit einer Einnahmen-Überschussrechnung auskommen.

Neu ist auch, dass nicht nur die reine Finanzbuchführung digital geregelt ist, sondern auch die Vor- und Nebensysteme dazu, also etwa Material- und Warenwirtschaft oder die Zeiterfassung, wenn sie steuerlich relevant sind. Und es gilt, rigide Fristen bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle einzuhalten.

Verwunderung über mangelndes Interesse

„Obwohl die GoBD bereits seit Jahresbeginn gelten und darin zahlreiche Verschärfungen enthalten sind, bemerken wir ein erstaunlich geringes Echo sowohl in der Öffentlichkeit als auch bei den deutschen Unternehmen“, wundert sich Eckhard Schwarzer, stellvertretender Vorstandsvorsitzender der Datev eG über das mangelnde Interesse.

Die Datev hatte sich zusammen mit den Berufsorganisationen der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer im Vorfeld mit Verbesserungsvorschlägen an den neuen Grundsatznormen beteiligt und konnte auch einige Milderungen erreichen, etwa den Wegfall der Aufbewahrungspflicht von E-Mails, die nur als Transportmittel für einen Beleg dienen.

Die neuen Grundsätze fordern, dass Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Eingangs- und Ausgangsbüchern ab dem Zeitpunkt der Erfassung nicht mehr verändert werden dürfen. Das gilt auch für Vorsysteme wie Zeiterfassung oder Materialwirtschaft.

Das Verwenden von digitalen Formaten

Das bedeutet, dass Office-Formate zwar weiterhin auch für Belege verwendet werden dürfen. Für die Unveränderlichkeit beziehungsweise das Nachvollziehen von Änderungen müssen aber ergänzende Maßnahmen getroffen werden, etwa die Umwandlung in PDF-Formate. Dabei unterliegt die Erfassung - und damit der Zeitpunkt der Unveränderlichkeit - konkreten Fristen, die sich an den Terminen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung orientieren.

Daten, Datensätze und elektronische Dokumente, die im Unternehmen entstanden sind oder von außen angeliefert werden, sind unverändert aufzubewahren und dürfen vor Ende der Aufbewahrungsfristen nicht gelöscht werden. Das gilt unabhängig davon, ob die Daten später – unverändert – in ein hausinternes IT-Programm überführt werden.

USB-Sticks, Downloads und E-Mails

USB-Sticks, Downloads und E-Mails sind also in genau diesen Formaten aufzubewahren. Da es von den Finanzbehörden keine Definition darüber gibt, was „steuerrelevante Daten“ sind, müssen die Unternehmen alle Unterlagen aufbewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der Besteuerung von Bedeutung sind. Der Branchenverband Bitkom hat dazu schon 2002 eine Aufzählung von steuerrelevanten Daten erstellt.

Datev-Manager Schwarzer erwartet, dass sich im Lauf dieses Jahres erst die breitere Öffentlichkeit mit den neuen GoBD beschäftigen und das Jahr 2015 ein Jahr der Analyse und gegebenenfalls der Anpassungsmaßnahmen bei den Steuerpflichtigen sein wird.

* Kriemhilde Klippstätter ist freie Autorin und Coach in München.

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